Wyobraź sobie orkiestrę, w której każdy muzyk gra inną melodię. Chaos, prawda? Podobnie jest z zespołem, w którym komunikacja kuleje i nie ma miejsca, by otwarcie mówić o swoich słabościach, konstruktywnie się spierać, wspólnie podejmować decyzje i brać za nie odpowiedzialność. Patrick Lencioni, autor „Pięciu dysfunkcji pracy zespołowej”, trafnie zauważył, że większość problemów w zespołach nie wynika z braku umiejętności, ale z niedoskonałości w relacjach i wymianie informacji.
Dysfunkcja 1: Brak zaufania – gdy mury rosną wyżej niż mosty
Zaufanie to fundament każdego silnego zespołu. Bez niego ludzie ukrywają swoje słabości, są niezdolni, by przyznać się do błędu czy niewiedzy, boją się prosić o pomoc. W takich warunkach komunikacja staje się powierzchowna – ludzie ukrywają ryzyka i realne problemy, unikają pytań, a w efekcie pracują obok siebie, a nie razem, co przekłada się na wymierne straty finansowe organizacji.
Jak to zmienić?
Zacznijmy od prostego ćwiczenia. Na kolejnym spotkaniu zespołu poproś każdego, by podzielił się jednym błędem z ostatniego tygodnia. Tak, to może być niezręczne. Dla części osób niewykonalne, dlatego przygotuj się, by zapewnić bezpieczeństwo psychologiczne, które sprzyja otwartości. Ale właśnie o to chodzi – pokaż, że bycie niedoskonałym to nic złego. Poprzez podobne proste ćwiczenia możemy zbudować kulturę organizacyjną, w której błędy są traktowane jako okazje do nauki i rozwoju, a nie jako powody do wstydu czy obawy przed karą. W ten sposób możemy stworzyć środowisko, w którym zespół czuje się komfortowo, dzieląc się swoimi doświadczeniami i w którym wspólnie możemy rozwijać się i doskonalić nasze umiejętności.
Inny pomysł to stworzenie „mapy umiejętności” zespołu. Niech każdy opisze swoje mocne strony i obszary do rozwoju. To nie tylko pomaga lepiej wykorzystać talenty w grupie, ale też ułatwia proszenie o wsparcie, gdy wiemy, kto, w czym jest ekspertem.
Dysfunkcja 2: Strach przed konfliktem – gdy cisza nie jest złotem
„Po co dyskutować. I tak szef zdecyduje” – brzmi znajomo? To myślenie zabija innowacyjność. Lencioni nazywa to „sztuczną harmonią”. Zespoły unikają trudnych rozmów, by nie naruszać relacji. W efekcie ważne decyzje zapadają na korytarzach, a nie podczas otwartych dyskusji.
Jak to zmienić? Zamiast pytać „Co o tym myślicie?”, spróbuj: „Znajdźmy trzy powody, dla których ten pomysł może się nie udać”. To zmienia perspektywę – krytyka staje się konstruktywnym wkładem, a nie atakiem.
W jednym z projektów, w którym brałam udział, wprowadziliśmy „czerwoną kartkę”. Każdy mógł ją podnieść, gdy czuł, że grupa unika niewygodnego tematu. To proste narzędzie istotnie poprawiło jakość dyskusji i decyzji.
Dysfunkcja 3: Brak zaangażowania – gdy cisza zabija decyzje
Brak zaangażowania w zespole może objawiać się jako obojętność lub bierność wobec podejmowanych decyzji. Często wynika on z niejasnych celów, braku zaufania w zespole lub pośpiechu w podejmowaniu decyzji, co sprawia, że członkowie zespołu czują, że ich opinie nie są ważne. Lencioni podkreśla, że takie środowisko może prowadzić do ciszy i braku dyskusji, co w efekcie utrudnia wdrażanie decyzji.
Co możemy zrobić? Wprowadź zasadę 10 minut. Po podjęciu decyzji daj zespołowi czas na otwarty sprzeciw. Jeśli nikt nie protestuje, uznajemy, że wszyscy się zgadzają – nawet jeśli mają wątpliwości.
Dodatkowo stwórz „kontrakt wykonawczy” dla każdej ważnej decyzji. Kto, co i do kiedy zrobi? To eliminuje niejasności i zwiększa poczucie odpowiedzialności.
Badania Gallupa pokazują, że w zespołach z jasnymi celami zaangażowanie jest o 56% wyższe. Jasne cele nie tylko motywują pracowników, ale także przekładają się na lepsze osiągnięcia organizacji.
Dysfunkcja 4: Unikanie odpowiedzialności – gdy „to nie moja sprawa” staje się normą
„Kolega z działu nie dotrzymuje terminów? Cóż, to nie mój problem” – takie podejście to efekt braku kultury feedbacku. Odpowiedzialność to nie tylko raportowanie szefowi, ale też odwaga, by zwrócić uwagę współpracownikowi.
Jak to zmienić? Wprowadź regularne sesje peer review. Raz w miesiącu niech każdy oceni 2-3 osoby z zespołu, odpowiadając na pytania: „Co cenię?” i „Co mogłoby pomóc?”. Omówcie wyniki wspólnie.
Świetnym przykładem jest tutaj Netflix ze swoją zasadą „Radical Candor” (radykalna szczerość). Menedżerowie regularnie dają sobie nawzajem bezpośredni feedback. Efekt? 70% pracowników twierdzi, że dokładnie wie, na czym stoi.
W Netflixie feedback nie ogranicza się do relacji szef-podwładny. Pracownicy na wszystkich szczeblach są zachęcani do otwartego wyrażania opinii, nawet jeśli są one niewygodne. Firma stosuje zasady 4A:
– Aim to Assist (Cel to pomoc),
– Actionable (Możliwy do zastosowania),
– Appreciate (Docenienie),
– Accept or discard (Akceptacja lub odrzucenie).
To sprawia, że feedback jest nie tylko szczery, ale przede wszystkim konstruktywny i ukierunkowany na rozwój.
Dysfunkcja 5: Brak skupienia na wynikach – gdy indywidualne ego przysłania wspólny cel
„Liczy się mój awans, nie wynik zespołu” – to mantra, która rozsadza zespoły od środka. Lencioni ostrzega: gdy grupa przestaje cieszyć się ze wspólnych sukcesów, to początek końca. Jak temu zaradzić? Wprowadź „metrykę zespołowego DNA”. Mierzcie nie tylko, indywidualne KPI, ale też wskaźniki współpracy, np. liczbę projektów międzydziałowych. Nagradzaj tych, którzy potrafią „poświęcić” swój interes dla dobra grupy.
Jeff Bezos, CEO Amazona, wprowadził zasadę „pustego krzesła” – na każdym ważnym spotkaniu to miejsce symbolizuje klienta. To proste, ale genialne przypomnienie, dla kogo naprawdę pracujemy.
Od dysfunkcji do synergii – droga do prawdziwej efektywności
Model Lencioniego to nie teoretyczny wykład. To praktyczna mapa dla zespołów, które chcą przestać marnować energię na wewnętrzne gry. Kluczem jest odwaga: przyznawania się do błędów, prowadzenia trudnych rozmów, brania odpowiedzialności i skupienia na wspólnym celu. Budowanie efektywnej komunikacji to proces. Zaczyna się od stworzenia atmosfery zaufania, gdzie każdy czuje się bezpiecznie, dzieląc się pomysłami i obawami. Zespół musi nauczyć się konstruktywnie konfrontować różnice zdań. A to prowadzi do głębszego zaangażowania w decyzje i większej odpowiedzialności za ich realizację.
Kultura feedbacku, jak ta w Netflixie, jest kluczowa dla ciągłego rozwoju. Gdy członkowie zespołu regularnie otrzymują i udzielają konstruktywnej informacji zwrotnej, stają się bardziej świadomi swoich mocnych stron i obszarów do poprawy. To przekłada się na lepsze wyniki indywidualne i zespołowe.
Ostatecznie, sukces zespołu zależy od skupienia wszystkich na wspólnym celu. Gdy indywidualne ambicje są zrównoważone z celami zespołu, a każdy rozumie, jak jego praca przyczynia się do wspólnego sukcesu, zespół może osiągnąć prawdziwą synergię.
Co możesz zrobić już dziś? Wybierz jedną dysfunkcję, która najbardziej doskwiera twojemu zespołowi. Wprowadź choćby jedno z zaproponowanych rozwiązań. Czasem wystarczy zacząć od prostego pytania: „Co naprawdę myślisz o tym projekcie?”.
Chcesz skuteczniej budować zaangażowanie, rozwiązywać konflikty i komunikować się z interesariuszami? Dołącz do szkolenia Zarządzanie Zasobami, Komunikacją i Interesariuszami, gdzie poprzez praktyczne ćwiczenia i realne case studies przełożysz teorię na działanie. Popraw jakość współpracy i zwiększ pewność siebie w relacjach projektowych. Sprawdź szczegóły i zapisz się już dziś!
Artykuł przygotowała:
Iwona Cydejko
Change Manager, Project Manager
PMP®, APMG Change Management Practitioner®, Scrum Fundamentals Certified (SFC™)
