Wdrożenie nowego narzędzia do zarządzania pracą to zawsze zmiana, nie tylko technologiczna, ale przede wszystkim organizacyjna. W przypadku Stowarzyszenia Lubelskiego Obszaru Metropolitalnego Asana została wdrożona w szczególnym momencie: podczas przygotowań do funkcjonowania w skróconym, czterodniowym tygodniu pracy.
W rozmowie z przedstawicielami Stowarzyszenia rozmawiamy o tym, jak wyglądał proces wdrożenia, jakie potrzeby organizacyjne stały za decyzją o wyborze Asany oraz w jaki sposób narzędzie wspiera zespół w codziennej komunikacji, planowaniu zadań i utrzymaniu ciągłości pracy. To także rozmowa o zmianie nawyków, konsekwencji w korzystaniu z jednego systemu i o tym, dlaczego dobrze przeprowadzone wdrożenie może realnie ułatwić pracę całej organizacji.
Michał Ejmont
Witam was wszystkich. Dziękuję za wyrażenie zgody na nasze spotkanie. Dzisiaj porozmawiamy trochę o wdrożeniu Asany w Stowarzyszeniu Lubelskiego Obszaru Metropolitalnego, które miało miejsce w grudniu 2025 roku.
Chcielibyśmy krótko omówić, jak wdrożenie zostało zrealizowane, czy oceniacie je pozytywnie, a przede wszystkim — w jaki sposób wsparło was w czterodniowym tygodniu pracy. Na razie zacznijmy od samego początku. Chciałbym zapytać, jaka potrzeba biznesowa stała za decyzją o wdrożeniu Asany w waszej organizacji.
Radosław Guz
Witam serdecznie. Nazywam się Radosław Guz, jestem dyrektorem biura Stowarzyszenia Lubelskiego Obszaru Metropolitalnego.
Tak, rzeczywiście jesteśmy jednym z podmiotów, który bierze udział w projekcie ministerialnym dotyczącym skróconego tygodnia pracy.
Korzystanie z narzędzia w postaci platformy Asana było podyktowane usprawnieniem komunikacji w zespole. W związku z tym projektem komunikacja w zespole została ograniczona do czterech dni w tygodniu. Jeżeli chodzi o podział zadań i komunikację w zespole, narzędzie to miało nam pomóc w organizacji pracy całego zespołu.
Michał Ejmont
Dziękuję bardzo, Radosławie, za odpowiedź.
Kontynuując temat czterodniowego tygodnia pracy, chciałbym zapytać, w jaki sposób Asana wsparła was w tym przejściu. Jakie funkcje udało wam się wykorzystać? Gdybyś mógł opowiedzieć kilka słów o tym, jaki rzeczywiście wpływ miała tutaj Asana.
Radosław Guz
Bardzo istotnym elementem jest możliwość wykorzystania platformy do przydzielania zadań, monitorowania czasu ich realizacji oraz otrzymywania feedbacku od zespołu w zakresie realizacji tych zadań.
Jesteśmy grupą, która realizuje dość dużą liczbę projektów. Pracownicy odpowiadają za poszczególne projekty i przydzielanie zadań czy poszczególnych elementów do wykonania bardzo często albo się pokrywa, albo wiąże się z tym, że ktoś jest bardziej zajęty i realizuje inne zadanie.
Dzięki oprogramowaniu widzimy wtedy, że dana osoba jest w danym momencie niedostępna lub wykonuje inne zadania. Ułatwia to planowanie zadań w projekcie i realizację poszczególnych zadań przypisanych do konkretnych pracowników.
To jest chyba główna wartość dodana, jeżeli chodzi o wykorzystanie tego typu narzędzia w realizacji projektów — szczególnie jeżeli tych projektów jest kilka i poszczególne osoby w zespołach zajmują się różnymi tematami.
Wojciech Kutnik
Ja, jeśli mogę, dodam jeszcze coś od siebie, bo dyrektor powiedział o tym z punktu widzenia zarządczego. Mogę też powiedzieć z perspektywy pracownika, któremu ten system pomaga w zarządzaniu własną pracą.
Wcześniej funkcjonowałem na zasadzie zapisywania różnych procesów i rzeczy na kartkach. Tutaj mogę trzymać wszystko w jednym miejscu. Interfejs jest na tyle przyjazny, że widzę całą strukturę, wiem, co i kiedy po kolei robię. Mam pewność, że o niczym nie zapomnę.
Jest to dla mnie uporządkowane i łatwiej przypilnować pewnych procesów czy nawet nadać sobie samodyscyplinę, żeby osiągnąć takie rezultaty, jakie się chce.
Jeżeli połączymy nasze pracownicze sposoby pracy i wykorzystania Asany, to wiadomo, że również z perspektywy zarządczej cały projekt będzie znacznie lepiej funkcjonował i będzie lepiej realizowany.
Dyrektor ma wszystko pod kontrolą i wie, gdzie pojawiają się opóźnienia, w czym są trudności albo czy ktoś jest przeciążony. Może więc reagować ze swojego poziomu i ze swojej perspektywy.
Michał Ejmont
Super, bardzo miło to słyszeć. Cieszy nas to, bo faktycznie, zakładając wdrożenie i przygotowując się do niego, mieliśmy przed sobą sporo celów: poprawę zarządzania projektami, transparentności i raportowania.
Miło słyszeć, że pracuje się wam lepiej i że udało się przenieść z papierowych kartek do informacji, które można łatwo wyświetlać w systemie i wymieniać między sobą.
Chciałbym jeszcze cofnąć się do wdrożenia i usłyszeć kilka słów o tym, w jaki sposób przebiegało wdrożenie Asany w waszym zespole. Jak oceniacie ten proces wdrożeniowy?
Radosław Guz
Dziękuję, Michale, za wsparcie, którego udzieliłeś, bo było ono nieocenione. Twoja współpraca z Pawłem, spotkania i przejście przez cały proces sprawiły, że dzięki wam i waszej współpracy wdrożenie było miękkie, lekkie, łatwe i przyjemne.
Tutaj raz jeszcze ukłon w kierunku Pawła za to, że ogarnął nam ten system. Właściwie stanowisko po stanowisku, osoba po osobie, punkt po punkcie byliśmy w stanie przejść przez samo wdrożenie.
Zapoznaliśmy się z systemem, jego możliwościami i różnymi właściwościami platformy: tym, co można zrobić, jak można przekazać komuś zadanie, jak można coś zamieścić na platformie i jak można wymieniać się dokumentacją.
Uważam, że samo wdrożenie, pomimo tego, że przebiegało w trakcie normalnego funkcjonowania biura i realizacji projektów, było skuteczne. Było to dodatkowe zadanie, które weszło w rytm realizacji projektów. To nie było tak, że coś skończyliśmy i dopiero coś zaczynaliśmy. Wdrażaliśmy ten mechanizm na żywym organizmie i uważam, że zrobiliśmy to dość skutecznie.
Michał Ejmont
Tak, to jest właśnie wyzwanie, które towarzyszy nam przy wszystkich projektach wdrożeniowych: wdrożyć Asanę pomimo tego, że jednocześnie mamy wiele innych projektów.
Firmy często przygotowują się do wdrożenia, wiedzą i są świadome tego, że jest to dużo pracy, ale kluczowe jest, żeby poukładać to w taki sposób, aby odpowiednio zagospodarować przestrzeń: przygotować się pilotażowo, wybrać konkretne procesy i wdrażać je pojedynczo.
Przy takich wdrożeniach bardzo ważne jest, żeby już na początku zadbać o to, aby tych prac nie przerwać. Także ja również jestem zadowolony i dziękuję za te słowa, Radosławie. Cieszę się, że udało nam się to zrealizować.
Zuzanna Pajdosz
Minęło już sześć miesięcy od wdrożenia systemu Asana. Chciałam zapytać, jak z tej perspektywy oceniacie komfort pracy w Asanie?
Paweł Skurski
Jeśli chodzi o komfort pracy, to poznaliśmy system dość dobrze już w pierwszych dniach wdrażania. Współpraca z Michałem i pozostałymi osobami, które nam pomagały, sprawiła, że w samym systemie czujemy się dobrze i wydaje się, że dobrze znamy jego możliwości.
Teraz najważniejsza praca czy najważniejsze zadanie zależy od nas, bo potrzebna jest dyscyplina, czyli ciągłe wykorzystywanie Asany i regularna praca w niej.
Myślę jednak, że w samym systemie poruszamy się dobrze. Wszyscy pracownicy znają poszczególne funkcje i to jest najważniejsze. Kluczowe znaczenie miały początkowe dni, czyli pierwszy etap wdrażania. Myślę, że możemy śmiało stwierdzić, że poznaliśmy Asanę na tyle dobrze, aby móc później komfortowo się w niej poruszać i pracować.
Radosław Guz
Ja porównam jeszcze ten system do innych systemów informatycznych, z których chyba wszyscy korzystamy. To jest tak jak przy korzystaniu z edytorów tekstu — nie podając ich nazw. Wykorzystujemy około 10% możliwości takiego edytora, abstrahując od tego, kto jest dostawcą.
Korzystamy z niego po to, żeby móc coś napisać, wydrukować albo ewentualnie przesłać wiadomość. Natomiast same możliwości większości arkuszy kalkulacyjnych czy dostępnych edytorów tekstu są ogromne. Wychodzi to w praktyce i dopiero po jakimś czasie odkrywamy nowe funkcje.
To jest też to, o czym powiedział Paweł. Istotą jest rozpoczęcie funkcjonowania z nowym narzędziem. Z czasem zaczynamy odkrywać nowe funkcje, nowe funkcjonalności i nowe sposoby wykorzystania tego narzędzia w naszej pracy.
Jeżeli chodzi o samo narzędzie oraz zakres jego wykorzystania, myślę, że wychodzi to po prostu w pracy — w zależności od tego, jak często i jak długo korzystamy z danego systemu. Z czasem poznajemy coraz więcej rzeczy.
Tak samo jak każdy z nas zaczynał kiedyś pisać coś na czystej stronie, a później, po miesiącu, dwóch albo dłuższym czasie, nauczył się na przykład robić rozdziały, edytować spis treści i tak dalej.
Zawsze porównuję to do takiej wiedzy, chociaż edytory tekstu, według danych specjalistów, i tak są wykorzystywane przez użytkowników w bardzo ograniczonym zakresie. Obecnie jest to około 10–15%. Zakładam, że Asany też nie wykorzystujemy w 100%, jeżeli chodzi o jej możliwości.
Michał Ejmont
Dziękuję, że o tym mówisz, bo to jest właśnie ważna kwestia, którą zawsze staramy się przewidzieć podczas wdrożenia: które funkcje będziemy wykorzystywać. Zawsze jest to decyzja do podjęcia, bo tak jak mówisz, nie wszystko się da.
Asana jest naprawdę obszernym narzędziem, choć z pozoru intuicyjnym. Tworzymy projekt, tworzymy zadania i już możemy w niej działać. Jednak pod tą prostą warstwą kryją się naprawdę bardzo ciekawe możliwości.
Naszą rolą nie jest jednak pokazanie wszystkiego i powiedzenie: „możecie wykorzystywać wszystko”, ani przeszkolenie zespołu ze wszystkich możliwych narzędzi. Chodzi o to, żeby wybrać te najważniejsze i pokazać zespołowi te funkcje, na których będzie pracować.
Trzeba zacząć od punktu startowego, żeby nie przestraszyć zespołu, bo pierwszym krokiem do wypalenia się z Asany jest właśnie jej niezrozumienie i przeciążenie liczbą informacji.
To, o czym mówisz, jest bardzo trafne: warto zacząć w konkretnym punkcie i z czasem dokładać dodatkowe funkcje oraz widoki. Można też wprowadzać Asanę do kolejnych działów, jeśli zaczęliśmy od jednego wybranego.
Tak samo jak w przypadku edytora tekstu, Asana ma możliwości, które — wierzę — będziecie mogli jeszcze w przyszłości wykorzystać, choć do tej pory nie mieliście ku temu okazji.
Chciałbym zapytać was, jaką radę dalibyście firmom, które rozpoczynają wdrożenie Asany?
Radosław Guz
Z punktu widzenia szefa powiem tak: Wojtek wspomniał o monitoringu, że szef ma monitoring pracowników. Szczerze mówiąc, ja tego tak nie odbieram. Widzę Asanę po prostu jako platformę wymiany informacji.
Jeżeli chodzi o radę, to powiedziałbym, że szef też czasami ma różne zajęcia i jeżeli umieści je w Asanie, to wtedy Wojtek czy Paweł widzą na przykład, że jestem niedostępny, że jestem na wyjeździe, realizuję inny projekt albo jestem gdzieś całkowicie wyłączony z dostępności.
Chłopaki widzą wtedy, że trudno będzie zdobyć na przykład podpis elektroniczny, bo fizycznie szefa nie będzie. Nie mówię nawet o urlopie, chociaż to też jest istotna informacja, którą można zamieścić w Asanie.
To, co mi dało to narzędzie, to przede wszystkim świadomość, że ja też jestem potrzebny w jakimś procesie. Nie polega to na tym, że dzięki temu narzędziu nagle monitoruje się pracowników. Chodzi raczej o to, że komunikacja w zespołach się spłaszcza. Można coś komuś przypisać, można kogoś o coś poprosić i zdecydowanie usprawnić komunikację.
Istotnym elementem jest tutaj czas, szczególnie przy realizacji projektów. Wiemy, że coś musimy wykonać do konkretnego momentu i wtedy widzimy, że w danym dniu potrzebny jest mi zespół albo wsparcie Wojtka. Można to sobie ładnie poukładać bez konieczności dzwonienia do Wojtka czy Pawła i dopytywania o szczegóły.
Na pewno jest to dobre narzędzie, jeżeli chodzi o usprawnienie komunikacji w zespole. A nie wiem, jak wy to odbieracie, Wojtku, Pawle?
Paweł Skurski
Tak, jak najbardziej. Myślę, że możemy się z tym w 100% zgodzić.
Jeśli chodzi jeszcze o rady dla firm, pracowników czy użytkowników Asany, to chyba powtórzyłbym kwestię, którą poruszałem już wcześniej: bardzo ważna jest konsekwencja i determinacja w korzystaniu z tego narzędzia.
Ważne może być też wzajemne mobilizowanie się pracowników i szefa, żeby konsekwentnie wykorzystywać narzędzie. Korzyści pojawiają się z perspektywy czasu i myślę, że są istotne.
Wojciech Kutnik
Dorzuciłbym jeszcze jedną rzecz. Moim zdaniem największym wyzwaniem jest to, że trzeba wyzbyć się innych narzędzi, bo chodzi o to, żeby trzymać wszystko w jednym miejscu.
W Asanie jest kalendarz, można też — tak jak mówił Radek — wiedzieć, kiedy kto jest na urlopie, można przekazywać sobie dokumenty, pisać wiadomości i zlecać zadania. Wszystko jest w jednym miejscu.
Jeśli kogoś kusi albo ktoś jest przyzwyczajony do korzystania z innych kalendarzy, notatek czy innych narzędzi, to trochę utrudnia pracę, bo nie trzyma się wszystkiego w jednym miejscu.
Potrzebna jest właśnie determinacja, o której mówił Paweł, i konsekwencja, żeby trzymać się jednego narzędzia. Wtedy daje ono naprawdę duże możliwości i nie ma rozpraszaczy ani rzeczy, które utrudniają pracę. Asana właściwie wszystko zapewnia jako narzędzie.
Michał Ejmont
Tak, widziałem, jak kiwaliście głowami, kiedy Wojtek opowiadał. Zmiana nawyków zawsze jest trudna.
Mamy tutaj do czynienia z projektem transformacyjnym, więc przechodzimy przez dużą zmianę. Muszę powiedzieć, że wykonaliście bardzo dobrą robotę i udało wam się przez tę zmianę przejść — przestawić się z pięciodniowego na czterodniowy tydzień pracy. Domyślam się, że jeszcze eksperymentujecie i wciąż nad tym pracujecie.
Myślę, że dobrze to podsumowaliście.
Radosław Guz
Wierz mi, Michale, kontynuując jeszcze — po pierwsze, mamy wspaniały zespół, który potrafi ze sobą rozmawiać i współpracować.
Natomiast to jest jeszcze informacja dla tych, którzy chcieliby zastosować ten system: nie będzie lekko. To będzie proces, który będzie wymagał — tak jak powiedzieli Paweł i Wojtek — pewnych wyrzeczeń czy zmiany nawyków.
To będzie jak z jazdą na rowerze. Jak nauczymy się jeździć, to później nawet nie będziemy się nad tym zastanawiać. Trzeba jednak jasno powiedzieć, że należy poświęcić trochę czasu na to, żeby przystosować się do nowego narzędzia i zacisnąć zęby. Chcąc mieć lepiej, na początku będzie trochę bolało.
Myślę, że naprawdę nie ma się czego bać, bo to jest tak, jak kiedy podchodzimy do kursu na prawo jazdy. Na początku przeraża nas wszystko, jeżeli chodzi o samochód. Nie wiemy, jak zmieniać biegi, a jak wsiadamy do samochodu z automatyczną skrzynią, to brakuje nam jednego pedału i też zastanawiamy się, o co w tym wszystkim chodzi.
Natomiast kiedy już nauczymy się posługiwać tym narzędziem, okazuje się, że jest to bardzo proste, banalne i intuicyjne. Jesteśmy w stanie to zrobić.
Zuzanna Pajdosz
Mam jeszcze ostatnie, podsumowujące pytanie. Głównym powodem wdrożenia systemu Asana było przejście na czterodniowy tydzień pracy, więc chciałam zapytać: czy Asana faktycznie pomaga wam w funkcjonowaniu w czterodniowym trybie pracy? Czy jest to skuteczne narzędzie pod tym względem?
Radosław Guz
Tak, tutaj jest kwestia, o której warto pamiętać. Ten projekt ma na celu sprawdzenie, czy jako zespoły jesteśmy w stanie skrócić czas pracy w kraju. Chodzi o to, czy wykonując te same zadania, przy tym samym wynagrodzeniu, ale spędzając mniej czasu w biurze, jesteśmy w stanie utrzymać jakość i tempo pracy w firmie.
Wybraliśmy Asanę jako narzędzie komunikacyjne z tego powodu, że wiemy, że będziemy widzieć się i spotykać rzadziej. Natomiast realizacja zadań powinna zostać utrzymana na tym samym poziomie.
Faktycznie widzimy się przez cztery dni w tygodniu, a niedługo będziemy widzieli się jeszcze krócej. I tutaj Asana pomaga — pozwala utrzymać komunikację. To, że Pawła czy Wojtka nie ma w pracy, nie zmienia faktu, że pewne informacje albo zadania wymagają przekazania w konkretnym dniu.
Bez tego narzędzia musiałbym zapisywać sobie takie rzeczy na kartce, tak jak mówił Paweł czy Wojtek, zostawiać im notatki na biurku albo wysyłać wiadomości z informacją, że coś jest do zrobienia w określonym czasie. Korzystając z Asany, mamy możliwość przekazania tych informacji za pomocą narzędzia.
Wiemy, że kiedy Wojtek będzie w pracy, te informacje do niego trafią. Nie chcę mówić, że wchodzę w jego czas prywatny, czyli w czas, kiedy go nie ma, ale jeśli na przykład mijamy się w piątek — Wojtek ma wolne, a ja jestem w pracy — mogę spokojnie zlecić mu zadania. W poniedziałek, kiedy przychodzi do pracy, ma już te informacje.
To jest kluczowe w wykorzystaniu tego narzędzia: mimo że się nie widzimy, pewne procesy, szczególnie komunikacyjne i związane ze zlecaniem zadań, mogą dalej funkcjonować. Jeśli Wojtek ma dla mnie jakiś dokument do podpisu albo coś, z czym powinienem się zapoznać, to mimo że nie jesteśmy razem w biurze, jest w stanie mi to przekazać. Wie, że kiedy przyjdę albo odpalę komputer, dostanę tę informację.
Nie musi też wysyłać szefowi pięciu maili ani przypominać, że coś jest do wykonania albo że umówione jest jakieś spotkanie. Takie rzeczy automatycznie dodają się do kalendarza i uzupełniają listę zadań, listę spotkań oraz listę telefonów koniecznych do wykonania.
W skróconym czasie pracy bardzo to pomaga, tym bardziej że w kolejnym półroczu będziemy się widzieli jeszcze rzadziej — zespołowo de facto przez trzy dni w tygodniu.
Wojciech Kutnik
Ja bym dodał jeszcze bardziej ogólnie, że my testujemy czterodniowy tydzień pracy, ale Asana pomaga szerzej — w komunikacji i wykonywaniu zadań wtedy, kiedy się nie widzimy.
Tak samo może być skutecznym narzędziem przy pracy zdalnej, kiedy każdy pracuje w swoim środowisku, w domu czy gdziekolwiek indziej, albo kiedy jesteśmy na delegacjach. Asana tworzy środowisko, w którym spotykamy się wirtualnie i jesteśmy w stanie wszystko tam załatwić: przekazać sobie dokumenty, polecenia, ważne komunikaty czy prośby o wsparcie.
To jest takie wirtualne biuro. My i tak widzimy się w biurze — może są to trzy dni, ale jednak się widujemy. Natomiast dzięki Asanie zachowujemy ciągłość. Nawet gdybyśmy się nie widzieli, niezależnie od tego, ile dni w tygodniu pracujemy, Asana moim zdaniem nas wspiera.
Paweł Skurski
Chciałbym dodać jeszcze jedno zdanie do tego, co mówili koledzy. W naszym przypadku wykorzystujemy Asanę w skróconym czasie pracy, przy czterodniowym tygodniu pracy. Natomiast myślę, że jest to narzędzie na tyle ogólne i dające takie możliwości wykorzystania, że sprawdzi się też w tradycyjnych systemach pracy.
Sprawdzi się również w pracy zdalnej, w zespołach, które dużo pracują zdalnie i nie mają bieżących spotkań. Trzeba podkreślić, że należy dostosować to narzędzie do swoich potrzeb i odpowiednio je wykorzystywać.
My stosujemy je przy czterodniowym czasie pracy, ale przy pełnym wymiarze czy przy pracy zdalnej również świetnie by się sprawdzało.
Zuzanna Pajdosz
Tak, tutaj chciałam dodać z naszej perspektywy, że zarówno Michał, jak i ja pracujemy w 100% zdalnie. Michał jest na Śląsku, ja we Włoszech i dajemy radę właśnie dzięki Asanie porozumiewać się na odległość i wspólnie realizować zadania.
Zgadzam się więc z tym, co powiedzieliście o środowisku pracy zdalnej, bo faktycznie Asana ma tutaj duży wpływ na pracę.
Michale, czy chciałbyś coś jeszcze dodać?
Michał Ejmont
Myślę, że nie. Jestem bardzo zadowolony z naszego wdrożenia. Miałem nadzieję, że po wdrożeniu i szkoleniu to się utrzyma, dlatego cieszę się, słysząc wasze pozytywne słowa i reakcje oraz widząc faktyczny wpływ.
Na bieżąco będziemy dalej się kontaktowali, żeby upewnić się, że Asana będzie się adaptowała swoim tempem i na przestrzeni dłuższego czasu.
Bardzo wam dziękuję — Radosławie, Wojtku, Pawle, Zuzo — za dzisiejszy wywiad. Mam nadzieję, że jeszcze się zobaczymy.
Radosław Guz
Dzięki!
______________________________________________________________________________
Historia wdrożenia Asany w Stowarzyszeniu Lubelskiego Obszaru Metropolitalnego pokazuje, że skuteczne zarządzanie pracą w zmieniającym się modelu organizacyjnym wymaga nie tylko odpowiedniego narzędzia, ale też zaangażowania zespołu, konsekwencji i gotowości do zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń.
Asana stała się dla zespołu przestrzenią do planowania, przekazywania informacji, monitorowania zadań i zachowania ciągłości pracy, szczególnie wtedy, gdy pracownicy nie spotykają się codziennie w biurze. Jak podkreślają rozmówcy, największe korzyści pojawiają się z czasem, wraz z regularnym korzystaniem z systemu i stopniowym odkrywaniem jego kolejnych możliwości.
Przykład Stowarzyszenia pokazuje, że dobrze zaplanowane wdrożenie może wspierać zarówno organizacje testujące czterodniowy tydzień pracy, jak i zespoły pracujące zdalnie, hybrydowo czy w tradycyjnym modelu. Kluczowe jest jedno: potraktować narzędzie jako wspólną przestrzeń pracy i konsekwentnie z niej korzystać.
