W poprzednim tekście z serii poświęconej zestawieniu ze sobą „przykazań” zawartych w nowych edycjach manualu PRINCE2® oraz PMBOK® Guide wydanych w 2017 roku wszedłem w omawianie realizacji projektu. Podsumowałem tamten artykuł stwierdzeniem, że proces „Kieruj i zarządzaj pracami projektu” zgodnie z PMBOK® Guide nie wyczerpuje wszystkich zadań kierownika projektu i kierownika zespołu wypełnianych podczas realizacji prac projektowych zgodnie z metodyką PRINCE2®. Należy zatem wskazać kolejne procesy pochodzące z PMBOK® Guide i zestawić je z elementami metodyki PRINCE2®.
Już w poprzednim tekście kilkukrotnie pojawiło się słowo „zmiana”. Dlatego postanowiłem w pierwszej kolejności wziąć na warsztat proces „Przeprowadź zintegrowaną kontrolę zmian” (ang. Perform Integrated Change Control). Jest to proces przeglądania wszelkich żądań zmian (ang. change requests) oraz zatwierdzania zmian i zarządzania zmianami produktów, dokumentów projektowych i planu zarządzania projektem, a także komunikowania decyzji. Kluczową korzyścią z wykorzystania tego procesu jest umożliwienie rozważenia zmian w sposób zintegrowany z uwzględnieniem całościowego ryzyka projektu, które może wynikać z wprowadzania zmian, bez wzięcia pod uwagę ich wpływu cele lub plany projektu.
Od momentu zatwierdzenia planu bazowego (zakres projektu, harmonogram, budżet; ang. scope baseline, schedule baseline, cost baseline) proces ten powinien być realizowany przez cały czas trwania projektu w odniesieniu do tych podstawowych elementów planu zarządzania projektem. W zależności od poziomu skomplikowania projektu oraz jego szczególnych uwarunkowań proces zintegrowanej kontroli zmian może obejmować również inne elementy, które powinny być wskazane w planie zarządzania konfiguracją (ang. configuration management plan). Szczegółowe zasady postępowania z żądaniami zmian mają zaś być ujęte w planie zarządzania zmianą (ang. change management plan).
Plan zarządzania zmianą będzie również precyzował podział odpowiedzialności. Sam proces „Przeprowadź zintegrowaną kontrolę zmian” jest zgodnie z PMBOK® Guide zasadniczą odpowiedzialnością kierownika projektu. Kierownik projektu będzie zawsze odpowiedzialny za zarejestrowanie żądania zmiany zgłoszonego przez któregokolwiek z interesariuszy, również jeżeli zostało ono zgłoszone w formie ustnej. Oczywiste jest jednak, że nie zawsze kierownik projektu będzie podejmował ostateczną decyzję. Plan zarządzania zmianą powinien wskazywać, kiedy decyzja może zostać podjęta przez kierownika projektu, kiedy przez sponsora, a kiedy wymagane będzie formalne powołanie komitetu kontroli zmian (ang. change control board).
Zgodnie z metodyką PRINCE2® działania związane z wychwytywaniem i ocenianiem wniosków o wprowadzenie zmian (ang. request for change) realizowane są przez kierownika projektu w ramach procesu „Sterowanie etapem” (ang. controlling a stage). Ma on działać w zgodzie z zasadami postępowania określonymi w części dokumentacji inicjowania projektu, tzn. w podejściu do sterowania zmianami (ang. change control approach). Dokument ten wyczerpuje zarówno elementy planu zarządzania konfiguracją, jak i planu zarządzania zmianą proponowanych przez PMBOK® Guide.
W zakresie ról i obowiązków doprecyzuje on zadania i odpowiedzialności kierownika projektu oraz roli obsługi zmian (ang. change authority). Rola ta może być pełniona przez oddzielenie wskazaną osobę lub osoby, ale także może być połączona z rolą kierownika projektu, nadzoru projektu (ang. project assurance) lub pozostawiona w całości w rękach komitetu sterującego (ang. project board). Również metodyka PRINCE2® wyraźnie wskazuje przy tym, że będzie to zależne od dostosowania do specyfiki i złożoności projektu.
Generalne podejście do zmian w projekcie metodyka PRINCE2® ujmuje w temacie „zmiana” (ang. the change theme). Poza elementami dotyczącymi zarządzania konfiguracją oraz podziałem ról i obowiązków zawiera on zalecaną procedurę sterowania zagadnieniami i zmianami (ang. recommended issue and change control procedure). Obejmuje ona kolejno kroki: zarejestruj (ang. capture), oceń (ang. assess), zaproponuj (ang. propose), zdecyduj (ang. decide), wdrażaj (ang. implement). Jak już wiemy krok „decyduj” może wykraczać poza uprawnienia kierownika projektu. Co ciekawe, zarówno metodyka PRINCE2®, jak i PMBOK® Guide przewidują, że osoba właściwa do podjęcia decyzji może zarówno przystać na zmianę, odrzucić ją lub odroczyć podjęcie decyzji.
Manual PRINCE2® wyraźnie przydziela jednak pozostałe kroki zalecanej procedury kierownikowi projektu. Kierownik projektu będzie wykorzystywał w tym celu rejestr zagadnień (ang. issue register). PMBOK® Guide zaproponował narzędzie o podobnej nazwie jako obiekt wyjściowy z procesu „Kieruj i zarządzaj pracami projektu”, tzn. ang. „issue log” również tłumaczone na polski jako rejestr zagadnień. Jednak w procesie „Przeprowadź zintegrowaną kontrolę zmian” uwzględnia również obiekt wyjściowy o nazwie „rejestr zmian” (ang. change log). Wyjaśnienie dalszych podobieństw i różnic pomiędzy tymi dokumentami będzie przedmiotem mojego kolejnego tekstu.
Autor: Maciej Krupa
Poprzednie wpisy z serii:
- PMBOK® Guide vs manual PRINCE2® – Zarządzanie integracją projektu cz. 5
- PMBOK® Guide vs manual PRINCE2® – Zarządzanie integracją projektu cz. 4
- PMBOK® Guide vs manual PRINCE2® – Zarządzanie integracją projektu cz. 3
- PMBOK® Guide vs manual PRINCE2® – Zarządzanie integracją projektu cz. 2
- PMBOK® Guide vs manual PRINCE2® – Zarządzanie integracją projektu cz. 1
- Cykl życia projektu- PMBOK® Guide vs manual PRINCE2®
