Organizacje biznesowe zawsze dążą do rozwoju. Bez względu na to, czy chodzi o zwiększenie potencjału przychodowego, restrukturyzację i obniżenie kosztów, poszerzenie oferty produktów i usług, czy integrację z inną organizacją, wszystkie te inicjatywy wymagają zmian w różnych obszarach funkcjonowania. W przypadku wielowymiarowych przedsięwzięć, ujęcie ich w projekt może okazać się niewystarczające. Dlatego chciałbym Was zainteresować zarządzaniem programami.
Program to zbiór wzajemnie powiązanych projektów, podprogramów i działań, zarządzanych w sposób zintegrowany, by osiągnąć korzyści, które są niemożliwe do uzyskania przy podejściu opartym na indywidualnym zarządzaniu nimi. Dlaczego to ważne? Ponieważ poszczególne projekty dostarczają niezależne od siebie, często niepowiązane merytorycznie produkty, które dopiero w połączeniu mogą przynieść korzyści wynikające z ich synergii.
Programy kontra Mega Projekty: różnice i wyzwania
Często programy są mylone z mega projektami, takimi jak wielkie budowy czy inwestycje infrastrukturalne. Mega projekty, jak chociażby budowa autostrady, charakteryzują się jednorodną naturą i gigantyczną skalą: ogromne wymiary, liczny zespół projektowy oraz duże budżety.
Przykładem może być właśnie wspomniana budowa autostrady. Pełne korzyści osiągniemy, gdy autostrada połączy ze sobą dwa systemy autostradowe sąsiednich państw. Jednakże już ukończenie pojedynczego odcinka pomiędzy dwoma węzłami ułatwi życie kierowcom. To właśnie ta stopniowość w realizacji projektu i efektywność każdego etapu przyczyniają się do sukcesu takich inicjatyw.
Poznaj przykład programu
Jednym z wyjątkowych programów, który szczególnie mnie fascynuje, jest modernizacja Portu Gdynia finansowana przez Unię Europejską na lata 2014-2020. Celem biznesowym tego przedsięwzięcia było zwiększenie wolumenu przeładunku towarów, co przynosiło korzyści finansowe. Aby to osiągnąć, konieczna była zdolność obsługi większych statków oceanicznych. Program obejmował szereg projektów, w tym pogłębienie toru wodnego, przebudowę nabrzeży i rozbudowę zaplecza logistycznego. Żaden z tych projektów samodzielnie nie byłby w stanie obsłużyć większych statków. To dopiero ich wspólne działanie miało sens biznesowy.
Korzyści z modernizacji Portu Gdynia są obecnie widoczne, a zwiększony wolumen przeładunku przyczynił się do rozwoju gospodarczego regionu. Dodatkowo efektywne zarządzanie programem pozwoliło osiągnąć cele biznesowe, co stanowi inspirację dla innych podobnych inicjatyw w dziedzinie infrastruktury morskiej.
Wyzwania w zarządzaniu programami
Zarządzanie programem skupia się na zapewnieniu sensu biznesowego. Osoba kierująca programem pełni rolę strażnika tego sensu biznesowego lub mówiąc prościej, dba o sensowność podejmowanych inwestycji. Samodzielne inwestycje zazwyczaj nie zapewniają pełnych korzyści. Przykładowo, przebudowa nabrzeży bez jednoczesnego pogłębienia toru wodnego uniemożliwi obsługę większych statków w porcie. Zachowanie optymalnego balansu między nakładami a zwrotem z inwestycji może wymagać zmian w liście projektów realizowanych w ramach programu.
Rezygnacja z wcześniej zaplanowanych inwestycji to zadanie niełatwe. Wymaga to świadomej i skutecznej pracy w delikatnym obszarze budowania i utrzymywania relacji z interesariuszami. Co ciekawe, zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy stanowi kluczowy element w zarządzaniu projektami. Jednak cele, na które skupia się program, prowadzą nas do szerszego grona interesariuszy, którzy częściej reprezentują poziom „senior business stakeholders” niż w przypadku projektów.
Korzyści umiejętnego zarządzania programami
W ramach szkolenia “Zarządzanie programami projektów” szczególną uwagę poświęcamy kluczowym elementom skutecznego zarządzania programami. Dotyczy to m.in. strzeżenia sensu biznesowego programów, efektywnego zarządzania komponentami oraz budowania odpowiednich relacji z interesariuszami. Nasze szkolenie oparte jest na najnowszym Standard for Program Management, wydanym przez renomowane PMI®. Wzbogacamy je o nasze własne doświadczenia z różnych programów, w których pełniliśmy role konsultantów lub obserwowaliśmy jako uczestnicy. Ponadto zależy nam na aktywnej dyskusji, aby móc lepiej dostosować teorię do praktyki w Waszych organizacjach. Już z niecierpliwością oczekujemy spotkania z Wami i wymiany poglądów na temat kluczowych aspektów zarządzania programami w kontekście realnych wyzwań biznesowych.
