W pierwszym tekście dotyczącym 8 edycji PMBOK® Guide przedstawiłem generalne zmiany i aktualną strukturę „złotego standardu w zarządzaniu projektami”. Wspomniałem o właściwym nastawieniu do zarządzania projektami, sześciu pryncypiach zarządzania projektami oraz o domenach wydajności zarządzania projektami. Jeśli jeszcze nie mieliście okazji przeczytać tego tekstu, to serdecznie zapraszam do lektury. Znajdziecie tam również ogólną informację o powrocie procesów, których w aktualnej edycji ujętych jest 40. Dla przypomnienia warto zaznaczyć, że w 7 edycji procesy nie były ujęte, zaś w 6 edycji PMBOK® Guide a także w Process Groups: A Practice Guide było ich 49. Można zatem uznać, że eksperyment z rezygnacją z procesów się nie sprawdził. Jednak zmniejszenie ich liczby z pewnością wiąże się z ciekawymi konsekwencjami.
Nowa architektura procesów – od obszarów wiedzy do domen wydajności
Nim przejdziemy do samych procesów warto na wstępie zwrócić uwagę na transformację z obszarów wiedzy zarządzania procesami i grup procesów na domeny wydajności zarządzania procesami i obszary zarządzania procesami. Jest to o tyle istotne, że stanowią one dwa wymiary matrycy, w której PMI® zbiera rekomendowane procesy. Aktualną matrycę znajdziecie poniżej. Można powiedzieć, że zmiana grup procesów w obszary zarządzania to tylko kwestia nazewnictwa. Nadal pozostało ich pięć i nadal należą do nich: rozpoczynanie (ang. initiating), planowanie (ang. planning), realizowanie (ang. executing), monitorowanie i kontrolowanie (ang. monitoring and controlling), zamykanie (ang. closing). Zmiana drugiego wymiaru matrycy stanowi klucz do zrozumienia zmian w procesach. Oto zamiast poprzednich 10 wierszy odpowiadających 10 obszarom wiedzy mamy teraz w matrycy 7 wierszy odpowiadających 7 domenom wydajności. Procesy musiały zatem zostać inaczej poukładane.
Ład Projektowy jako nowy filar struktury procesów
Wcześniejszy obszar wiedzy „Integracja” (ang. integration) został zastąpiony domeną wydajności „Ład Projektowy” (ang. governance). Poza zmianą nazewnictwa części procesów warto zwrócić szczególną uwagę na fakt, że w tej domenie pojawiły się dwa zupełnie nowe procesy. W obszarze planowania doszedł proces „Zaplanuj Strategię Dostarczania” (ang. plan sourcing strategy), który koncentruje się na zdefiniowaniu reguł wyboru wewnętrznych i zewnętrznych źródeł produktów i usług dla projektu. Trudno nie wiązać tego z całkowitym usunięciem obszaru wiedzy „Zarządzanie Zakupami w Projekcie” (ang. project procurement management). Nowy proces zastąpił zatem „Zaplanowanie Zarządzania Zakupami” a pozostałe dwa procesy tj. realizowanie i kontrolowanie zakupów zostały ujęte w innych miejscach. Podobnie rzecz się ma z obszarem „Zarządzanie Jakością w Projekcie”. Nie ma jego odpowiednika wśród domen wydajności, jednak w „Ładzie Projektowym w obszarze „Realizowanie” pojawił się proces „Zarządzaj Zapewnieniem Jakości” (ang. manage quality assurance). Można uznać go za odpowiednik wcześniejszego procesu „Zarządzaj Jakością” podczas gdy planowanie zarządzania jakością zostało włączone do aktualnego procesu „Definiuj Zakres”, zaś kontrolowanie jakości stanowi część procesu „Monitoruj i Kontroluj Zakres”.
Zakres – zmiana nazewnictwa i integracja podejść
Domena wydajności „Zakres” nadal liczy 4 procesy w obszarze „Planowanie” oraz 2 procesy w obszarze „Monitorowanie i Kontrolowanie”. Rzucają się jednak w oczy zmiany nazewnictwa procesów. Szczegóły pozostawmy na omówienie w osobnym tekście tej domeny wydajności. Warto jednak już tutaj zaznaczyć, że przykładowa zmiana nazwy procesu z poprzedniej „Stwórz Strukturę Podziału Pracy” na aktualną „Stwórz Strukturę Zakresu” jest związana z generalnym dążeniem do ujęcia w 8 edycji PMBOK® Guide zarówno narzędzi tradycyjnych powiązanych z kaskadowym, lub używając aktualnego określenia, podejściem predykcyjnym do dostarczania, jak i narzędzi pochodzących z podejść zwinnych. I tak w tym procesie znajdziemy zarówno strukturę podziału pracy WBS (ang. work breakdown structure), jak i backlog produktu (ang. product backlog).
Harmonogram – mniej procesów, te same działania
Podejście do dostarczania jest również jednym z wejść do procesu „Zaplanuj Zarządzanie Harmonogramem”. W domenie wydajności „Harmonogram” szczególną uwagę zwraca jednak zmniejszenie liczby procesów w obszarze „Planowanie” z pięciu do raptem dwóch. Zniknęły procesy: Zdefiniuj Aktywności, Ułóż aktywności, Oszacuj Czas Trwania Aktywności. Ale czy rzeczywiście zniknęły? Otóż jak zajrzymy głębiej okaże się, że w aktualnym procesie „Zdefiniuj Harmonogram” mamy ujęte 4 kroki: Zdefiniuj Aktywności (ang. define activities), Określ Ułożenie (ang. determine sequence), Oszacuj Wysiłek i Czas Trwania (ang. estimate effort and duration), Skoryguj (ang. adjust). Procesów zatem jest mniej, ale działania oczekiwane w zarządzaniu projektami nadal pozostały niezmienione. A raczej z małą zmianą, gdyż szacowanie wysiłku należy do zestawu narzędzi typowo zwinnych. Znajdziemy tutaj zatem poza klasycznymi technikami szacowania również poker planistyczny, punkty historyjek itd.
Finanse i Interesariusze – ewolucja bez rewolucji
Domena wydajności „Finanse” różni się od wcześniejszego „Zarządzania Kosztami w Projekcie” przede wszystkim nazwą. Ani liczba procesów, ani ich ułożenie się nie zmieniła. Nazwy procesów zmieniły się nieznacznie. Uwagę przykuwa jedynie dodatkowe wyjście z procesu „Zaplanuj Zarządzanie Finansami”, gdzie poza planem zarządzania ma powstawać również „strategia finansowania”. Zdecydowanie więcej emocji wzbudziła we mnie kolejna domena. Oto bowiem po latach ciągnięcia się w ogonie obszarów wiedzy „Interesariusze” awansowali na piątą pozycję. W mojej ocenie to nadal nie oddaje znaczenia tej domeny, ale symboliczna zmiana jest wyraźnie zauważalna. Co więcej na pierwszy rzut oka wydaje się, że liczba procesów związanych z tym obszarem wzrosła. Jednak jest to wynikiem jedynie połączenia w jednej domenie również wcześniejszego „Zarządzania Komunikacją w Projekcie”. Połączenie interesariuszy i komunikacji jest jak najbardziej naturalne. W sumie ani liczba procesów, ani ich ułożenie, ani nawet ich nazwy nie uległy zmianie.
Zasoby i Ryzyko – konsolidacja procesów
Delikatne odchudzenie liczby procesów nastąpiło w ostatnich dwóch domenach wydajności. W obu przypadkach nastąpiło to poprzez połączenie dwóch wcześniejszych procesów w jeden. W domenie „Zasoby” mamy obecnie proces „Przewódź Zespołowi” podczas gdy wcześniej mieliśmy „Rozwijaj Zespół” i „Zarządzaj Zespołem”. Zabieg połączenia pozwolił zmniejszyć liczbę procesów a zmiana nazwy poszła w kierunku znanym już z 7 edycji PMBOK® Guide gdzie „przywództwo” zostało odmienione przez wszystkie przypadki. Nie jest to zatem zmiana niespodziewana. Zwłaszcza jeśli pamiętamy, że jednym z aktualnych sześciu pryncypiów jest: bądź odpowiedzialnym liderem. Natomiast połączenie procesów „Wykonaj Jakościową Analizę Ryzyka” i „Wykonaj Ilościową Analizę Ryzyka” w jeden proces „Wykonaj Analizę Ryzyka” można wytłumaczyć chyba po prostu dążeniem do ograniczenia liczby procesów. Obie analizy nadal mają swoje istotne miejsce w domenie „Ryzyko” a innych istotnych zmian w procesach tej domeny nie ma.
8. edycja PMBOK® Guide – zmiana kontrolowana
Mam wrażenie, że do wydania ósmego PMBOK® Guide pasuje jak ulał zdanie „Musiało zmienić się wszystko, żeby nie zmieniło się nic.” Aktualny „PMBOK” jest bardzo odmieniony. Moim zdaniem na lepsze. Dobrze odbieram powrót do procesów, zaś jego forma nadal jest przejrzysta i czytelna co było istotnym osiągnięciem siódmej edycji. Z pewnością będę miał jeszcze okazję opisać inne rozdziały: Dopasowanie (ang. Tailoring), Wejścia i Wyjścia (ang. Inputs and Outputs), Narzędzia i Techniki (ang. Tools and Techniques), czy też sam Standard Zarządzania Projektami stanowiący oddzielną od PMBOK® Guide część książki. W każdym z nich znajdziemy elementy istotne chociażby pod kątem przygotowania się do egzaminu Project Management Professional (PMP)®. Jednak już dziś śmiało można stwierdzić, że zmiana nie jest „rewolucyjna”. Znów mamy jeden zwarty „podręcznik”, który w dostatecznie przystępnej formie prezentuje wymaganą od kierownika projektu wiedzę – wiedzę, która ewoluuje, ale nie zmieniła się radykalnie.
Article written by:
Maciej Krupa
Project Manager, Senior Consultant
PMP®, PRINCE2®, AgilePM® Accredited Trainer
