10 porad na wykorzystanie Asany w Zarządzaniu Projektami

Asana to wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, które może znacząco podnieść jakość pracy Project Managera. W tym artykule przedstawimy Ci 10 porad na wykorzystanie Asany w Zarządzaniu Projektami. Skupimy się na praktycznych zastosowaniach Asany, które wykraczają poza podstawowe funkcje, oferując konkretne porady i triki, które możesz wdrożyć od razu. 

1. 1. Dopasowanie Asany do różnych metodyk zarządzania projektami 

Asana jest elastyczna i może być dostosowana do różnych metodyk zarządzania projektami, niezależnie czy jest to agile, klasyczne podejście czy hybrydowe. Dzięki funkcji podglądu projektów w różnych widokach, użytkownik jest w stanie wybrać widok, który najbardziej pasuje zarówno do indywidulanych preferencji jak również stosowanej metodyki. 

Asana oferuje widoki takie jak: 

• • Widok osi czasu (Gantta) – w planie Starter pozwala na wizualizację harmonogramu projektu, co jest szczególnie przydatne w metodykach klasycznych i hybrydowych. Możesz łatwo przesuwać zadania i dodawać zależności, aby lepiej zarządzać czasem i terminami. 

• • Tablice Kanban są idealne dla metodyk Agile, umożliwiając wizualizację przepływu pracy i monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym. 

• • Widok listy zadań oferuje prosty i przejrzysty sposób na organizowanie zadań, niezależnie od wybranej metodyki. 

2. 2. Asana jako elastyczne narzędzie do zarządzania dokumentacją projektową 

Asana może służyć jako dynamiczne repozytorium dokumentacji projektowej. Zamiast przechowywać statyczne dokumenty, możesz tworzyć „żywe” dokumenty, które są na bieżąco aktualizowane i bezpośrednio powiązane z konkretnymi zadaniami. 

• • Rejestr Ryzyk, Rejestr Interesariuszy, Lessons Learned – wszystkie te elementy mogą być zarządzane bezpośrednio w Asanie. 

• • Przegląd Projektu to pierwsza zakładka w każdym projekcie, gdzie można dodać prezentację produktu, brief projektu lub listę uczestników projektu, co ułatwi orientację wszystkim członkom zespołu projektowego oraz innym interesariuszom, mającym dostęp do naszego środowiska w Asanie. 

3. 3. Efektywna komunikacja i ograniczenie rozproszenia narzędzi 

Asana to jedno źródło prawdy o Twoim projekcie. Skutecznie centralizuje komunikację w projekcie, dzięki czemu redukujemy potrzebę korzystania z wielu narzędzi i minimalizujemy efekt „context switching”  związany z ryzykiem utraty ważnych informacji w gąszczu e-maili i wielu systemów. 

Asana usprawnia komunikację poprzez funkcje takie jak: 

• • Komentarze w zadaniach – pozwalają na prowadzenie dyskusji dotyczących konkretnych zadań w jednym wątku, co zapewnia kontekst i ułatwia śledzenie postępów. 

• • Wiadomości – w Asanie są alternatywą dla maili, zapewniając, że ważne informacje nie zginą w skrzynce odbiorczej Outlook. 

• • Integracje z popularnymi narzędziami (m.in. Jira, Slack czy Microsoft Teams) – dodatkowo usprawniają komunikację, umożliwiając wymianę informacji bezpośrednio z poziomu Asany. 

4. 4. Wykorzystanie pól niestandardowych do monitorowania kluczowych wskaźników 

Pola niestandardowe wspierają standaryzację danych i ułatwiają raportowanie. 

Pola niestandardowe umożliwiają dodanie unikalnych metadanych do każdego zadania. Dzięki nim, Asana dostosowuje się do specyfiki projektu, oferując dodatkowe informacje, takie jak koszt, estymowany czas pracy, dział odpowiedzialny, status czy poziom priorytetu. 

Przykładowo, można stworzyć pole „Piorytet” z opcjami (Niski, Średni, Wysoki), dzięki czemu użytkownicy będą mogli lepiej zarządzać swoją listą zadań, a nam nie uciekną kluczowe daty. Sortowanie zadań od najbardziej priorytetowych ułatwia kick-off i zapewnia, że każdy wie, co i jak ma robić. 

Innym przykładem może być pole „Ryzyko” z opcjami (Niskie, Średnie, Wysokie), pozwalające na szybką identyfikację potencjalnych problemów w projekcie i podjęcie wyprzedzających kroków, by ryzyko zmitygować. 

5. 5.  Automatyzacja powtarzalnych zadań 

Głównymi sposobami na automatyzację powtarzalnych zadań w Asanie są: 

• • Zadania cykliczne – pozwalają na automatyczne tworzenie powtarzalnych zadań, np. cotygodniowych raportów. 

• • Szablony zadań – umożliwiają standaryzację procedur, takich jak podpisanie umowy czy spotkanie sprzedażowe. 

• • Reguły automatyzacji – pozwalają na tworzenie niestandardowych procesów, w których zadania są automatycznie przypisywane do odpowiednich osób lub przenoszone do odpowiednich sekcji w zależności od ich statusu. 

6. 6. Zarządzanie obciążeniem pracy zespołu 

Obłożenie pracą to funkcja, która pozwala na wizualizację obciążenia pracą poszczególnych członków zespołu, co ułatwia przydzielanie zadań i unikanie przeciążenia. 

Dzięki widokowi osi czasu możesz zobaczyć wszystkie projekty, osoby w projektach i ich zadania, łącznie z czasem pracy, jaki zajmują. Przy użyciu tego widoku można z łatwością przenosić zadania z osób zbytnio obciążonych pracą na te, które mają aktualnie wolne moce przerobowe. 

7. 7. Kamienie milowe dla lepszej widoczności postępów 

Kamienie milowe to planowane zakończenie ważnego wydarzenia w projekcie, które w Asanie oznaczone jest jako jeden z typów zadań. Użycie kamieni milowych pomoże wyróżnić kluczowe etapy projektu i śledzić postępy w realizacji celów. Filtrowanie projektów według kamieni milowych pozwoli na szybszą analizę, co może okazać się szczególnie przydatne dla dużej liczby projektów. 

8. 8. Formularze do standaryzacji zgłoszeń zadań 

Formularze pozwalają na zbieranie wszystkich niezbędnych informacji od zgłaszającego zadanie, co eliminuje potrzebę wielokrotnego dopytywania o szczegóły. 

Można poprosić o określenie priorytetu, załączenie pliku lub określenie typu zadania (błąd, feedback, propozycja usprawnienia). 

W formularzu można dodawać warunki, dzięki którym zadanie trafi nie tylko do konkretnego projektu, ale nawet konkretnej sekcji. Jest to funkcja, która może się przydać na przykład dla rejestracji zleceń i zgłoszeń. Odpowiednio przygotowany formularz mógłby posłużyć dla działu IT do zbierania i rejestracji błędów. Wystarczy dodać w nim pola powiązane z odpowiednimi polami niestandardowymi, a wszystkie informacje z formularza staną się łatwe do zarządzania. 

9. 9. Inteligentne funkcje AI dla optymalizacji pracy 

Asana integruje zaawansowane funkcje AI, które ułatwiają codzienne zadania, poprawiają komunikację i wspierają podejmowanie decyzji oparte na danych. 

• AI Studio działa w oparciu o Sztuczną Inteligencję, dzięki czemu będziemy w stanie stworzyć reguły automatyzujące naszą pracę przy użyciu zaledwie kilku zdań opisujących co chcemy osiągnąć 

• • Inteligentny czat przeszukuje zasoby Twojej firmy, by dostarczyć precyzyjną odpowiedź na Twoje pytanie, oszczędzając czas i ułatwiając dostęp do wiedzy. 

• • Inteligentny status automatycznie analizuje dane z projektu i generuje aktualizacje statusu, wskazując na potencjalne problemy. 

• • Inteligentny twórca reguł ułatwia tworzenie reguł automatyzacji, rozumiejąc instrukcje przekazaną przez użytkownika. 

Więcej na temat wykorzystania AI w Asanie, przeczytasz w artykule Sztuczna Inteligencja w zarządzaniu projektami – funkcje AI w Asanie.  

10. 10. Integracje Asany z innymi narzędziami 

Asana oferuje szeroki wachlarz integracji z popularnymi narzędziami, takimi jak Outlook, Jira, Dysk Google, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, Zendesk i wiele innych. Integracje te pozwalają na usprawnienie przepływu pracy i wymianę informacji między różnymi platformami, co zwiększa produktywność i efektywność zespołu. 

Czy zatem Asana jest narzędziem odpowiednim dla PM’a? 

Podsumowując, Asana to potężne narzędzie, które oferuje Project Managerom szeroki zakres możliwości. Wiedząc, jak efektywnie wykorzystywać to narzędzie, jesteśmy w stanie znacznie zoptymalizować czas poświęcany na codzienną pracą oraz uzyskać dostęp do możliwości nieobecnych wcześniej. 

Chcesz wypróbować powyższe porady w praktyce? Już teraz masz możliwość przetestowania Asany za 14 dni za darmo! Wystarczy wypełnić formularz, by uzyskać dostęp do bezpłatnej wersji Asana Advanced.