W pmexperts jesteśmy przywiązani do wizji tworzenia trwałej wartości razem z naszymi Klientami. Dlatego też nie ma dla nas większej radości niż zbudowanie trwałego partnerstwa. Możliwość długoterminowej współpracy z Klientami jest dla nas żywym dowodem na wspólne generowanie korzyści biznesowych.
Czasami współpracujemy przez wiele lat, szkoląc kolejne grupy pracowników z tych samych zagadnień. W innym przypadku pogłębiamy wiedzę wcześniej przeszkolonych grup kolejnymi bardziej wyspecjalizowanymi warsztatami. Część Klientów decyduje się wspólnie z nami tworzyć, ale również po czasie optymalizować i rozwijać wewnętrzne metodyki zarządzania projektami. Inni z kolei angażują nas do prowadzenia projektów i ku naszej radości, chętnie kontynuują tę współpracę przy kolejnych przedsięwzięciach. Mamy nadzieję, że konkretne przykłady takich wieloletnich partnerstw będą dla Was inspiracją do nawiązania z nami trwałej kooperacji.
Produkcja pod rygorem przetargu – wyzwania globalnego dostawcy
Dzisiejszy przykład dotyczy współpracy z międzynarodowym przedsiębiorstwem produkującym wyroby na potrzeby służb mundurowych na całym świecie. Dostarczanie produktów dla tego rynku oparte jest w większości o postępowania przetargowe w reżimie prawa zamówień publicznych właściwego dla kraju potencjalnego odbiorcy. Każde postępowanie przetargowe jest projektem, którego odpowiednie zainicjowanie, zaplanowanie i przeprowadzenie daje szansę na wygranie postępowania. Jednocześnie wygranie przetargu otwiera kolejny, trwający niejednokrotnie szereg lat, etap realizacji zlecenia. Podobnie jak w przypadku branży automotive całość możemy potraktować jako jeden projekt produkcyjny, którego specyfiką jest regularne dostarczanie dużej liczby zamówionych produktów. Wytworzenie każdej kolejnej partii produktów jest przy tym okazją do doskonalenia zarówno samego wyrobu, jak i procesu dostarczania.
Zidentyfikowana potrzeba i zaproszenie do współpracy
Klient zaprosił nas do współpracy w momencie, kiedy organizacja zdążyła rozwinąć się już do znacznych rozmiarów i zidentyfikowała wewnętrznie potrzebę poukładania nie tylko procesów logistycznych i produkcyjnych, ale również przygotowawczych i zarządczych w obrębie podejmowanych i realizowanych zleceń. Pracownicy organizacji zaangażowani w te procesy podjęli w pierwszej kolejności samodzielną próbę ułożenia potrzebnych działań. Przeprowadzone wewnętrzne warsztaty pozwoliły im zidentyfikować szereg pytań i wątpliwości, na które trudno było znaleźć samodzielną odpowiedź. Stąd zaproszenie dla pmexperts jako wyspecjalizowanego zewnętrznego podmiotu, do wsparcia wewnętrznego zespołu w opracowaniu metodyki zarządzania projektami.
Od pierwszego spotkania do wspólnego celu
Po pierwszych spotkaniach z przedstawicielami organizacji zaproponowaliśmy klientowi nasz sprawdzony model postępowania przy opracowywaniu metodyk zarządzania projektami dopasowanych do specyficznych środowisk różnych organizacji. Po uzgodnieniu podjęcia współpracy i podpisaniu stosownych dokumentów dotyczących zachowania poufności rozpoczęliśmy od spotkania otwierającego z zespołem powołanym już wcześniej po stronie klienta. Jego celem było przekazania wszystkim zaangażowanym osobom informacji o celu naszej współpracy, uzgodnionych krokach i ramach naszego wspólnego działania. Kluczowe dla nas było zbudowanie w tym momencie świadomości wspólnego przedsięwzięcia angażującego na równi pracowników organizacji oraz konsultantów pmexperts.
Pierwszą aktywnością po spotkaniu otwierającym było przeprowadzenia badania poziomu dojrzałości projektowej przedsiębiorstwa zarówno w wymiarze formalnym, jak i od strony rzeczywistych praktyk działania. Przede wszystkim zapoznaliśmy się z wykorzystywaną już w organizacji dokumentacją, systemem decyzyjnym oraz aplikacjami cyfrowymi wspierającymi bieżące zarządzanie. Odbyliśmy również szereg rozmów z wytypowanymi przedstawicielami organizacji na różnych szczeblach kierowniczych. Wnioski z badania zostały zawarte w raporcie, który przedstawiliśmy kierownictwu po stronie klienta i na jego podstawie doprecyzowaliśmy zakres prac do przeprowadzenia w kolejnych krokach.
Warsztaty i wstępne projektowanie metodyki
Drugim krokiem było przeprowadzenie warsztatu dla zespołu delegowanego do współpracy ze strony klienta. Miał on na celu wyrównanie poziomu wiedzy o kluczowych konceptach i schematach rekomendowanych przez standard zarządzania projektami zawarty w PMBOK® Guide. Istotnym wynikiem warsztatu było również uzgodnienie wspólnie rozumianego zestawu pojęć, co ma istotne znaczenie dla precyzji definiowania metodycznego podejścia w organizacji. Podczas warsztatu pracowaliśmy na rzeczywistych przykładach projektów realizowanych w przedsiębiorstwie. Poza projektami dedykowanymi przetargom i dostarczaniu wyrobów omawialiśmy również projekty R&D oraz projekty inwestycyjne, np. budowlane. Dzięki temu już w tym czasie mogliśmy rozpocząć wstępne szkicowanie schematów, które powinny zostać odwzorowane w docelowej metodyce zarządzania projektami.
Testowanie i pilotaż metodyki
Następna faza naszej współpracy obejmowała iteracyjną pracę nad kolejnymi szkicami metodyki. W niespełna miesiąc odbyliśmy trzy cykle pracy nad dokumentem. W ich wyniku powstała wersja wstępna metodyki, która dalej była wykorzystana przy prowadzeniu wytypowanych projektów pilotażowych. Projekty pilotażowe pozwoliły nam na sprawdzenie zaproponowanych schematów organizacyjnych oraz szablonów dokumentacji projektowej w praktyce. W tym czasie odbyliśmy również spotkanie z najwyższym kierownictwem organizacji, które pozwoliło nam zebrać kluczową informację zwrotną. Podczas całej fazy realizacji projektów pilotażowych konsultanci pmexperts ściśle współpracowali z zespołem po stronie klienta, gromadząc i analizując wspólnie rzeczywiste doświadczenia i doskonaląc zapisy metodyki przed przedstawieniem jej do ostatecznego zatwierdzenia. Szkoliliśmy także zespoły projektowe, rozszerzając krąg osób przygotowanych do funkcjonowania w nowych schematach organizacyjnych. Kierownicy projektów pilotażowych otrzymali również wsparcie indywidualne koncentrujące się na praktyce stosowania zapisów metodyki.
Zatwierdzenie i wdrożenie metodyki
Ostateczna wersja wewnętrznej metodyki zarządzania projektami w omawianym przedsiębiorstwie została zatwierdzona przez najwyższe kierownictwo po pół roku doskonalenia w oparciu o projekty pilotażowe. Co ważne, już wówczas uświadomiliśmy przedstawicielom klienta, że z pewnością będzie ona wymagała dalszego doskonalenia. Jest to naturalny proces. Z jednej strony kolejne prowadzone projekty przynoszą kolejne doświadczenia i pomysły na optymalizację. Z drugiej strony zmieniają się warunki zewnętrzne funkcjonowania przedsiębiorstwa, co nie pozostaje bez wpływu na schematy organizacyjne. Istotne jest, by zmian w metodyce nie wprowadzać zbyt często. Z reguły rekomendujemy przegląd i korektę metodyki po roku stosowania.
Optymalizacja po dwóch latach
W omawianym przypadku wróciliśmy do wspólnych działań z klientem po niespełna dwóch latach. W tym czasie organizacja zebrała sporo doświadczeń z realizacji projektów, ze stosowania zatwierdzonej metodyki, z pracy na szablonach dokumentów projektowych. Rozpoczęliśmy wówczas od wspólnej retrospektywy i omówienia zebranych doświadczeń. Następnie ponownie wspólnie z zespołem delegowanym ze strony klienta podjęliśmy pracę nad zapisami metodyki zmierzającą do ich optymalizacji. Co istotne należy wspomnieć, że optymalizacja nie zawsze oznacza uproszczenie. Jej celem jest większa adekwatność, trafniejsza odpowiedź na aktualne potrzeby organizacji. Co do zasady jesteśmy zwolennikami mniejszej ilości tekstu, ale zdarza się, że jakiś fragment procesu zarządzania bądź realizacji projektu wymaga bardziej rozbudowanego opisu lub bardziej złożonego szablonu.
Aktualizacja to nie wszystko – liczy się wdrożenie w praktyce
W ślad za aktualizacją metodyki potrzeba upowszechnienia znajomości i wytłumaczenia zaistniałych zmian. W tym obszarze klient ponownie polegał na konsultantach pmexperts. Dzięki dobrej znajomości organizacji, zbudowanym już wcześniej relacjom z poszczególnymi pracownikami oraz uczestnictwie w szkicowaniu zmian metodyki mogliśmy skutecznie przejąć na siebie szkolenie liderów z różnych części organizacji. Oczywiście szkolenia te miały już wymiar skrócony w stosunku do szkoleń prowadzonych dwa lata wcześniej. Niemniej jednak zgodnie z naszym doświadczeniem musiały one zawierać w sobie część dedykowaną powtórce podstawowych schematów i rekomendowanych praktyk w zarządzaniu projektami oraz część poświęconą nowym zapisom wewnętrznej metodyki. Należy pamiętać, że przynajmniej część uczestników tego typu szkoleń tylko okazjonalnie bierze udział w projektach i powtórka podstaw jest doskonałą okazją do odświeżenia zrozumienia specyfiki podejścia projektowego.
Współpraca, która rośnie wraz z firmą
Organizacja naszego klienta przechodzi kolejne dynamiczne zmiany. Struktura organizacyjna rośnie i ulega przeobrażeniu. Jednocześnie trendy światowe zarówno w obszarze rynku i polityki, jak i w dziedzinie technologii kreują nowe wyzwania i szanse. Niedługo z pewnością przyjdzie kolejny moment weryfikacji aktualności zapisów metodyki, tym razem już do wersji 3.0. My, jak zawsze, jesteśmy gotowi do pomocy!
Artykuł przygotował:
Maciej Krupa
Project Manager, Senior Consultant
PMP®, PRINCE2®, AgilePM® Accredited Trainer
