Planujemy, używamy kalendarzy, budujemy harmonogramy, a i tak często okazuje się, że doba wydaje się za krótka, aby zrobić wszystko co chcieliśmy. Może problem nie tkwi w planowaniu czasu, ale w ustalaniu priorytetów i umiejętności koncentracji na nich?
„To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. Te słowa przypisuje się Dwightowi Eisenhowerowi, który był Naczelnym Dowódcą Sił Alianckich w II wojnie światowej, a później prezydentem USA. Jest on także uważany za twórcę techniki nadawania priorytetów zadaniom, od jego nazwiska nazywanej macierzą Eisenhowera. Idea jest prosta, wszystkie zadania dzielimy wg dwóch kryteriów:
- pilności – tu odpowiednio na pilne i niepilne,
- ważności – tu odpowiednio na ważne i nieważne.
Pilne oznacza, że sprawa wymaga natychmiastowego działania. Przydałoby się tu jeszcze jakieś kryterium, np. perspektywa wykonania w ciągu jednego dnia. To co może być zrealizowane później – oczywiście bez negatywnych konsekwencji – jest niepilne.
Ważne to zwykle sprawy długoterminowe, mające największe znaczenie dla osiągania naszych celów osobistych i zawodowych. Jeżeli nie zajęcie się jakaś kwestią, może przynieść negatywne skutki dla osiągania naszych celów, to z dużym prawdopodobieństwem będzie to sprawa ważna. Często tematy ważne parują się z pilnymi przez nasze zaniedbania.
Co oznaczają poszczególne kategorie?
- ważne & pilne – tematy wymagające natychmiastowego działania, do realizacji na dziś,
- ważne & niepilne – rzeczy do wykonania, zaplanowania w najbliższej perspektywie, niekoniecznie dziś,
- nieważne & pilne – zadania do delegowania i do załatwienia w pierwszym możliwym, wolnym terminie,
- nieważne & niepilne – sprawy, które powinny być minimalizowane lub eliminowane.
Na pierwszy ogień idą zadania ważne & pilne, najlepiej wykonać je samemu i to najszybciej jak to możliwe. Co dalej? Kategoria nieważne & pilne – te tematy deleguj. Dla innych osób, które otrzymają te zadania, mogą to być tematy z kategorii ważne & pilne. Jeżeli są to sprawy prywatne, nadaj im priorytety i realizuj w wolnych terminach, uprzednio planując to co w kategorii ważne & niepilne. Ta ćwiartka macierzy ma dłuższą perspektywę czasową. Jej elementy zaplanuj, ustal sposób działania. Natomiast to co w nieważne & niepilne, nie jest możliwe całkowicie do wyeliminowania. Jednak powinniśmy dążyć do tego aby te sprawy zajmowały nas w minimalnym stopniu.
Przy okazji kolejnego wpisu, zajmiemy się tym, jak ułatwić sobie skupienie po nadaniu priorytetów. Jest na to prosta ale niezwykle skuteczna sztuczka!
Używacie macierzy Eisenhowera? Czy macie inne sposoby na zarządzanie swoim czasem?
Autor: Łukasz Lipski
ZOBACZ
