Dynamice zmian w dzisiejszym świecie poświęcono już wiele stron. Wszyscy zdajemy sobie sprawę, że żyjemy w czasach rosnących niepewności. Skłania nas to do poszukiwania właściwej odpowiedzi zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Firmy oczywiście również muszą znaleźć swoje odpowiedzi na to wyzwanie. Często spotykam się w ostatnich latach ze zdaniem: Szefowie oczekują, że będziemy bardziej agile. Jest to z pewnością dowodem na to jak wielką karierę pojęcie „agile” zrobiło od czasu stworzenia Manifestu Zwinności, a w zasadzie „Manifestu programowania zwinnego” (www.agilemanifesto.org) w lutym 2001 rok. Czy jednak metodyki zwinnego zarządzania projektami są wprost odpowiedzią? Jak można się spodziewać, skomplikowana rzeczywistość nie daje nam komfortu prostych odpowiedzi i zastosowania powszechnie schematycznych rozwiązań.
Wyzwania współczesnego rynku pracy
Ilustracją dynamiki zmian w naszych czasach może być Raport World Economic Forum „Future of Jobs Report 2025”1 opublikowany 7 stycznia 2025 rok. Wskazał on 5 kluczowych czynników wpływających na rynek pracy. Żyjemy w czasach globalnej niepewności politycznej i odwrotu od swobodnej wymiany handlowej w wymiarze światowym. Zmiany technologiczne i zielona transformacja na dobre zakorzeniły się w naszej codzienności. Obserwujemy również zmianę demograficzną na rynku pracy – rośnie grupa pracowników w wieku przedemerytalnym. Kluczowe słowa to zmiana i niepewność. Zmiana postawa i nastrojów, zmiana narzędzi i rozwiązań, zmiana struktury wiekowej społeczeństwa. Zmiana wymaga od nas porzucenia dotychczasowych przyzwyczajeń a to nieubłaganie wiąże się z niepewnością jutro. Jutro może być gorsze lub lepsze niż dziś, ale na pewno będzie inne. Wymaga to od nas zaadaptowania się do nowych warunków. Duże tempo zmian wymusza z kolei szybką i elastyczną adaptację.
Od prognozowania do elastyczności: ewolucja metodyk
Powstałe w latach 50-tych i 60-tych XX wieku metodyki zarządzania projektami koncentrowały się na istotności przewidywania przyszłości i budowania planów, które w oparciu o rzetelne prognozy miały pozwolić na skuteczne, a przynajmniej skuteczniejsze, dopasowanie zasobów do wymaganych prac prowadzących do skutecznej realizacji przedsięwzięcia. Jednakże już na przełomie lat 80-tych i 90-tych XX wieku w obszarze tworzenia oprogramowania, czyli nowej i dynamicznie rozwijającej się dziedziny nauki i biznesu, zauważono, że podejście predykcyjne nie działa. Tworzone plany alokacji zasobów nie były w stanie sprostać dynamice zmian technologii, w której nowe możliwości techniczne pojawiały się w krótkim czasie, ale wymagały oczywiście kolejnych kompetentnych realizatorów. W ślad za nowymi możliwościami technicznymi zmieniało się wyobrażenie o możliwych zastosowaniach a zatem oczekiwania wobec konkretnych systemów i rozwiązań. Odpowiedzią było powstanie zwinnych, czy też adaptacyjnych schematów organizacji pracy.
Uncertainth and Complexity Model Inspired by the Stacey Complexity Model
Źródło: Agile Practice Guide, 2017, Project Management Institute
Zwinne podejścia – szanse i ograniczenia
Tradycyjne metodyki zarządzania projektami stawiały na sekwencyjne, czy też liniowe, ułożenie aktywności projektowych w kolejności: planowanie, realizacja, sprawdzenie, wdrożenie. W odróżnieniu od nich metodyki adaptacyjne stawiały na przeplatanie się planowania i realizacji, co miało pozwolić na łatwiejsze skorygowania kursu projektu w wyniku sprawdzenia zrealizowanej części w miejsce brnięcia w dalekosiężne nietrafione rozwiązanie. Według The 17th State of Agile Report (https://digital.ai/resource-center/analyst-reports/state-of-agile-report/) nadal najbardziej popularnym na świecie schematem postępowania zwinnego jest Scrum. Podstawą Scrum-a jest adaptacja do wyników i skorygowane planowanie nie rzadziej niż raz na miesiąc. Jednocześnie tenże sam raport wskazuje, że coraz więcej organizacji na świecie, zwłaszcza średnich i dużych, napotyka na istotne bariery we wdrożeniu Agile przy tworzeniu oprogramowania i w to miejsce decyduje się na różne schematy postępowania mocno dopasowane do swojej specyfiki.
Dlaczego tak się dzieje, skoro jak już wspomnieliśmy, świat staje się coraz bardziej skomplikowany (ang. Complicated) i złożony (ang. Complex)? Po pierwsze warto podkreślić, że podejście zwinne, choć bardzo dynamiczne nie jest pozbawione przyjęcia założeń co do pewnych stałych elementów organizacji pracy. Na przykład zakłada się stały zespół wytwórczy, czy też stałość uzgodnionego zakresu pracy w określonym, choć krótkim czasie (nie dłużej niż miesiąc). Jak możemy wywnioskować z przedstawionego powyżej rysunku, nie sprawdzi się to w sytuacji absolutnie chaotycznej. Z drugiej strony nawet w chaotycznych warunkach firmy z reguły nie mogą sobie pozwolić na zbyt dużą skalę zmian w krótkim czasie. Z uwagi na przepisy podatkowe dominuje roczne planowanie budżetowe, które mocno ogranicza elastyczność firm.
Hybrydyzacja jako odpowiedź na złożoność
Raport Project Management Institute (PMI) “Pulse of the Profession® 2024” zawiera bardzo ciekawe zestawienie wykorzystania tradycyjnych, tzn. opartych na przewidywalności (ang. Predictive), oraz zwinnych (ang. Agile) metodyk zarządzania projektami, które powstało na podstawie badanie różnych organizacji, także spoza świata IT. Wyraźnie widać na nim zjawisko wspomniane wcześniej w ślad za The 17th State of Agile Report – wykorzystanie „czysto” zwinnych metodyk przestało rosnąć i zaliczyło spadek. Wykorzystanie metodyk predykcyjnych spadało zaś już od dłuższego czasu. Nie oznacza to jednak, że w to miejsce wkradł się organizacyjny chaos. Wyraźnie widać stały wzrost znaczenia metodyk hybrydowych, tzn. opartych o schematy postępowania dopasowane do swojej specyfiki nie tylko branży, ale warunków pracy poszczególnych organizacji.
Praktyczne wskazówki: jak dobierać metodyki do organizacji
Pojęcie „hybrydy” ma podkreślać, że w takiej organizacji pracy łączy się ze sobą elementy predykcyjne i elementy adaptacyjne. Jednak choć tego typu podejście możemy odnaleźć w istniejących skodyfikowanych metodykach zarządzania projektami (np. AgilePM), to oba przytoczone powyżej raporty podkreślają, że organizacje stawiają obecnie na poszukiwanie własnej organizacji pracy, która swobodnie będzie łączyć inspiracje zaczerpnięte z tradycyjnego i zwinnego modelu postępowania. Kluczem dobrego dobrania i dopasowania do siebie elementów z predykcyjnego i adaptacyjnego toolbox-a jest bowiem dopasowanie się do warunków zewnętrznych oraz wewnątrzorganizacyjnych działania firmy.
Biorąc pod uwagę, że warunki te będą się najprawdopodobniej nadal zmieniały z uwagi na dynamikę zmian na świecie, warto przyjąć filozofię małych kroków i ciągłego doskonalenia. Jest bardzo mało prawdopodobne, że uda nam się porzucić roczne planowanie przy okazji budżetowania. Możemy jednak przeanalizować, jak głęboki poziom planowania jest niezbędny dla skutecznego podejmowania decyzji zarządczych w średnim okresie. Uzgodnione marginesy korekty mogą pozwolić nawet na daleko idącą adaptację w trakcie realizacji budżetu na dany rok. A nawet jeśli budżet ściśle wiąże nam ręce, to warto rozważyć wykorzystanie zwinnych inspiracji przy planowaniu oraz przy pracy na poziomie zespołu. Liczba możliwych rozwiązań jest tak duża jak liczba poszczególnych przedsiębiorstw i instytucji. Pmexperts z przyjemnością będzie Waszym przewodnikiem w tej wyjątkowej dla Was drodze.
Artykuł przygotował:
Maciej Krupa
Project Manager, Senior Consultant
PMP®, PRINCE2®, AgilePM® Accredited Trainer
