Budowanie aktywnego nastawienia sponsora do naszego projektu najlepiej rozpocząć już w fazie inicjalizacji. Wtedy to, będąc w roli kierownika projektu, mamy unikalny moment wywołania pierwszego, pozytywnego wrażenia na naszym sponsorze i stworzenia gruntu pod zdrową, owocną relację. Wówczas też możemy zacząć tę współpracę właściwie dostrajać, angażując naszego sponsora we wspólne prace inicjacyjne.
Istotne jest to, aby już w trakcie rozpoczynania projektu ustalić generalne zasady współpracy i zebrać informacje na temat oczekiwanego przez sponsora stopnia jego osobistego zaangażowania w projekt.
Wiemy, że projekty cechuje pierwiastek unikalności. Będą takie, w których bez mocnego zaangażowania ze strony sponsora projektu, nie uda nam się zrealizować zaplanowanych prac. Będą też takie, w których sponsor otwarcie zakomunikuje nam, że od tego ma kierownika projektu, aby „zdjął mu z głowy” ów projekt i poprowadził go całkowicie samodzielnie, raportując jedynie status z ustaloną regularnością. Może się też zdarzyć, że prowadzić będziemy projekt, w którym sponsor okaże się być zbyt aktywny, wchodząc (świadomie lub nie) w naszą rolę kierownika projektu. Odpowiedzialnością kierownika projektu jest właściwe oszacowanie optymalnego stopnia zaangażowania naszego sponsora i podjęcie próby wywołania go.
Z premedytacją piszę tutaj o podjęciu próby. Wiemy, że w relacji ze sponsorem to nie my narzucamy czy ustalamy zasady gry. Możemy jednak umiejętnie wywierać wpływ i w przekonujący sposób zachęcać naszego sponsora do przyjęcia oczekiwanej postawy. Kluczem do tego jest oczywiście właściwa komunikacja i analiza informacji. Sponsor to jeden z najistotniejszych interesariuszy naszego projektu. Podobnie jak w przypadku innych interesariuszy, kluczem do sukcesu w tej relacji jest właściwe jej zaplanowanie oraz konsekwentne podtrzymywanie.
Warto więc na samym początku odpowiedzieć sobie na pytanie, jakiego zaangażowania sponsora potrzebuję, aby poprowadzić projekt z sukcesem. Czy moja pozycja, autorytet w organizacji są na tyle rozwinięte, że nie będę oczekiwał silnego, regularnego wsparcia od sponsora? Czy może bez jego wsparcia trudno będzie mi kogokolwiek w organizacji zainteresować projektem, nie mówiąc o zaproszeniu do współpracy? W jakich aspektach projektu będę potrzebował wsparcia sponsora? Czy będzie on dla mnie autorytetem technicznym, dziedzinowym? Czy może będzie pełnił rolę prestiżowego ambasadora projektu? Czy będzie mi niezbędny do pozyskania wartościowych członków zespołu zarządzającego projektem z innych departamentów organizacji? Jak często będę potrzebował jego decyzji? Czy oczekuję jego wsparcia w planowaniu projektu? Jak środowisko, w którym projekt będzie realizowany, determinować będzie moje zapotrzebowanie na angażowanie sponsora? Dobrze rozpocząć od stworzenia profilu „idealnego” dla naszego projektu i środowiska sponsora. Pamiętajmy też o tym, że jak wiele innych elementów w projekcie, nasze „zapotrzebowanie” na wsparcie sponsora może się zmieniać. Dobrze więc jest być przygotowanym na różne scenariusze i zapowiedzieć sponsorowi, że i w tej sferze występować będzie dynamika.
Mając wyobrażenie naszego „idealnego” dla tego konkretnego projektu sponsora powinniśmy przygotować się do przekonującego zaprezentowania naszych oczekiwań przed faktycznym sponsorem. I tutaj bardzo pomocne będzie zebranie informacji i obserwacji na temat preferowanego stylu działania naszego sponsora. Na ile przystaje on do naszego ideału? To typowa analiza rozbieżności pomiędzy stanem oczekiwanym a rzeczywistością. Od jej wyników zależeć będzie nasza dalsza strategia oddziaływania na sponsora. Jeśli wyniki porównania wypadają korzystnie, powinniśmy przygotować strategię oddziaływania na podtrzymywanie przez sponsora oczekiwanej przez nas postawy. Jeśli rozbieżności pomiędzy postawą oczekiwaną, a faktyczną są znaczące, powinniśmy opracować strategię wywierania wpływu na zachowania naszego sponsora.
Uruchomiliśmy już funkcjonalność związaną z komentowaniem naszych wpisów. Zachęcam Was do dzielenia się ze mną swoimi spostrzeżeniami na temat budowy relacji ze sponsorem. Czy zdarzyło się Wam już w aktywny sposób budować relację z Waszym sponsorem? Jakie rezultaty udało Wam się osiągnąć? Jakie działania przyniosły oczekiwane rezultaty? Przed czym przestrzegalibyście innych kierowników projektów, bo ewidentne nie zadziałało?
