O projekcie
- Branża: FMCG/napojowa
- Rozmiar: 12 zaangażowanych spółek
- Liczba użytkowników Asana: 120
- Plan licencji Asana: Advanced
Sytuacja
Projekt utworzenia spółki Operatora Kaucyjnego w pełni rozpoczął się pod koniec 2023 roku, angażując 12 podmiotów z branży napojowej.
W związku z ustawą z dnia 13 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi wydaną przez Ministerstwo Klimatu i Środowisko, w Polsce od 1 stycznia 2025 uruchomiony miał zostać w Polsce system kaucyjny. Podstawą do wprowadzenia w Polsce systemu kaucyjnego była dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2019/904 w sprawie zmniejszenia wpływu niektórych produktów z tworzyw sztucznych na środowisko (tzw. dyrektywa SUP). Nałożyła ona na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia selektywnej zbiórki do celów recyklingu.
Obsłużenie takiego systemu wymagało utworzenia na rynku Operatora Kaucyjnego, którego celem było stworzenie efektywnego systemu zwrotu i recyklingu opakowań, co wpisuje się w unijne i krajowe regulacje dotyczące gospodarki o obiegu zamkniętym. System obejmie zwrot butelek PET, puszek aluminiowych i opakowań szklanych.
Decyzja
Operacja założenia nowej spółki wymagała od konkurentów wysokiego poziomu współpracy oraz koordynacji działań na poziomie prawnym, podatkowym, finansowym czy logistycznym.
Ze względu na bardzo szeroki zakres prowadzonych aktywności, firmy zdecydowały się na zatrudnienie pmexperts do zarządzania projektem oraz przy pomocy we wdrożeniu Asany. Okres realizowanych działań współpracy trwał od grudnia 2023 roku do lipca 2024.
Asana została wybrana jako rekomendowane narzędzie, ze względu na prostotę jego zaimplementowania w krótkim czasie, przy posiadaniu wszystkich niezbędnych funkcji.
Kluczowe funkcje systemu zarządzania projektami dla spółek Operatora Kaucyjnego:
- Zarządzanie projektami oraz zadaniami
- Tworzenie zespołów
- Zarządzanie uprawnieniami
- Bezpieczeństwo danych
- Łatwość wdrożenia
- Intuicyjny system
- Możliwość dodania zadania do wielu projektów jednocześnie
- Kamienie milowe
- Możliwość dodawania gości
- Statusy projektów
- Ścieżka krytyczna
- Podgląd projektu w widoku osi czasu, Gantta oraz listy
Chcesz przekonać się osobiście, czy Asana jest narzędziem dla Twojej organizacji? Wypróbuj ją już teraz za darmo przez 14 dni. Pomożemy Ci uruchomić firmowe środowisko Asana oraz zoptymalizować Twoje środowisko pracy.
Przebieg wdrożenia
Etap 1: Audyt oraz wprowadzenie zmian projektowych
Projekt utworzenia Operatora Kaucyjnego przed dołączeniem pmexperts posiadał już podstawowe zarządzanie projektami – uczestnicy byli podzieleni na zespoły tematyczne, mieli regularne spotkania, wybrane osoby decyzyjne oraz opracowany wstępny harmonogram działań. Działania te, posiadały jednak sporo przestrzeni na optymalizację. Zespół pmexperts rozpoczął projekt od onboardingu oraz zapoznania się z obszerną dokumentacją projektową. Pierwszym proaktywnym krokiem podjętym przez pmexperts było zorganizowanie sesji planowania JPS w formie stacjonarnej. Spotkanie takie, pomogło w stworzeniu bardziej szczegółowego oraz realistycznego harmonogramu, a także pozwoliło zbliżyć ze sobą interesariuszy projektu.
Efektem przeprowadzonej dyskusji była również restrukturyzacja zespołów, lepiej odpowiadająca realiom i potrzebom związanym z celami projektu. Dodatkowo usprawniona została komunikacja poprzez ujednolicenie terminów spotkań, uspójnienie wykorzystywanych narzędzi komunikacyjnych, prowadzenie spotkań zgodnie z przygotowaną wcześniej agendą oraz spisywaniem notatek z każdej wspólnej rozmowy.
Etap 2: Przygotowanie środowiska Asana dla członków projektu
Klasyczne środowisko Asana zakładane jest na konkretną domenę (lub domeny), powiązaną z organizacją pracującą w tym eko-systemie. Dołączyć do niej mogą jedynie pracownicy posiadający email w tej podpiętej domenie (domenach). Na każdą domenę utworzone może zostać tylko jedno środowisko.
Ze względu na niestandardową formę projektu, angażującego pracowników spółek posiadających różne domeny, niezbędne było wypracowanie alternatywnego rozwiązania. Pierwszą zaproponowaną opcją, było utworzenie tak zwanego obszaru roboczego (z angielskiego “Workspace”). Środowisko takie różni się od klasycznego eko-systemu tym, iż mogą do niego dołączyć użytkownicy posiadające konta w dowolnej domenie. Wiąże się to jednak z ograniczeniem pakietu dostępnych funkcji (m.in. brak dostępu gości czy możliwości utworzenia zespołów). Rozwiązanie to jednak w znaczącym stopniu utrudniłoby pracę w systemie.
Z pomocą przybyła alternatywna opcja. Dla pracowników spółek utworzona została nowa domena wraz z mailami, na której postawiona została Asana. W ten sposób dostęp do licencji mogły uzyskać wybrane osoby (30 licencji), natomiast pozostali użytkownicy dołączali do systemu w formie gościa.
Po wybraniu preferowanej formy środowiska, prace wdrożeniowe rozpoczęły się od stworzenia struktury zespołów. W Asanie utworzone zostało 12 zespołów – po jednym dla każdego grupy roboczej + jeden dla wewnętrznego zespołu pmexperts + jeden dla wszystkich członków projektu. Każdy z zespołów posiadał jeden projekt obejmujący wyłącznie działania tej właśnie grupy roboczej. Zadania te automatycznie zbierane były we wspólnym projekcie “Harmonogram”, który stanowił listę wszystkich działań podjętych (lub do podjęcia) w ramach projektu Operatora. Wybrane zespoły posiadały dodatkowe projekty w zależności od potrzeb (np. Projekt “Modeling” dla grupy finansowej oraz operacyjnej skupiający się na pozyskaniu dostawcy oraz zrealizowaniu działań związanych z modelingiem).
Dodatkowo w Asanie zorganizowany został projekt “Rejestr Ryzyk”, w którym aktualizowane były główne ryzyka projektowe, ulegające zmianom w czasie. Kluczowa okazała się również wbudowana funkcje ścieżki krytycznej, która dzięki zbudowanym powiązaniom między zadaniami pozwoliła na planowanie projektu ze znacznie większą precyzją.
Pmexperts stworzyło również portfolio, skupiające projekty wszystkich grup roboczych. Z tego widoku widoczne były jednocześnie statusy każdego obszaru projektowego, a także opóźnienia z nimi związane. W ten sposób, każdy członek projektu miał szybki obraz na działania prowadzone równolegle.
Środowisko Asana przygotowane zostało przez pmexperts wraz z pomocą merytoryczną uczestników projektu. Kluczowa dla skutecznego wdrożenia była stała komunikacja i budowanie zaufania do Asany, poprzez stałe oswajanie z nią członków spółek.
Etap 3: Onboarding oraz szkolenie użytkowników Asana
Prawidłowe zaangażowanie pracowników w pracę w systemie, było kluczowe dla utrzymania porządku w Asanie, w którym znajdowało się w przybliżeniu 120 pracowników. Po przygotowaniu gotowych projektów i uzupełnieniu ich danymi, udzielony został dostęp, zarówno dla członków na licencji, jak i tych posiadających status gościa. Wraz z przesłanym dostępem, otrzymali oni materiały instruktażowe, razem z wytłumaczeniem zastosowania poszczególnych projektów.
W następnej kolejności, z członkami projektu zaplanowane zostały 3 spotkania instruktażowe, podczas których nasz Asana Consultant przedstawiał kluczowe funkcje systemu oraz odpowiadał na pytania. Dzięki temu, wszyscy członkowie projektu uzyskali wyższy stopień zrozumienia procesów oraz aktywność w systemie, która przełożyła się na zwiększenie liczby zadań z 28 do 307 w przeciągu trzech miesięcy.
Oprócz szkoleń oraz materiałów onboardingowych, pmexperts stale odpowiadało na zapytania techniczne członków projektu, a także monitorowało aktywność kluczowych interesariuszy w Asanie, poprzez wbudowaną konsolę administratora.
Rezultaty prac
Pierwotnie niezwykle skomplikowane środowisko projektowe utworzenia Operatora Kaucyjnego wymagało stałego nadzoru nad dokumentacją i intensywnej komunikacji z członkami projektu. Zadania pojawiające się na spotkaniach, najpierw lądowały w notatkach, po czym przenoszone były do pliku excel. Dopiero wtedy trafiały one jako podsumowanie do spotkania, często jednak gubiąc się w tłumie innych zadań, przypisanych do innych grup roboczych.
Asana pozwoliła uporządkować ten proces, przenosząc harmonogram projektu w jedno centralne miejsce. Uprościło to również komunikację, która od teraz odbyła się w komentarzach zadań, zamiast w porozrzucanych wiadomościach.
Projekt sam w sobie również nabrał tempa, pozwalając na realizację kluczowych kamieni milowych, takich jak: “Wniosek koncentracyjny złożony do UOKiK”, “podpisanie umowy na modeling” czy “zgoda UOKiK uzyskana”.
Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu do zarządzania projektami w swojej organizacji? Dowiedz się więcej, na naszej stronie Asana!
