Nie od dziś wiadomo, że kluczem do rozwoju każdej jednostki czy organizacji jest zmiana. Choć często kojarzona z obawami, niepewnością i wysokim ryzykiem, zazwyczaj staje się nowym początkiem i krokiem naprzód.
Decyzję o dokonaniu zmian musieliśmy podjąć także my – PM Experts. Wiedzieliśmy, że chcemy się rozwijać, dostarczać najwyższej jakości produkty i usługi, a także znaleźć miejsce, które będzie ośrodkiem nowej energii napędzającej do działania w nowych realiach. Postanowiliśmy rozwinąć żagle i popłynąć do Łodzi.
Czy PM Experts zdecydowałoby się na otworzenie biura handlowego właśnie tutaj gdyby nie pandemia? Na to pytanie trudno znaleźć dziś odpowiedź. Jednak, jakby się dłużej zastanowić, mogę stwierdzić, że to najlepszy możliwy wybór. Po pierwsze – lokalizacja w centrum Polski, gwarantująca szybki dojazd do Klientów. Po drugie: zespół. Właśnie stąd, w znamienitej większości, pochodzą osoby, które tworzą firmę. Wiele miesięcy pracy zdalnej sprawiło, że każda z nich marzyła o tym, abyśmy mogli wreszcie zacząć spędzać wspólnie czas. Decyzja o poszukiwaniach lokalu właśnie w Łodzi była więc niemal oczywista od samego początku.
Pociągająca w tym mieście jest również jego historia. „Ziemia Obiecana” kusi nadal wielu inwestorów zarówno z kapitałem polskim, jak i zagranicznym. To właśnie tutaj prawie 200 lat temu nastąpił rozkwit handlu, a na miejscu osady przemysłowej zaczęły powstawać największe fabrykanckie fortuny. Niektóre z nich, choć w innej formie i czasie, swój kunszt prezentują do dziś i rozbudzają apetyty firm na lokowanie tutaj swoich biznesów i spełnianie „amerykańskiego snu”.
Tutaj zaczyna się moja przygoda, w której musiałam zmierzyć się z nie lada wyzwaniem – przeniesienia dotychczasowego biura w nowe miejsce. Wcieliłam się więc w rolę project managera od przeprowadzki.
Aby projekt zakończył się w wyznaczonym czasie razem z zespołem projektowym przygotowaliśmy plan i strukturę podziału pracy. Dzięki temu udało się zaplanować jaka czynność ma być wykonana danego dnia i kto ma być za nią odpowiedzialny. Jako kierownik projektu rozdysponowałam więc zadania swoim koleżankom i kolegom, a sama udałam się do Warszawy.
W tym wypadku można powiedzieć, że nie tylko zostałam PM’em, ale wcieliłam się również w Sherlocka Holmes’a. Nie minę się z prawdą jeśli powiem, że w sumie każdy kierownik projektu powinien zresztą mieć cechy dobrego detektywa – aby projekt został przeprowadzony skutecznie wymagana jest dociekliwość, umiejętność łączenia faktów i nierzadko intuicja. Nie inaczej było w tym przypadku.
Wyobraźcie sobie moją reakcję po wejściu do znajomego miejsca po prawie 1,5 roku. Nie dość, że w ramach przygotowania do przeprowadzki musiałam zmierzyć się z inwentaryzacją rzeczową oraz oddzielić rzeczy firmowe od tych, które należały do właścicielki wynajmowanego przez firmę lokalu, to jeszcze poczułam się niemal jak w kapsule czasu rozpoznając znajome przedmioty i miejsca, które przywoływały wspomnienia.
Pomimo faktycznego rozrzewnienia musiałam zachować trzeźwość umysłu i przystąpić do segregowania rzeczy. Dzięki szkoleniu „Zarządzanie Projektami w Organizacjach” pamiętałam, że w moich planach muszę uwzględnić wszystkich interesariuszy – Zarząd, koleżeństwo, właścicielkę lokalu czy firmę zajmującą się praktycznym aspektem przeprowadzki. Moim zdaniem to zadanie udało mi się zrealizować bez zastrzeżeń.
Ponadto, na własnej skórze przekonałam się jak to jest zarządzać zmianą. I mam tu na myśli nie tyle całe przedsięwzięcie, a sytuacje, które nie zostały uwzględnione podczas planowania ryzyka. Na pewno wiele z was niejednokrotnie doświadczyło zmiany planów na ostatnią chwilę. Nikogo więc nie zaskoczy fakt, że w tym wypadku to również miało miejsce. Termin pojawienia się ekipy zmienił się w ciągu godziny, finalnie okazało się, że przeprowadzka nastąpi dzień później. Nie pozostało mi nic innego, jak mentalnie przybrać pozę kwiatu lotosu i nie tracąc czasu wrócić do naszych Klientów.
Nazajutrz miałam już wsparcie koleżanki, której nie brakowało zapału do pomocy. Z rana pojawili się też Panowie z firmy przeprowadzkowej. Dzięki temu mogłam poświęcić się koordynowaniu pracy przy odświeżeniu lokalu. Muszę przyznać, że motyw przewodni tamtego dnia to z pewnością zarządzanie zespołem. Delegowanie zadań, ich monitorowanie i kontrola wymaga nie lada logistyki. W tym samym czasie kilka osób pracowało nad tym, aby cały proces przebiegł jak najsprawniej. Dzięki kompetencjom nabytym podczas naszych szkoleń udało się bezproblemowo przetransportować wszystkie najistotniejsze dla dalszego funkcjonowania przedmioty.
Gdy teraz patrzę na całe to przedsięwzięcie wydaje mi się, że było ono niezwykle łatwe. Jednak każdy, kto miał okazję spotkać się z podobną sytuacją zrozumie, jak bardzo mylne jest to wrażenie. Proces przeprowadzki wymaga, przede wszystkim, dobrego planu działania. Dzięki niemu każdy projekt zwiększy swoje szanse na zakończenie się sukcesem – tak, jak stało się to w naszym wypadku. Od teraz jesteśmy już w nowej przestrzeni, w której praca będzie przyjemnością i w której będziemy mogli działać nad wspólnymi sukcesami.
