W pmexperts jesteśmy przywiązani do idei wspólnego tworzenia rezultatów z naszymi Klientami. Dlatego nie ma dla nas większej radości niż budowanie trwałego partnerstwa. Długoterminowa współpraca z Klientami jest dla nas dowodem na wartość biznesową, którą przynosi im nasza praca.
Czasami współpracujemy przez wiele lat, szkoląc kolejne grupy pracowników z tych samych zagadnień. W innym przypadku pogłębiamy wiedzę wcześniej przeszkolonych grup kolejnymi bardziej wyspecjalizowanymi szkoleniami. Część Klientów decyduje się wspólnie z nami tworzyć, ale również z czasem optymalizować i rozwijać wewnętrzne metodyki zarządzania projektami. Inni z kolei angażują nas do prowadzenia projektów i, ku naszej radości, chętnie kontynuują tę współpracę przy kolejnych przedsięwzięciach. Mamy nadzieję, że konkretne przykłady takich wieloletnich partnerstw będą dla Was inspiracją do nawiązania z nami trwałej współpracy.
Wielkoskalowe projekty, codzienne wyzwania – case study z branży stoczniowej
Dzisiejszy przykład dotyczy współpracy z dużą organizacją z branży stoczniowej. Wielkoskalowe realizacje są cechą charakterystyczną tej grupy przedsiębiorstw. Budowa czy też modernizacja statku wymaga przestrzeni, infrastruktury, wyposażenia oraz bardzo licznego grona pracowników o różnorodnych specjalizacjach. Każda taka inicjatywa spełnia znamiona projektu z konkretnym produktem bądź usługą do zrealizowania w uzgodnionym czasie i budżecie. Niejednokrotnie wymagają one spełnienia złożonych wymagań klienta przy jednoczesnym ścisłym nadzorze trzeciej strony realizowanym w imieniu dobra publicznego przez towarzystwa klasyfikacyjne.
W organizacjach z tej branży spotykamy się ze świadomością pracy projektowej w gronie kierowniczym. Powszechne jest powoływanie kierowników projektów oraz zespołów projektowych. Niejednokrotnie wydzielone są w strukturze organizacyjnej jednostki odpowiedzialne za prowadzenie projektów. Należy przy tym zauważyć, że pracownicy wydziałów realizujących prace często nie mają świadomości projektowego charakteru działalności przedsiębiorstwa i do swoich zadań podchodzą czysto operacyjnie. Liczne są również przykłady napięć pomiędzy wydziałami koordynującymi relacje handlowe z klientami oraz koordynatorami prac wykonawczych na rzecz klientów, które spotykamy często również w innych branżach.
Od potrzeby do rozwiązania – jak rozpoczęła się nasza współpraca
W przypadku przedstawianego przypadku nasza współpraca rozpoczęła się 3 lata temu od zaproszenia do przygotowania oferty na szkolenie z zakresu zarządzania projektami. Zaproszenie zostało skierowane do nas przez zainteresowanego organizacją szkolenia kierownika wyższego szczebla zarządzającego jednostką organizacyjną gromadzącą liderów prac realizacyjnych. W toku kilku spotkań doprecyzowaliśmy krytyczne wymagania zamawiającego, grupę docelową, a także spodziewane rezultaty, które miało przynieść zrealizowanie szkoleń.
Uzgodniliśmy realizację przekrojowego programu szkoleniowego bazującego na naszej Akademii PM, która przybliża najlepsze praktyki zarządzania projektami promowane przez Project Management Institute (PMI®). Jednocześnie ograniczyliśmy czas realizacji szkolenia do 5 dni roboczych realizowanych w jednym tygodniu. Wymagało to od nas korekty i skrócenia programu, ale jednocześnie pozwoliło na koncentrację prac wokół wybranego przykładu projektu i całościowe zaadresowanie go w praktycznych warsztatowych ćwiczeniach. Dla zapewnienia rzeczywiście warsztatowego charakteru pracy ustaliliśmy ograniczenie liczby uczestników każdego szkolenia do 12 osób, które dzieliliśmy na 3 zespoły ćwiczeniowe.
Z sali szkoleniowej do rzeczywistości projektowej – praktyczne efekty i dalszy rozwój
W ten sposób przeszkoliliśmy 70 osób w ramach sześciu tur szkoleniowych realizowanych na przestrzeni 1 roku. Wśród uczestników byli nie tylko koordynatorzy prac wykonawczych, ale również opiekunowie handlowi klienta, a także pojedynczy przedstawiciele innych wydziałów. Dla części z nich było to odświeżenie posiadanej wcześniej wiedzy, dla innych okazja do skonfrontowania wieloletnich praktyk z rekomendowanymi przez PMI® schematami działania. Jednak dla wszystkich praca w mieszanych zespołach warsztatowych była okazją do przećwiczenia i utrwalenia nowych praktyk współpracy. Zgodnie z informacją zwrotną od Klienta zostały one przeniesione na realizację wspólnych projektów w codziennej działalności firmy.
Pozytywne rezultaty pierwszej tury szkoleń skłoniły naszego Klienta do zaproszenia nas do wspólnego przygotowania odpowiedzi na kolejną zidentyfikowaną potrzebę. Choć temat zarządzania czasem projektu został wstępnie zaadresowany podczas pięciodniowych szkoleń, Klient dostrzegł potrzebę pogłębienia wiedzy i upowszechnienia dobrych praktyk w obszarze harmonogramowania projektów. Tym razem opracowaliśmy wspólny program szkoleniowy. Jako pmexperts zrealizowaliśmy pierwszy dzień szkolenia na podstawie Practice Standard for Scheduling wydany przez PMI®. Drugi dzień został poświęcony ćwiczeniom praktycznym, przygotowanym na podstawie rzeczywistych przykładów projektów Klienta i realizowanym z wykorzystaniem oprogramowania używanego w jego organizacji.
Gdy potrzeby Klienta rosną – kolejne szkolenia i krok w stronę Agile
Inny charakter drugiego cyklu szkoleń pozwolił na zwiększenie liczby uczestników jednej grupy do 16 osób. W ciągu pół roku wspólnie z Klientem zrealizowaliśmy siedem edycji tego szkolenia. Krótszy czas trwania oraz tematyka skoncentrowana na konkretnym zagadnieniu umożliwiły skierowanie programu do szerszego grona odbiorców. W szkoleniach wzięło udział więcej przedstawicieli wydziałów wykonawczych, co przyczyniło się do wzmocnienia dobrych praktyk w zakresie harmonogramowania — zwłaszcza w kontekście zaangażowania ekspertów dziedzinowych w szacowanie nakładu pracy i czasu trwania zadań projektowych oraz identyfikację związanych z nimi ryzyk.
Choć mogliśmy odnieść wrażenie, że dwie zrealizowane tury szkoleń na dłuższy czas zaspokoiły potrzeby Klienta w obszarze zarządzania projektami, już po pół roku wróciliśmy do rozmów. Klient zidentyfikował potrzebę wyjaśnienia pracownikom pojęcia „zwinności” (ang. Agile), zaprezentowania rekomendowanych praktyk zwinnych w realizacji projektów oraz rozważenia możliwości adaptacji przynajmniej części z nich do własnych przedsięwzięć. Cały świat zmierza w stronę hybrydowych modeli zarządzania projektami (PMI. Pulse of the Profession® 2024). Czemu inaczej miałoby być w przypadku branży stoczniowej? Do tej pory zrealizowaliśmy dwie edycje tego szkolenia, rozważając podczas nich zarówno teoretyczne pojęcia, jak i bawiąc się zwinnością w laboratorium klocków LEGO®.
Szkolenie testowe z udziałem kadry – małe zmiany, duży efekt
Na zakończenie warto wspomnieć o istotnym, praktycznym elemencie naszej współpracy. Przy każdej z trzech dotychczasowych tur szkoleń trzymaliśmy się uzgodnienia, że pierwsze szkolenie traktujemy jako prototyp. Uczestnikami tego pierwszego spotkania byli za każdym razem wspomniany wcześniej kierownik wyższego szczebla oraz jego najbliżsi współpracownicy. Pomimo wcześniejszego zatwierdzenia programu, podejście to umożliwiało wprowadzenie korekt do gotowego „produktu”. Zmiany te nigdy nie miały charakteru rewolucyjnego, jednak – choć drobne – miały istotne znaczenie dla zwiększenia wartości dostarczanej uczestnikom. Przekładało się to zarówno na lepsze efekty w codziennej pracy, jak i na większą wartość biznesową dla naszego Klienta.
I to lubimy najbardziej!
Artykuł przygotował:
Maciej Krupa
Project Manager, Senior Consultant-Partner
PMP®, PRINCE2®, AgilePM® Accredited Trainer
