MS Project potrafi być przydatnym i co istotne – przyjaznym narzędziem pracy. Prowadząc szkolenia z tego zakresu, zauważyłem, że zwłaszcza to drugie stwierdzenie budzi wątpliwości uczestników. Pomijając niechęć do zmiany, wyjścia ze strefy komfortu i zmierzenia się z nowym narzędziem, często wynika to ze złych doświadczeń i/lub przyzwyczajeń. I faktycznie jest tak, że nie trzymając się pewnych zasad, strumienia pracy, możemy poczuć, że napracowaliśmy się, a efekt nie jest satysfakcjonujący. Ba! Może wyglądać wręcz błędnie, np. zadania realizowane są w datach czy godzinach, kiedy nic nie powinno się dziać.
Poniżej postaram się przybliżyć, jakiego przepływu pracy się trzymać, aby osiągnąć zamierzony efekt i finalnie oszczędzić sobie frustracji.
1. Kalendarz projektu
Zanim zaczniesz pracować na zadaniach, przydzielać zasoby i śledzić pracochłonność, warto stworzyć środowisko pracy, w którym to wszystko będzie się odbywać. Pierwszym z dwóch kroków jest stworzenie kalendarza projektu, odzwierciedlającego dominujący sposób (czas) pracy zadań i zasobów, np. od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 16:00. W ten sposób zadania na harmonogramie, będą wykonywane tylko wtedy, gdy faktycznie jest to możliwe. Nic nie stoi także na przeszkodzie, aby stworzyć wyjątkowe kalendarze dla unikalnych zasobów czy zadań – pamiętając, że trzeba je do nich także przypisać. Jakaś maszyna jest dla nas dostępna tylko w piątki? Lub konsultant pracuje we wtorki i w czwartki od 9:00 do 14:00? Nie ma problemu! Skoro mamy informacje o dostępności zasobów, to możemy to uwzględnić w dedykowanych kalendarzach.
2. Informacje o projekcie
Ustaliśmy, w ramach powyższego kroku, kiedy w naszych harmonogramie może być wykonywana praca. Warto się teraz upewnić, czy nasz kalendarz faktycznie jest przypisany do projektu. Ponadto, trzeba wskazać, kiedy projekt się zaczyna (lub kończy, jeżeli stosujemy backtracking). Te elementy stanowią drugi i ostatni, krok przygotowujący środowisko pracy.
3. Praca na zadaniach – lista, czas trwania i relacje
Wykorzystaj wysiłek, jaki włożyłeś w stworzenie WBS z zespołem i przygotuj listę zadań. Zastanów się, jakich zadań sumarycznych potrzebujesz, aby spiąć razem fragmenty pracy, kończące się wspólnym efektem. Gdzie powinny być kamienie milowe? Jaką jednostkę czasu przyjąć i ile powinny trwać poszczególne zadania? Może warto wykorzystać metodę PERT? Przypisz czas trwania zadań, nie narzucając o ile to możliwe dat ich rozpoczęcia i zakończenia – te wyliczą się same na podstawie połączeń między elementami. Finalnie połącz wszystkie zadania – za wyjątkiem zadań sumarycznych – w logiczną strukturę, tak, aby wszystko zaczynało się w kamieniu milowym start i kończyło kamieniem milowym koniec. Zastosuj wyprzedzenia lub zwłoki, zmień rodzaje relacji między zdaniami tam, gdzie to konieczne, wynikające z uwarunkowań zewnętrznych lub możliwe i dające w efekcie optymalizację harmonogramu. Na koniec i na samym dole listy zadań nanieś zadania cykliczne. W ten sposób określiłeś przepływ pracy w projekcie, punkty kontrolne, czas jego trwania – pierwsze elementy planu bazowego projektu oraz ścieżkę krytyczną.
4. Zasoby – arkusz zasobów i ich przydzielanie
Skoro aspekt zakresu i czasu został wstępnie naniesiony, czas się zastanowić jakie zasoby będą pracować w naszym harmonogramie? Ludzie i maszyny to zasoby typu praca, odtwarzalne. Materiały to wszystko to, co wykorzystasz raz. Koszt to budżet na zlecenia np. dla grafika. Aby przypisać je do zadań, najpierw należy je nanieść w arkuszu zasobów. W tym miejscu możesz także przypisać im dedykowane kalendarze lub zaplanować urlopy/przerwy techniczne. Kiedy arkusz zasobów zostanie zapełnionych danymi, można przystąpić do przydzielania wykonawców, maszyn, narzędzi, materiałów, budżetów do zadań w harmonogramie. Od tego momentu uzyskamy informację o planowanej pracochłonności i kosztach realizowanych zadań – kolejny element planu bazowego projektu.
5. Bilansowanie i plan bazowy projektu
Czas zgrać ze sobą wszystkie naniesione elementy. Prawdopodobnie po przypisaniu zasobów, część z nich jest przeciążona i należy zbilansować harmonogram – z jednej strony pod kątem dostępności zasobów, z drugiej uwzględniając nałożone na zadania ograniczenia. Można użyć automatycznej funkcji bilansowania zasobów, ale należy skontrolować to, czego dokonał algorytm. Niektóre rozwiązania będą trafione, innych nie będziemy chcieli zachować. Dlatego proponuję traktować automatyczne bilansowanie jako podpowiedź, a samemu dokonać świadomych działań. Gdy pozbędziemy się przeciążenia zasobów i osiągniemy model przepływu pracy, z którym chcielibyśmy realizować projekt, nadszedł czas na zapisanie planu bazowego. To do niego będą licowane wszelkie dane rzeczywiste (czas trwania, daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, koszty), nanoszone na harmonogram i na tej podstawie będzie można raportować wykonanie w porównaniu do planu.
6. Realizacja, zmiana i raportowanie
Program posiada przejrzyste i kompleksowe wbudowane raporty. Jednak informacje na nich prezentowane będą tak dobre, jak naniesione dane o rzeczywiście wykonanej pracy – tutaj przyda nam się widok tabeli śledzenie. Wszelkie odchylenia czasu możemy na bieżąco śledzić na odpowiednim wykresie Gantta. Zmiany w projekcie mogą zostać uwzględnione poprzez nadpisywanie istniejącego planu bazowego lub tworzenie planów pośrednich.
To jest ogólny przepływ pracy możliwy do zastosowania w MS Project 2013/2016. Masz inny punkt widzenia lub praktykę? Zapraszam do komentowania i dyskusji.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszam na nasze szkolenie z praktycznego wykorzystania MS Project 2013/2016!
Autor : Łukasz Lipski
