Moje rozważania nt. różnic, punktów wspólnych oraz uzupełniania się PMBOK® Guide oraz metodyki PRINCE2® zadeklarowałem zorganizować na podstawie podziału na 10 obszarów wiedzy, zaczerpniętego z tej pierwszej publikacji. Nim jednak sięgniemy do bardziej szczegółowych treści, wydaje się być konieczne spojrzenie na generalia. Przy poprzednich edycjach PMBOK® Guide oraz manuala PRINCE2® trudniej było znaleźć proste potwierdzenie spójności idei stojących za nimi. Oczywiście było jasne, że oba podejścia dostrzegają potrzebę zaplanowania projektu oraz monitorowania jego realizacji przez kierownika projektu. Nie mniej jednak trudno było uchwycić na pierwszy rzut oka przystawanie ich do siebie.
Wydane w ubiegłym roku nowe edycje obu dokumentów ułatwiły mi to zadanie. W kolejnych tekstach zajmując się poszczególnymi obszarami wiedzy będę musiał naturalnie spróbować skutecznie zestawić ze sobą te inaczej zorganizowane publikacje. 7 tematów oraz 7 procesów metodyki PRINCE2® przyrównać do 10 obszarów wiedzy i 49 procesów zebranych w 5 grupach w PMBOK® Guide. Postaram się to zrobić krok po kroku. Na pierwszy krok weźmy jednak zestawienie ze sobą 2 rysunków zaczerpniętych wprost z obu publikacji, które prezentują podstawowe ujęcie cyklu życia projektu.
PMBOK® Guide proponuje nam w wydaniu 6 nowe ujęcie cyklu życia projektu w rysunku 1-8 znajdującym się na stronie 30. W poprzednich wydaniach znaczenie tworzonych przed projektem dokumentów biznesowych nie było tak wyraźnie zaznaczone. Uzasadnienie Biznesowe było co prawda wejściem do procesu tworzenie karty projektu, ale nie istniał w wydaniu 5 Plan Zarządzania Korzyściami (ang. Benefits Management Plan). Powiązanie pracy przed projektowej z rozpoczęciem projektu nie było również tak wyraźnie zaakcentowane, jak wynika to z powyższego rysunku.
Dodajmy do tego jeszcze cytat ze strony 29 nowego PMBOK® Guide: Sponsor projektu jest generalnie odpowiedzialny za stworzenie i utrzymywanie udokumentowanego uzasadnienia biznesowego. Kierownik projektu jest zobowiązany dostarczać rekomendacji oraz przeglądu, by zapewnić zgodność uzasadnienia biznesowego projektu, planu zarządzania projektem, karty projektu i planu zarządzania korzyściami ze sobą nawzajem oraz z celami organizacji. (…) Kierownicy projektów powinni odpowiednio dopasować wskazane dokumenty zarządzania projektem do swoich projektów.
Edycja metodyki PRINCE2® z 2017 na stronie 158 prezentuje również nowy rysunek 13.1. odnoszący się do cyklu życia projektu. Procesy PRINCE2® oraz powstające w nich dokumenty zarządcze nie uległy zmianie. W prowadzonym przed projektem procesie Przygotowanie Projektu (ang. Starting up a project) kierownik projektu ma za zadanie stworzyć we współpracy z przewodniczącym komitetu sterującego (odpowiednik sponsora w PMBOK® Guide) dokument Założenia Projektu (ang. Project Brief), którego częścią jest zarys Uzasadnienia Biznesowego. Warto przy tym zauważyć, że Założenia Projektu z PRINCE2® najbardziej odpowiadają Karcie Projektu z PMBOK® Guide.
Dokument dedykowany zarządzaniu korzyściami tworzony jest zgodnie z PRINCE2® w Etapie Inicjowanie (ang. Initiation stage), a dokładnie w ramach procesu Inicjowanie Projektu (ang. Initiating a project). W procesie tym kierownik projektu tworzy Dokumentację Inicjowania Projektu (ang. Project Initiation Documentation), będącą odpowiednikiem Planu Zarządzania Projektem (ang. Project Management Plan) z PMBOK® Guide. Zawiera ona między innymi uzupełnione Uzasadnienie Biznesowe. Na podstawie tego dokumentu ma być stworzony Plan Przeglądu Korzyści (ang. Benefits Review Plan). Oba dokumenty muszą być zatwierdzone przez przewodniczącego komitetu sterującego, który zgodnie z nimi monitoruje następnie postępy projektu. Ponosi za nie również odpowiedzialność wobec organizacji.
Trudno byłoby stwierdzić, że oba przedstawione powyżej rysunki są bliźniacze. Nie ulega jednak wątpliwości, że wyraźnie wskazany został w nich obu czas przed projektem służący przygotowaniu biznesowej decyzji o rozpoczęciu prac projektowych. Sporo szczegółów pozostaje różnych (np. czas tworzenia Karty Projektu – Założeń Projektu, czy Planu Zarządzania Korzyściami – Planu Przeglądu Korzyści), ale generalna idea jest wyraźnie zbieżna. Projekt ma dostarczyć nie tylko deliverable (PMBOK® Guide), czy też out-put (PRINCE2®). Dzięki nim mamy osiągnąć korzyści dla organizacji. Korzyści te uzasadniają biznesowo projekt i mają podlegać zarządzaniu. Kierownik projektu powinien być w to oczywiście zaangażowany, ale również jego przełożony ma tu do odegrania istotną rolą. Można generalnie stwierdzić, że zarówno zgodnie z PMBOK® Guide, jak i z metodyką PRINCE2® sponsor projektu – przewodniczący komitetu sterującego ma być „opiekunem biznesowym projektu”.
Autor: Maciej Krupa
