Rozmowa z Moniką Mioduszewską o wdrożeniu narzędzia, pracy nad premierami i festiwalami oraz o tym, dlaczego cierpliwość jest kluczowa w zarządzaniu zmianą.
Za każdym spektaklem i wydarzeniem stoi złożona praca wielu osób, a równolegle trwają przygotowania kolejnych premier. W Teatrze Wybrzeże potrzeba uporządkowania tego procesu stała się impulsem do wdrożenia Asany. O wyzwaniach pierwszych miesięcy, codziennym wykorzystaniu narzędzia i efektach po dwóch latach rozmawiamy z Moniką Mioduszewską, kierowniczką działu komunikacji i edukacji.
Jak zaczęła się historia wdrożenia Asany w Teatrze Wybrzeże?
Najpierw pojawiła się potrzeba, a dopiero później wiedza o konkretnym narzędziu. Prawie trzy lata temu objęłam duży zespół działu komunikacji i edukacji. Szybko okazało się, że liczba realizowanych projektów jest tak duża, że praca oparta wyłącznie na e-mailach i indywidualnych notatkach przestała wystarczać.
Zaczęliśmy więc szukać rozwiązania, które pomoże nam uporządkować i usprawnić pracę. Analizowałam różne narzędzia i zaczęłam bliżej przyglądać się Asanie. Później skontaktowaliśmy się z pmexperts i rozpoczęliśmy wdrożenie. Był to bardzo naturalny proces: potrzebowaliśmy jednego miejsca, które pozwoli nam nie zginąć w setkach notatek rozproszonych między różnymi narzędziami.
Co zmieniło wdrożenie Asany w codziennej pracy zespołu?
Asana usystematyzowała i uporządkowała dużą część naszej pracy. Funkcjonowanie teatru jest złożonym procesem. Z jednej strony mamy codzienną działalność, organizację spektakli i wydarzeń, a z drugiej w tle cały czas trwają prace produkcyjne nad kolejnymi premierami. Przy takiej liczbie równoległych działań każdy musi wiedzieć, co ma zrobić i na jakim etapie znajduje się dany projekt.
Jako kierowniczka potrzebowałam rozwiązania innego niż telefonowanie do wszystkich lub wysyłanie wielu osobnych wiadomości. Zależało mi na wspólnej przestrzeni, w której cały zespół ma dostęp do potrzebnych informacji. Dzięki temu ich przepływ stał się łatwiejszy, a praca bardziej przejrzysta.
Czy zespół od początku polubił nowe narzędzie?
Nie, początki były dość wyboiste. Zespół dopiero się tworzył: część osób pracowała już wcześniej w teatrze, a część była nowa. Jednocześnie każdy miał własne przyzwyczajenia i korzystał z innych sposobów organizowania pracy. Wdrożenie Asany było więc nie tylko zmianą narzędzia, lecz także zmianą wspólnych nawyków.
Dziś jestem bardzo zadowoloną użytkowniczką Asany, a zespół również się do niej przekonał. W tym momencie chyba nikt nie wyobraża sobie, że moglibyśmy pracować bez tego narzędzia. To dobra lekcja, że na początku nie zawsze musi być łatwo, ale warto.
Co pomogło przeprowadzić zespół przez tę zmianę?
Przede wszystkim cierpliwość. Kiedy wszyscy mają dużo obowiązków, wprowadzenie nowego narzędzia może początkowo wyglądać jak krok w tył. Trzeba jednak poświęcić czas na naukę i ustalenie zasad, żeby później zrobić dwa kroki do przodu.
Z perspektywy kierowniczki ważne było dla mnie danie ludziom czasu, spokojne odpowiadanie na pytania i wspólne omawianie uwag. Odbyliśmy wiele spotkań poświęconych temu, jak chcemy pracować w Asanie. Wykorzystaliśmy między innymi formę kontraktu, podobnego do tych, które stosuje się podczas warsztatów. Ustaliliśmy, do czego służy narzędzie, w jakim czasie odpowiadamy na zadania, które sprawy omawiamy na forum zespołu, a które indywidualnie.
Bardzo ważne było też ustalenie granic związanych z powiadomieniami. W teatrze pracujemy w nieregularnych godzinach, często również wieczorami. Sam fakt, że ktoś otrzyma powiadomienie o 21.00, nie oznacza, że musi od razu reagować. Kiedy wspólnie ustaliliśmy te zasady, praca stała się znacznie sprawniejsza i bardziej komfortowa.
Jak wykorzystujecie Asanę na co dzień w teatrze?
Zarówno do komunikacji, jak i do planowania pracy przy wydarzeniach i projektach. Wbrew pozorom teatr jest organizacją jak każda inna: trzeba planować działania, koordynować pracę wielu osób i pilnować kolejnych etapów realizacji.
Każda premiera czy festiwal jest dużym projektem podzielonym na wiele mniejszych zadań. Dobrym przykładem jest festiwal Wybrzeże Sztuki, którego przygotowania i realizacja rozpoczynają się co najmniej pół roku przed wydarzeniem. Liczba kroków do wykonania jest wtedy bardzo duża. Asana pomaga nam realizować je sukcesywnie, krok po kroku, bez niepotrzebnego stresu.
Bardzo polecałabym takie rozwiązania instytucjom kultury. Czasem żartuje się, że jesteśmy świetni w organizowaniu wydarzeń, ale nie zawsze równie dobrzy w organizowaniu własnej pracy. Tymczasem im więcej rzeczy jest zaplanowanych, przewidzianych i widocznych dla zespołu, tym łatwiej prowadzić złożone projekty i nie dokładać sobie dodatkowego napięcia.
Jak oceniacie Asanę po dwóch latach? Czy sposób pracy nadal się rozwija?
Przede wszystkim przez te dwa lata zmieniliśmy się my i nasz sposób pracy. Nie zastanawiamy się już na co dzień, jak korzystać z Asany. Stała się naturalnym, organicznym elementem funkcjonowania zespołu.
Sama Asana również się rozwija. Ostatnio zaczęliśmy korzystać z nowych funkcji AI, między innymi z podsumowań i możliwości szybkiego wyciągania najważniejszych informacji. To rozwiązania, których nie było, kiedy rozpoczynaliśmy wdrożenie.
Jednocześnie podchodzimy do tego bez presji. Nie musimy od razu wykorzystywać każdej nowej funkcji. Wdrażamy je stopniowo, w takim zakresie, w jakim rzeczywiście wspierają naszą pracę. Na pewno nadal mamy wiele możliwości do odkrycia.
Dziękuję za rozmowę i zapraszam do Teatru Wybrzeże.
Historia Teatru Wybrzeże pokazuje, że wdrożenie Asany to nie tylko zmiana narzędzia, ale przede wszystkim sposób na uporządkowanie pracy zespołu, poprawę przepływu informacji i zmniejszenie chaosu przy wielu równoległych projektach — od codziennych działań, przez premiery, po duże wydarzenia i festiwale. Jeśli w Twojej organizacji zadania, maile i notatki zaczynają żyć własnym życiem, porozmawiajmy o tym, jak Asana może pomóc Twojemu zespołowi pracować spokojniej, przejrzyściej i skuteczniej. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć wdrożenie Asany w Twojej firmie.
