Outsourcing w świecie biznesu stał się codziennością – od zlecania sprzątania przestrzeni biurowych i oddelegowania usług księgowych, po wynajmowanie Project Managerów do project management proces. Dotyczy to zarówno małych firm, działających na lokalnym rynku, prowadzonych przez przeciętnego Pana Kowalskiego, jak i międzynarodowych korporacji. Choć wszyscy wiemy, jak istotni są partnerzy outsourcingowi, często w natłoku codziennej pracy nie poświęcamy wystarczającej uwagi budowaniu z nimi relacji. Co to może oznaczać dla Twojego biznesu? Pogorszenie jakości usług, problemy w komunikacji, a nawet zakończenie współpracy z partnerem.
W pmexperts od lat prowadzimy rozmaite projekty outsourcingowe. Przez ten czas mieliśmy okazję współpracować z licznymi firmami o różnych kulturach organizacyjnych. Dzięki temu udało nam się wypracować standardy komunikacji oraz kolaboracji, uniwersalne dla projektów outsourcingowych.
Skoro czytasz ten artykuł, to znaczy, że już wykonałeś pierwszy krok w stronę poprawy relacji z partnerami outsourcingowymi. W kolejnych akapitach przedstawimy kilka skutecznych metod, które pomogą wzmocnić te więzi i zwiększyć efektywność współpracy bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Miłej lektury!
Ustal jasne oczekiwania i cele
Aby współpraca outsourcingowa była efektywna, obie strony powinny poznać i zrozumieć swoje wzajemne oczekiwania oraz jakie cele chcą wspólnie osiągnąć. Klarowne przedstawienie, omówienie i udokumentowanie wymagań i celów współpracy outsourcingowej pozwala na skoncentrowanie się na priorytetach i zapobiega rozczarowaniom. Określenie mierzalnych i realistycznych celów motywuje do działania i umożliwia ocenę efektywności współpracy. Dodatkowo regularne monitorowanie postępów i weryfikacja skuteczności są niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu partnerstwa.
Buduj relację z partnerem outsourcingowym opartą na transparentności i zaufaniu
Zaufanie i transparentność to fundamenty każdej udanej współpracy biznesowej i nie tylko. Otwarte dzielenie się informacjami, uczciwość i lojalność pozwalają na budowanie trwałych relacji. Niemniej jednak warto pamiętać o zasadzie ograniczonego zaufania oraz konieczności bieżącego i otwartego komunikowania wszelkich wątpliwości! Wyjaśnianie niejasności bez względnej zwłoki pozwala na uniknięcie nieporozumień i budowanie trwałej relacji opartej na wzajemnym szacunku.
Ustal kanały komunikacji z partnerem outsourcingowym
Jednym z fundamentów skutecznej współpracy z partnerami outsourcingowymi są odpowiednio dobrane kanały komunikacji. W dzisiejszych czasach, dzięki zaawansowanym technologiom, mamy do dyspozycji wiele narzędzi, które ułatwiają kontakt, takie jak e-mail, komunikatory internetowe, wideokonferencje czy dedykowane platformy do zarządzania projektami. Doskonałym przykładem jest Asana, która umożliwia śledzenie postępu projektów oraz komunikację w ramach zespołów składających się z przedstawicieli zarówno organizacji zlecającej usługę outsourcingową, jak i wykonawców. Kluczowe jest, aby wybrać takie kanały, które będą najbardziej efektywne i dostosowane do potrzeb obu stron. Regularna i otwarta komunikacja pozwala na szybkie rozwiązywanie problemów i minimalizowanie ryzyka nieporozumień.
Wykorzystaj wiedzę i doświadczenie wynajętego project managera
Optymalna współpraca z partnerami outsourcingowymi wymaga pełnego wykorzystania ich specjalistycznej wiedzy, doświadczeń i umiejętności. Transfer projektowego know-how, który następuje, gdy firma zdecyduje się na przyjęcie zewnętrznego kierownika projektu, może przynieść wewnętrznemu zespołowi wiele inspiracji i okazji do rozwoju kompetencji.
Bierz udział w spotkaniach i regularnie oceniaj współpracę z partnerem outsourcingowym
Regularne spotkania to doskonała okazja do omówienia postępów, rozwiązywania problemów oraz planowania przyszłych działań. Ważne jest, aby spotkania były dobrze przygotowane i miały jasno określony cel. Regularna ocena współpracy pozwala na bieżąco monitorować jej efektywność i wprowadzać niezbędne korekty. Dzięki temu można unikać powtarzających się błędów i stale doskonalić procesy współpracy. Regularne spotkania i oceny umożliwiają również szybkie reagowanie na zmieniające się warunki i potrzeby projektu, co przyczynia się do jego sukcesu. To także okazja do przeprowadzenia sesji lessons learned, w trakcie których na bieżąco wyciągamy wnioski z przebiegu projektu i możemy je wykorzystywać do optymalizacji innych, równoległych przedsięwzięć.
Outsourcing specjalistów – buduj dobre relacje
Relacje zawsze są ciężkim zagadnieniem. Nie da się jednak przecenić ich znaczenia w świecie biznesu. Skuteczne relacje z partnerami outsourcingowymi należy budować stale i konsekwentnie. Jest to proces, który wymaga przykładności oraz przemyślenia. Właściwe rozpoznanie interesariuszy po stronie firmy outsoursującej, ich wymagań, oczekiwań oraz ustalenie zasad komunikacji z nimi jest kluczowe dla sukcesu każdego wyoutsourcowanego projektu. Nie można zapomnieć, że nasz partner również jest człowiekiem (lub ludźmi), który będzie kształtował więź z naszą firmą.
Najważniejsze jest jednak wybranie właściwego, doświadczonego partnera outsourcingowego, który będzie potrafił skutecznie się komunikować, skutecznie wykonywać powierzone mu zadania, płynnie reagować na zmiany i dynamikę projektu oraz sprawi, że projekt stanie się wspólną przygodą, a nie bitwą pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą.
Jeżeli poszukujesz sprawdzonego partnera outsourcingowego w obszarze zarządzania projektami, zapraszamy do współpracy. W pmexperts do projektów outsourcingowych podchodzimy holistycznie, oferując zarówno najwyższej jakości ekspertów zarządzania projektami, jak i sprawdzone metodyki i narzędzia gwarantujące efektywną współpracę. Więcej na temat korzyści płynących ze współpracy z nami dowiesz się, wchodząc w zakładkę Outsourcing specjalistów.
