Zarządzaniem projektami zajmuję się od bardzo dawna. Już moment przejścia ze szkoły średniej do szkoły wyższej wiązał się dla mnie ze świadomym, choć dalekim jeszcze od profesjonalizmu prowadzeniem projektów. Żeglarstwem zajmuję się jeszcze dłużej. Dość wspomnieć, że książeczkę żeglarską wyrobiłem w Polskim Klubie Morskim w 1989 roku, mając 10 lat. W PKM-ie towarzyszyłem mojemu tacie, odbierając pierwsze lekcje. Jako nastolatek pływałem jedynie turystycznie, a nie sportowo. Nadal daleko mi do profesjonalizmu, ale dziś chyba mogę uczciwie określić się jako kompetentnego amatora. Moje żeglarskie projekty przedstawiałem już na blogu pmexperts. I jeśli nie mieliście jeszcze okazji o nich przeczytać, to serdecznie zapraszam do lektury. Teksty te dotyczą raczej działań sportowych. Dziś zajmiemy się rejsem.
Rejs to nie tylko wakacje – to pełnoprawny projekt z ryzykiem i celem
Rejs to turystyka przez duże T. Nie bujamy się od przystani do przystani na Mazurach, kończąc każdy wieczór przy ognisku z piwem w ręku. Idziemy na morze. Żeby odwiedzić Litwę, Łotwę, Finlandię lub Szwecję potrzeba przynajmniej dwóch dób ciągłej żeglugi. Niejednokrotnie dużo więcej. Będziemy żeglować, a czasem nie będzie wiało. Innym razem będzie wiało aż zanadto. Musimy zatem dobrze przygotować siebie i sprzęt na wszelkie możliwe zdarzenia. Oczywiście sytuacja zawsze może nas zaskoczyć niekorzystnym splotem wypadków, ale im lepiej będziemy przygotowani, tym łatwiej będzie nam sobie poradzić również z nieprzewidzianymi wypadkami. Ujmując to jednym słowem rejs to projekt.
Od marzenia do projektu – jak zaczyna się pomysł na rejs
Przymiarki zaczynamy już w czasie „przed projektowym” kiedy pojawia się pierwsza idea. To czas wstępnego rozważenia możliwości i sposobu przeprowadzenia naszego przedsięwzięcia. Pomysły na rejs z reguły przychodzą mi do głowy w kwietniu, kiedy zamykam sezon zimowy. I już cieszę się na samą myśl, że znów pod żaglami ruszę na pełne morze. Ale, ale… czy w bieżącym roku jest to realne. Przecież mogę mieć już inne plany, a czas wolny jest ograniczony. I tak w ubiegłym roku rejs się nie zmieścił w kalendarzu, ponieważ wybrałem się w góry i wszedłem na Mont Blanc. Może w tym roku mogłoby się udać? Zróbmy szybką analizę SWOT (ang. Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats): Co mam? Czego mi brakuje? Jakie są podstawowe szanse powodzenia? Jakie zagrożenia dla realizacji pomysłu? Do niedawna dysponowałem jedynie małą łódką śródlądową. Zupełnie nienadającą się do żeglugi morskiej. Łódkę możemy jednak wypożyczyć. Szybko sprawdzam dostępność. Jest. Nie pozwalam szansie uciec i dokonuję wstępnej rezerwacji. To jeszcze nic nie kosztuje. Mam już jednak określony sposób i możliwy termin realizacji przedsięwzięcia. Czas zająć się rozpoczynaniem projektu.
Zespół pod żaglami – kto tworzy załogę i jak ich zaangażować
Muszę sprawdzić szanse związane z dostępnością kolegów. W pojedynkę jeszcze nie pływam. To pierwsi interesariusze mojego projektu. Oczywiście kluczową zgodę rodziny mam już wstępnie dogadaną. Dzwonię, rozmawiam, sms-uję. Są zainteresowani. Doskonale! Teraz czas na wynegocjowanie ich dostępności w domu i w pracy. Cześć wraca z negatywnym komunikatem. Niestety nie zawsze „dostępne zasoby” pozwalają nam na każde przedsięwzięcie. Zbiera się jednak dość chętnych, by tegoroczny rejs mógł się odbyć, choć ograniczony tylko do jednego tygodnia. Rozmawiamy dalej uzgadniając, co realnie możemy zrealizować przy takim ograniczeniu. Oczywiście wiele zależy od pogody, której nie możemy przewidzieć dokładnie. Jednak bazując na doświadczeniach z poprzednich wypadów na morze o tej porze roku wskazujemy, że celami są odwiedzenie Bornholmu i Karlskrony. Nasz projekt jest czysto towarzyski, rekreacyjny. Jednak nawet w takim środowisku warto zadbać o właściwą komunikację. Spisuję zatem nasze uzgodnienia w krótkiej wiadomości do wszystkich uczestników. Termin, port wypłynięcia i powrotu, zdefiniowane cele, określone już role uczestników, zakładany całościowy budżet. Uproszczony odpowiednik karty projektu. Będzie to nasz drogowskaz przy przygotowaniach i w trakcie realizacji tej małej morskiej wyprawy. Przesłana wiadomość to jednak za mało. Nie wszyscy się znają. Nie wszyscy mają jednakowe doświadczenia. Zgodnie z dobrą praktyką organizujemy „spotkanie przed-rejsowe”, czyli swoisty kick-off meeting. Dobra okazja by załoga zaczęła się integrować. Wszystkim, ale szczególnie mniej doświadczonym przedstawiam aktualne założenia i ograniczenia naszego projektu. Wyjaśniam przyporządkowanie do ról. Staram się nie być przy tym zbyt sztywny, co mi się zdarza. 😉 Morze to poważna sprawa, ale ważne jest, by nie zgubić entuzjazmu dla czekającej nas przygody.
Kick-off pod pokładem – jak przygotować się do wspólnej żeglugi
Wykorzystujemy spotkanie by po części otwierającej od razu przejść do następnej fazy, tzn. organizacji i przygotowań. Drugą część spotkania dedykujemy zebraniu proponowanych spraw do załatwienia, czyli staramy się określić zakres projektu. Oczywiście realizacja projektu w oparciu o wypożyczoną łódkę zdejmuje nam z głowy wiele elementów związanych z jej przygotowaniem. Jednak w przeszłości doświadczyliśmy już różnych sytuacji. Trzeba łódkę sprawdzić z wyprzedzeniem pod kątem formalnym oraz przed samym wypłynięciem pod kątem stanu faktycznego. W oparciu o doświadczenia planujemy pozostałe prace przygotowawcze: zapewnienie aktualnych map i pomocy nawigacyjnych, zakupy prowiantu i środków higienicznych, zapewnienie każdemu uczestnikowi odpowiedniego wyposażenia osobistego, itd. Dzielimy się zadaniami i planujemy czas ich realizacji oraz momenty i formę sprawdzenia stanu naszych przygotowań. Nie ma oczywiście sensu przesadzać z formalizmami, jednak dobrze jest mieć nawet prosty plan spisany i dostępny dla każdego w jednym miejscu. Technicznie dziś to przecież drobnostka a bardzo pomaga nie zapomnieć o uzgodnieniach w codziennym zabieganym życiu. Zapiszmy też ustalone reguły komunikacji i przyjęte uzgodnione zasady naszego wspólnego przedsięwzięcia. Nikt nie musi koniecznie wiedzieć, że książkowo powyższe elementy nazywają się plan zarządzania projektem i karta zespołu. Stosujemy te dobre praktyki pracy projektowej dopasowane do naszego nieformalnego przedsięwzięcia.
Pakujemy projekt na pokład – ostatnie przygotowania przed startem
Wszystko gotowe. Spotykamy się w oznaczonym czasie przy jachcie. Rozpoczyna się nasz rejs. Czy to znaczy, że już płyniemy? Powoli. Łódkę trzeba odpowiednio „zasztauować”, tzn. rozłożyć przyniesiony prowiant i pozostałe rzeczy w taki sposób by nie latały, kiedy zacznie nami bujać i były dostępne, kiedy będą potrzebne. Sprawdzamy raz jeszcze sprzęt i wyposażenie. Na morzu możemy nie dać rady dokonać nawet błahych poprawek, nie mówiąc już o zakupach. Wielu z nas pamięta, jak ze środka Zatoki Gdańskiej wracaliśmy parę lat temu po zapałki… palący kończą z nałogiem i nie noszą zapalniczek po kieszeniach a na morzu gotowanie tylko na gazie. 😊 Musimy jeszcze sprawdzić aktualną prognozę pogody – może warto zaczekać z wyjście w morze do następnego ranka, a może wyjdziemy dziś na noc. Kapitan podejmuje decyzję. Wychodzimy. Jesteśmy już w trybie 4-godzinnych wacht, więc będzie komu zadbać o bezpieczną żeglugę podczas gdy reszta będzie odpoczywać. Na małej jednostce podział na wachty nie musi być tak ścisły, jak na dużej. Jednak znów kłania się dobra praktyka morska. 4 godziny to dość by opadło nas znużenie. Jeżeli do tego Bałtyk jak to ma w zwyczaju, zmoczy nas i wychłodzi – z radością oddamy ster i odpowiedzialność za łódkę następnej zmianie i wskoczymy do śpiworów. No chyba że, że to już ranek a tego dnia wypada nam dodatkowo wachta w kambuzie, tzn. w kuchni. Wtedy, zamiast spania trzeba się zająć przygotowaniem i podaniem śniadania. Zaraz potem trzeba sprzątnąć i zająć się przyrządzaniem obiadu, następnie podwieczorku i dalej kolacji. Jak się dobrze podzielimy, to uda się złapać kilka kwadransów snu nim znów przejmiemy prowadzenie jachtu. Na szczęście jutro kolejna wachta przejmie kuchenne obowiązki.
Życie w rytmie wacht – codzienność projektu na pełnym morzu
Życie na morzu szybko wprowadza nas w swój odmienny od lądowego rytm. Obowiązki wachtowe, spanie w każdej wolnej chwili, znów obowiązki. Głowa odpoczywa od wszelkich lądowych spraw. Nasz rejs nie jest jednak długi. W trakcie tygodnia odwiedzamy dwa porty, w których zatrzymujemy się na noc, jak się uda, to również na pół dnia. W porcie obowiązki wachtowe podlegają ograniczeniu. Spać mogą wszyscy, a jemy często na mieście. Zawsze warto spróbować lokalnych specjałów. Na Bornholmie szczególnie wędzonego śledzia. Karlskrona to miasto pełne różnych lokali, więc do wyborów również kuchnie świata. Gdybyście tam byli polecam Waszej uwadze muzeum morskie z bardzo ciekawym fragmentem wystawy dedykowanym polskim marynarzom internowanym w Szwecji w trakcie II Wojny Światowej. Na pewno warto byłoby zabawić tam dłużej, ale nasz projekt jest zdefiniowany czasem. Trzeba wracać. Zwłaszcza, że zgodnie z prognozą korzystny wiatr nie utrzyma się następnego dnia. Oddajemy cumy w gościnnej marinie i mijając okoliczne zatoczki i wysypki, znów wychodzimy w morze. Obowiązki wachtowe, spanie w każdej wolnej chwili, znów obowiązki. Wachta to jednak też czas rozmów. Z częścią rzadko widuję się na lądzie, z częścią dopiero się poznaliśmy. Nie minął jeszcze tydzień a te liczne okazje do rozmowy, wspólny wysiłek i nowe wrażenia z odwiedzonych dopiero co miejsc zbliżyły nas do siebie. Jak to często bywa przy projektach, tylko zdecydowanie szybciej, zżyliśmy się ze sobą. Dobijamy do Gdyni z zapasem czasu. Ostatni wspólny wieczór, rano zdajemy łódkę. Czas na podsumowania.
Udany rejs, udany projekt – czas na retrospektywę
Realizacja projektu przebiegła pomyślnie. Założone pierwotnie cele udało nam się osiągnąć. W kasie rejsowej została jeszcze rezerwa przewidziana na niespodziewane wypadki. Tym razem obyło się jednak bez konieczności doraźnych napraw czy wizyt u lekarza. Mamy zatem za co celebrować udane wspólne przedsięwzięcie 😉. Siadamy do retrospektywy. Wspominamy zdarzenia raptem sprzed paru dni, omawiamy kolejne zebrane doświadczenia. Dochodzimy do wniosku, że część z nich może nam się przydać przy kolejnych rejsach. Warto je zapisać i zachować na przyszłość. To przecież nie ostatni nasz wspólny rejs. Acha, nie zapominajmy również o innych interesariuszach – zdecydowanie wypada dać rodzinie znać, że cali i zdrowi dotarliśmy do portu!
Artykuł przygotował:
Maciej Krupa
Project Manager, Senior Consultant, Amateur Sailor
PMP®, PRINCE2®, AgilePM® Accredited Trainer
