12 miesięcy temu zakończyło się wdrożenie Asany w zespole marketingowym czołowego polskiego wydawcy prasowego. Dzisiaj narzędzie to stanowi podstawę codziennej pracy i zarządzania projektami w ich zespole.
O projekcie
- Branża: Media
- Liczba użytkowników Asana: 25
- Plan Asana: Starter
Z czym mierzył się zespół przed wdrożeniem Asany?
Dział marketingu w zespole ogólnopolskiego wydawcy dziennika, podobnie, jak wiele firm działających na obecnym rynku, dostrzegł ograniczenia wynikające z przestarzałych metod pracy. Monitorowanie realizacji projektów w excelu, komunikacja rozproszona między różnymi narzędziami czy ustandaryzowanie procesów wymagające usprawnień – to kluczowe wyzwania, które wraz z rozwojem firmy stawały się coraz bardziej uciążliwe. Zespół zdecydował się na podjęcie działań, które miały na celu nie tylko zwiększenie efektywności operacyjnej, lecz także zbudowanie przewagi konkurencyjnej poprzez wyższą jakość pracy projektowej. Wtedy zespół dziennika prasowego natrafił na Asanę.
Dział marketingu rozpoczął testowanie Asany w wersji demo bezpłatnie, podczas którego zespół miał okazję przekonać się, czy funkcjonalności programu odpowiadają ich rzeczywistym potrzebom. Asana okazała się posiadać funkcje oraz właściwości satysfakcjonujące klienta. Zespół zdecydował się na zakup licencji w wersji Starter, a także kompleksowe wdrożenie i przeszkolenie pracowników z obsługi narzędzia.
Chcesz przekonać się osobiście, czy Asana jest narzędziem dla Twojej organizacji? Napisz do nas! Pomożemy Ci uruchomić firmowe środowisko Asana oraz wyjaśnimy wszystkie Twoje wątpliwości.
Przebieg wdrożenia Asany
Etap 1: Faza inicjalizacji i planowania
Wdrożenie podobnie jak każdy inny projekt, rozpoczęte zostało od wspólnego utworzenia Karty Projektu, na którą składały się cele, kamienie milowe oraz główne ryzyka implementacji. Wraz z zespołem zdefiniowaliśmy wymagania wdrożenia oparte na aktualnym stanie pracy. Przede wszystkim dążyliśmy do ustandaryzowania 10 wybranych procesów marketingowych oraz zoptymalizowania ich w docelowym środowisku.
Etap 2: Faza realizacji
Plan działania gotowy – nadszedł moment wdrożenia. Zespół rozpoczął pracę od przeniesienia dotychczasowych procesów z Excela do Asany. Istniejące rozwiązania zostały poddane optymalizacji poprzez:
- uzupełnianie ich o niezbędne informacje,
- zdefiniowanie zależności między zadaniami,
- wprowadzenie formularzy Asana,
- wykorzystanie reguł automatyzujących,
- stworzenie szablonów zadań dla cyklicznych procesów.
Podczas codziennych spotkań mieliśmy okazję na bieżąco weryfikować status prac oraz jakość przeniesionych procesów. Z czasem procesy przyjęły finalny kształt i zostały przekształcone w gotowe do wielokrotnego wykorzystania szablony projektów.
Etap 3: Faza monitorowania i kontroli
Wdrożenie procesu do Asany, nie oznacza końca pracy nad nim. Wymaga on monitorowania jego realizacji w praktyce. Wraz z zespołem klienta regularnie wracaliśmy do wdrożonych rozwiązań, wprowadzając korekty tam, gdzie były one niezbędne. Dzięki temu końcowi użytkownicy otrzymali czytelne, intuicyjne i gotowe do codziennego stosowania rozwiązania.
Wdrożenie zakończone zostało szkoleniem użytkowników. Uczestnikom zaprezentowaliśmy zarówno podstawy pracy w Asanie, jak i zaawansowane funkcje pozwalające skutecznie zarządzać środowiskiem pracy. W ten sposób, uczestnicy warsztatu mogli budować swoje kompetencje na tym, co już dobrze znali. Otrzymali oni również pomocnicze materiały instruktażowe – wypracowane konwencje pracy, które pomogą (szczególnie na początku) wypracować dobre nawyki. Zespół wdrożeniowy otrzymał również zestaw wskazówek i rekomendacji dotyczących dalszej adaptacji narzędzia w organizacji, a także proces onboardingu nowych pracowników w Asanie. Wszystko po to, aby klient mógł czuć się bezpiecznie, przenosząc swoje środowisko pracy do nowego systemu.
Co dział marketingu uzyskał dzięki wdrożeniu Asany?
Dział marketingu zastąpił pracę na wielu rozproszonych arkuszach Excel – jedną sekcją “Moje zadania”. Po roku od wdrożenia narzędzia, wyraźnie widać, że zwiększyła się transparentność wykonywanych zadań, a także ich ustrukturyzowanie. Każdy wie, co ma robić i w jakim terminie – a to często warunek terminowego i sprawnego zamknięcia projektu.
Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu do zarządzania projektami w swojej organizacji? Dowiedz się więcej, na temat wdrożeń Asana!
