Trzecia dekada XXI wieku przyniosła wiele wyzwań w obszarze projektów infrastrukturalnych. Nie chodzi tu tylko o naturalny rozwój infrastruktury drogowej i kolejowej, który podnosi atrakcyjność naszego kraju jako miejsca inwestycji zagranicznych oraz jest zazwyczaj kołem zamachowym dla innych gałęzi gospodarki. Chodzi również o inwestycje podnoszące poziom bezpieczeństwa energetycznego kraju, a także te związane z transformacją energetyczną.
Wśród inwestycji już ukończonych oraz realizowanych i planowanych możemy wymienić: Centralny Port Komunikacyjny, projekty realizowane w ramach Programu Budowy Dróg Krajowych i Autostrad, inwestycje realizowane w ramach Krajowego Programu Kolejowego, Baltic Pipe, Terminal kontenerowy DCT Gdańsk, Przekop Mierzei Wiślanej, budowę elektrowni jądrowych, budowę i rozbudowę sieci przesyłowej energii elektrycznej, rozbudowę portów morskich, budowę morskich i lądowych farm wiatrowych, budowę farm fotowoltaicznych itp.
Zarządzanie interesariuszami w projektach infrastrukturalnych – kluczowe wyzwania i dobre praktyki
Jednym z największych wyzwań związanych z realizacją projektów infrastrukturalnych jest właściwe zarządzanie interesariuszami tych projektów. W tym trudnym i bardzo złożonym obszarze zarządzania, na szczególną uwagę zasługują następujące zagadnienia:
- Identyfikacja i kategoryzacja interesariuszy – określenie wszystkich podmiotów, na które projekt oddziałuje lub które oddziałują na jego przebieg (władze lokalne, społeczności, inwestorzy, wykonawcy, organizacje ekologiczne).
- Analiza potrzeb i oczekiwań interesariuszy – zrozumienie różnych perspektyw i priorytetów poszczególnych grup.
- Strategia komunikacji – opracowanie planów komunikacji dostosowanych do różnych grup interesariuszy.
- Zarządzanie konfliktami interesów – metody rozwiązywania sprzecznych oczekiwań między grupami.
- Konsultacje społeczne – procesy angażowania społeczności lokalnych i uwzględniania ich opinii.
- Aspekty prawno-administracyjne – współpraca z organami administracji publicznej i spełnianie wymogów regulacyjnych.
- Zarządzanie ryzykiem związanym z interesariuszami – identyfikacja potencjalnych problemów i opracowanie planów reagowania.
- Budowanie relacji długoterminowych – utrzymywanie pozytywnych relacji przez cały cykl życia projektu.
- Wpływ środowiskowy – uwzględnianie kwestii ekologicznych i zrównoważonego rozwoju.
- Dokumentacja i monitorowanie zaangażowania interesariuszy – śledzenie interakcji i efektywności działań.
- Aspekty międzykulturowe i społeczne.
- Strategie partycypacyjne i współzarządzanie.
Identyfikacja i kategoryzacja interesariuszy w projektach infrastrukturalnych – od czego zacząć?
W niniejszym artykule chciałbym rozwinąć pierwsze z wymienionych zagadnień, tj. identyfikację i kategoryzację interesariuszy.
Proces identyfikacji interesariuszy powinien być kompleksowy i systematyczny. Oznacza to, że pierwsze działania związane z identyfikacją głównych interesariuszy projektu powinny być podjęte jak najwcześniej, najlepiej jeszcze przed podjęciem decyzji o formalnym zatwierdzeniu projektu, następnie pogłębione w fazie inicjacji (rozpoczęcia) i kontynuowane w kolejnych fazach cyklu życia projektu.
W projektach infrastrukturalnych możemy wyróżnić kilka podstawowych rodzajów (kategorii) interesariuszy. Są to między innymi:
- Interesariusze bezpośredni (właściciele gruntów, użytkownicy infrastruktury),
- Interesariusze pośredni (okoliczni mieszkańcy, przedsiębiorcy),
- Interesariusze instytucjonalni (organy administracji, regulatorzy),
- Grupy interesu (organizacje ekologiczne, stowarzyszenia branżowe),
- Inwestorzy i instytucje finansujące,
- Wykonawcy i podwykonawcy.
Wymienione powyżej kategorie interesariuszy mogą być dzielone na mniej pojemne podkategorie, o ile taki bardziej szczegółowy podział, będzie uzasadniony i przyniesie korzyści w postaci skuteczniejszego zarządzania zaangażowaniem interesariuszy projektu.
Mapa interesariuszy – praktyczne narzędzie identyfikacji i analizy wpływów w projekcie
Jednym z najbardziej uniwersalnych narzędzi identyfikacji i analizy interesariuszy jest mapa interesariuszy. Jest to wizualne narzędzie analityczne, które pozwala na:
- Identyfikację wszystkich podmiotów powiązanych z projektem,
- Określenie ich wzajemnych relacji,
- Wizualizację ich poziomu zainteresowania i wpływu na projekt,
- Kategoryzację interesariuszy według różnych kryteriów.
Proces tworzenia mapy interesariuszy składa się zazwyczaj z czterech kroków. Są to:
- Identyfikacji interesariuszy.
- Gromadzenia informacji o interesariuszach.
- Klasyfikacja interesariuszy.
- Wizualizacja mapy.
Pierwszym krokiem jest kompleksowa identyfikacja wszystkich możliwych interesariuszy projektu. Możemy tu wykorzystać takie techniki, jak:
- Burza mózgów w zespole projektowym,
- Analiza dokumentacji projektowej,
- Konsultacje z ekspertami branżowymi,
- Przegląd podobnych projektów z przeszłości,
- Wywiady z przedstawicielami różnych grup społecznych.
Lista zidentyfikowanych interesariuszy stanowi kluczowy wkład do jednego z najważniejszych dokumentów projektowych, jakim jest rejestr interesariuszy. Jest to „żywy” dokument, uzupełniany i aktualizowany przez cały czas trwania projektu.
Analiza interesariuszy krok po kroku – od zbierania danych do wizualizacji wpływów
Drugim krokiem w tworzeniu mapy interesariuszy jest zgromadzenie informacji o nich. Dla każdego zidentyfikowanego interesariusza należy określić:
- Poziom zainteresowania projektem (niski/wysoki lub niski/średni/wysoki),
- Poziom wpływu na projekt (niski/wysoki lub niski/średni/wysoki),
- Nastawienie do projektu (pozytywne/neutralne/negatywne),
- Kluczowe interesy i obawy,
- Preferowane kanały komunikacji,
- Potencjalne konflikty z innymi interesariuszami.
Informacje te uzupełnią rejestr interesariuszy.
Trzecim krokiem jest klasyfikacja interesariuszy. Najpopularniejszym podejściem jest tworzenie matrycy wpływu i zainteresowania, która dzieli interesariuszy na cztery kategorie:
- Kluczowi gracze – interesariusze krytyczni (wysoki wpływ i wysokie zainteresowanie) – wymagają bliskiej współpracy i ciągłego zaangażowania.
- Zadowoleni (wysoki wpływ, niskie zainteresowanie) – wymagają utrzymywania satysfakcji.
- Informowani (niski wpływ, wysokie zainteresowanie) – wymagają regularnego informowania.
- Monitorowani (niski wpływ, niskie zainteresowanie) – wymagają okresowego monitorowania.
Macierz wpływ / zainteresowanie często przedstawiana jest w formie graficznej.
Wizualizacja mapy stanowi czwarty krok na drodze do jej stworzenia. Mapa może przyjąć bardzo różne formy graficzne. Może to być:
- Matryca 2×2 (wpływ/zainteresowanie) opisana powyżej
- Diagram kołowy z koncentrycznymi okręgami (im bliżej środka, tym większy wpływ)
- Mapa ciepła z kolorami oznaczającymi poziom wpływu lub nastawienia
- Diagram sieciowy pokazujący relacje między interesariuszami.
Zaawansowane techniki mapowania interesariuszy w złożonych projektach infrastrukturalnych
Opisane powyżej analizy interesariuszy oraz wizualizacje map interesariuszy, mogą okazać się niewystarczające w złożonych projektach, do których zaliczamy projekty infrastrukturalne. W takich sytuacjach sięgamy często po zaawansowane techniki mapowania interesariuszy. Należą do nich:
1. Analiza dynamiczna, uwzględniająca zmiany pozycji interesariuszy w czasie trwania projektu, czyli:
- Jak zmienia się ich zainteresowanie w kolejnych fazach projektu,
- W których momentach mają największy wpływ,
- Jak ewoluuje ich nastawienie do projektu.
2. Mapowanie relacji, tj. analiza wzajemnych powiązań między interesariuszami, w tym:
- Kto ma wpływ na kogo,
- Potencjalne sojusze i konflikty,
- Nieformalne powiązania i zależności,
- Identyfikacja „interesariuszy-bram” (gatekeepers), którzy kontrolują dostęp do innych grup.
3. Mapa empatii interesariuszy przedstawiająca pogłębione zrozumienie perspektywy interesariuszy, w tym:
- Co myślą i czują w związku z projektem,
- Co mówią publicznie, a co prywatnie,
- Jakie działania podejmują,
- Jakie są ich obawy i aspiracje.
Jak przełożyć mapę interesariuszy na realne działania w projekcie?
Być może rodzi się w tym momencie pytanie, jak można w sposób praktyczny wykorzystać mapę interesariuszy, nie tylko do dokładnego opisania tej społeczności. Otóż, na podstawie mapy interesariuszy można opracować zróżnicowane strategie dla poszczególnych grup. I tak:
- Dla kluczowych graczy: partnerstwo i współdecydowanie.
- Dla interesariuszy o wysokim wpływie: konsultacje i negocjacje.
- Dla interesariuszy o wysokim zainteresowaniu: informowanie i edukację.
- Dla interesariuszy o niskim wpływie i zainteresowaniu: monitoring.
Mapa interesariuszy stanowić będzie ponadto podstawę do ustalania priorytetów działań podejmowanych wobec interesariuszy, w tym:
- Określenia kolejności angażowania poszczególnych grup.
- Alokacji odpowiednich zasobów na zarządzanie różnymi interesariuszami.
Podsumowując, prawidłowa identyfikacja i analiza interesariuszy projektu tworzy silne podstawy dla dalszych, skutecznych działań podejmowanych wobec tej społeczności. Mapa interesariuszy, stanowiąca zwieńczenie wysiłku całego zespołu projektowego oraz zaangażowanych do jej stworzenia ekspertów, może dać pełny obraz interesariuszy, ich pozycji i powiązań. Należy jednak pamiętać, że omówiliśmy zaledwie pierwszy krok na drodze do skutecznego zarządzania interesariuszami w projektach infrastrukturalnych. Zapraszamy do kolejnych odcinków cyklu „Zarządzanie interesariuszami w projektach infrastrukturalnych”.
Artykuł przygotował:
Arkadiusz Urbański PMP® (Project Manager, Senior Expert)
