Jak budować owocne relacje z partnerami outsourcingowymi? 

Outsourcing w świecie biznesu stał się codziennością – od zlecania sprzątania przestrzeni biurowych i oddelegowania usług księgowych, po wynajmowanie Project Managerów do project management proces. Dotyczy to zarówno małych firm, działających na lokalnym rynku, prowadzonych przez przeciętnego Pana Kowalskiego, jak i międzynarodowych korporacji. Choć wszyscy wiemy, jak istotni są partnerzy outsourcingowi, często w natłoku codziennej pracy nie poświęcamy wystarczającej uwagi budowaniu z nimi relacji. Co to może oznaczać dla Twojego biznesu? Pogorszenie jakości usług, problemy w komunikacji, a nawet zakończenie współpracy z partnerem. 

W pmexperts od lat prowadzimy rozmaite projekty outsourcingowe. Przez ten czas mieliśmy okazję współpracować z licznymi firmami o różnych kulturach organizacyjnych. Dzięki temu udało nam się wypracować standardy komunikacji oraz kolaboracji, uniwersalne dla projektów outsourcingowych. 

Skoro czytasz ten artykuł, to znaczy, że już wykonałeś pierwszy krok w stronę poprawy relacji z partnerami outsourcingowymi. W kolejnych akapitach przedstawimy kilka skutecznych metod, które pomogą wzmocnić te więzi i zwiększyć efektywność współpracy bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Miłej lektury! 

Ustal jasne oczekiwania i cele 

Aby współpraca outsourcingowa była efektywna, obie strony powinny poznać i zrozumieć swoje wzajemne oczekiwania oraz jakie cele chcą wspólnie osiągnąć. Klarowne przedstawienie, omówienie i udokumentowanie wymagań i celów współpracy outsourcingowej pozwala na skoncentrowanie się na priorytetach i zapobiega rozczarowaniom. Określenie mierzalnych i realistycznych celów motywuje do działania i umożliwia ocenę efektywności współpracy. Dodatkowo regularne monitorowanie postępów i weryfikacja skuteczności są niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu partnerstwa.  

Buduj relację z partnerem outsourcingowym opartą na transparentności i zaufaniu 

Zaufanie i transparentność to fundamenty każdej udanej współpracy biznesowej i nie tylko. Otwarte dzielenie się informacjami, uczciwość i lojalność pozwalają na budowanie trwałych relacji. Niemniej jednak warto pamiętać o zasadzie ograniczonego zaufania oraz konieczności bieżącego i otwartego komunikowania wszelkich wątpliwości! Wyjaśnianie niejasności bez względnej zwłoki pozwala na uniknięcie nieporozumień i budowanie trwałej relacji opartej na wzajemnym szacunku. 

Ustal kanały komunikacji z partnerem outsourcingowym 

Jednym z fundamentów skutecznej współpracy z partnerami outsourcingowymi są odpowiednio dobrane kanały komunikacji. W dzisiejszych czasach, dzięki zaawansowanym technologiom, mamy do dyspozycji wiele narzędzi, które ułatwiają kontakt, takie jak e-mail, komunikatory internetowe, wideokonferencje czy dedykowane platformy do zarządzania projektami. Doskonałym przykładem jest Asana, która umożliwia śledzenie postępu projektów oraz komunikację w ramach zespołów składających się z przedstawicieli zarówno organizacji zlecającej usługę outsourcingową, jak i wykonawców. Kluczowe jest, aby wybrać takie kanały, które będą najbardziej efektywne i dostosowane do potrzeb obu stron. Regularna i otwarta komunikacja pozwala na szybkie rozwiązywanie problemów i minimalizowanie ryzyka nieporozumień. 

Wykorzystaj wiedzę i doświadczenie wynajętego project managera 

Optymalna współpraca z partnerami outsourcingowymi wymaga pełnego wykorzystania ich specjalistycznej wiedzy, doświadczeń i umiejętności. Transfer projektowego know-how, który następuje, gdy firma zdecyduje się na przyjęcie zewnętrznego kierownika projektu, może przynieść wewnętrznemu zespołowi wiele inspiracji i okazji do rozwoju kompetencji.  

Bierz udział w spotkaniach i regularnie oceniaj współpracę z partnerem outsourcingowym 

Regularne spotkania to doskonała okazja do omówienia postępów, rozwiązywania problemów oraz planowania przyszłych działań. Ważne jest, aby spotkania były dobrze przygotowane i miały jasno określony cel. Regularna ocena współpracy pozwala na bieżąco monitorować jej efektywność i wprowadzać niezbędne korekty. Dzięki temu można unikać powtarzających się błędów i stale doskonalić procesy współpracy. Regularne spotkania i oceny umożliwiają również szybkie reagowanie na zmieniające się warunki i potrzeby projektu, co przyczynia się do jego sukcesu. To także okazja do przeprowadzenia sesji lessons learned, w trakcie których na bieżąco wyciągamy wnioski z przebiegu projektu i możemy je wykorzystywać do optymalizacji innych, równoległych przedsięwzięć. 

Outsourcing specjalistów – buduj dobre relacje 

Relacje zawsze są ciężkim zagadnieniem. Nie da się jednak przecenić ich znaczenia w świecie biznesu. Skuteczne relacje z partnerami outsourcingowymi należy budować stale i konsekwentnie. Jest to proces, który wymaga przykładności oraz przemyślenia. Właściwe rozpoznanie interesariuszy po stronie firmy outsoursującej, ich wymagań, oczekiwań oraz ustalenie zasad komunikacji z nimi jest kluczowe dla sukcesu każdego wyoutsourcowanego projektu. Nie można zapomnieć, że nasz partner również jest człowiekiem (lub ludźmi), który będzie kształtował więź z naszą firmą.

Najważniejsze jest jednak wybranie właściwego, doświadczonego partnera outsourcingowego, który będzie potrafił skutecznie się komunikować, skutecznie wykonywać powierzone mu zadania, płynnie reagować na zmiany i dynamikę projektu oraz sprawi, że projekt stanie się wspólną przygodą, a nie bitwą pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. 

Jeżeli poszukujesz sprawdzonego partnera outsourcingowego w obszarze zarządzania projektami, zapraszamy do współpracy. W pmexperts do projektów outsourcingowych podchodzimy holistycznie, oferując zarówno najwyższej jakości ekspertów zarządzania projektami, jak i sprawdzone metodyki i narzędzia gwarantujące efektywną współpracę. Więcej na temat korzyści płynących ze współpracy z nami dowiesz się, wchodząc w zakładkę Outsourcing specjalistów. 

Did you like this article? Share it on social media.

Facebook
Twitter
LinkedIn

Stay updated. Sign up for Newsletter

Leave your e-mail address to receive more information from the world of project management.

By clicking the Subscribe button you accept our privacy policy

Read also

PMI, czyli Project Management Institute (pol. Instytut Zarządzania Projektami), to...
Kim jest kierownik projektu? Jakie cechy wyróżniają profesjonalnego project managera?...
In the age of AI and advanced language models (#LLM), new opportunities emerge...
Scroll to Top