Efektywne spotkania. Część 1: zasady

W niektórych organizacjach – niezależnie od ich wielkości – spotkania są codzienną zmorą. „Organizujemy spotkanie, aby zorganizować spotkanie, które pozwoli zorganizować spotkanie”. To oczywiście przerysowany przykład, ale rozmawiając z uczestnikami szkoleń, często słyszę narzekania na liczbę organizowanych spotkań, a jeszcze częściej na ich niską efektywność.

Jeżeli nie decydujemy się na szybki stand up meeting, o którym napiszę w drugiej części serii artykułów o efektywnych spotkaniach, to można zastosować parę zasad, które mają szanse przełożyć się na efektywność spotkania.

Po pierwsze zadaj sobie pytanie, czy spotkanie jest potrzebne, zanim w owczym pędzie zaczniesz je organizować.
Jeżeli odpowiedzi brzmi: tak, to czas przygotować agendę: zastanowić się i zapisać, jaki cel jest do osiągnięcia w ramach spotkania, jakie działania pozwolą go zrealizować oraz jakie tematy będą omówione.
Warto wprowadzić parę ról. Potrzebny będzie moderator spotkania, panujący nad przebiegiem i merytoryką, strażnik czasu (time keeper) pilnujący realizacji agendy pod kątem harmonogramu oraz osoba odpowiedzialna za przygotowanie notatki ze spotkania. Zwłaszcza ta ostatnia rola często jest niechętnie wybierana. Jeżeli ktoś ma ją przypisaną na stałe, może się okazać, że nie bierze czynnego udziału w spotkaniach, ponieważ cały czas skupia się na notowaniu. Rozwiązaniem tego problemu będzie zatem rotacyjne pełnienie poszczególnych ról. Polega to na tym, że każdy uczestnik, w ramach poszczególnych edycji spotkania, ma możliwość obrania funkcji moderatora, strażnika czasu i notującego. Role, w które wcielą się uczestnicy podczas kolejnego spotkania, przypisuje się do osób na koniec danego wydarzenia. Proste rozwiązanie, a przy tym skutecznie sprawdzające się działaniu.
Jak postąpić w przypadku naszej nadmiernej kreatywności w produkowaniu nowych wątków dyskusji? Tutaj przyda się tzw. „parking”, czyli flipchart, na którym notujemy wszystkie tematy wykraczające poza aktualną agendę, a warte do omówienia w przyszłości. Taki „parking” staje się źródłem ustalania agendy na kolejne spotkanie, a u uczestników budzi poczucie, że zgłaszane przez nich kwestie nie zostały zbagatelizowane. Podsumowując: stosujemy zasadę parkowania tematów nieujętych w agendzie.
A co z liczbą uczestników? Ciekawą teorię przedstawił na ten temat Harvard Business Review. Ich odpowiedź na to pytanie brzmi: 8-18-1800. Potrzebujesz nie więcej niż 8 osób aby rozwiązać problem lub podjąć decyzję i nie więcej niż 18 osób, aby przeprowadzić burzę mózgów. Jeżeli chcesz ogłosić coś szerszemu gronu, zaproś tylu uczestników, ilu potrzebujesz, a po przekazaniu informacji wróć do zasady, by zapraszać nie więcej niż 18 uczestników spotkań. A co z zasadą 1800? Tyle – lub więcej – osób potrzebujesz, aby zebrać wojsko. Można oprzeć się też na idei, którą głosi Jeff Bezos – odpowiednia liczba uczestników spotkania jest wtedy, gdy wszyscy mogą najeść się dwiema pizzami.
Łącząc temat uczestników z agendą, warto zadbać o to, aby w poszczególnych punktach spotkania brali udział tylko zainteresowani. Można wyciągnąć, z tego wniosek, że mniejsza liczba (odpowiednich!) uczestników spotkań, przynosi lepsze efekty i zwiększa produktywność. Przekłada się też na zmniejszenie wrażenia zmarnowanego czasu.
Dobrym pomysłem jest stworzenie „ground rules” spotkania, czyli wspólnie opracowanych i przestrzeganych zasad: kanonu zachowań. Choćby zasada „tu i teraz”, czyli: skup się na temacie, a nie na mailach, rozmowach telefonicznych czy pracą nad dokumentami. Wszystko, co wypracuje zespół, będzie dla niego wiążące.
Na koniec spotkania przyda się klamra spinająca jego początek i koniec: ustalenie, czy cele zostały osiągnięte oraz przypisanie akcji i osób za nie odpowiedzialnych. Od weryfikacji tych elementów będzie można zacząć kolejne spotkanie.