O firmie Buchalter
- Branża: księgowość/rachunkowość
- Rozmiar firmy: 35 pracowników
- Licencje Asana: Advanced, 25 sztuk
Sytuacja
Buchalter Sp. z o.o. to biuro księgowe z Bydgoszczy, które od 1989 roku specjalizuje się w usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Firma wspiera swoich klientów w obszarach księgowości, nadzoru finansowo-księgowego, doradztwa, rozliczeń płacowych oraz obsługi kadrowej. Wraz z dynamicznym rozwojem i stale rosnącą liczbą klientów, na jednego pracownika często przypadało obsłużenie kilku podmiotów. To prowadziło do wzrostu liczby zadań, które zaczęły przerastać możliwości zespołu.
Procesy w Buchalterze opierały się na arkuszach Excel i e-mailach, co utrudniało komunikację oraz organizację pracy. Pracownicy często tracili czas na wyszukiwanie danych, a brak uporządkowania priorytetów prowadził do opóźnień i ryzyka błędów. Monitorowanie postępów pracy w czasie rzeczywistym było dużym wyzwaniem, a w obliczu nieprzekraczalnych miesięcznych terminów rozliczeń, ryzyko błędów i opóźnień stało się poważnym problemem.
W pewnym momencie pojawiło się pytanie: Jak długo jeszcze uda nam się pracować w ten sposób?
Decyzja
W odpowiedzi na rosnące trudności, Buchalter rozpoczął poszukiwania narzędzia, które umożliwiłoby sprawne zarządzanie zadaniami przy obsłudze wielu klientów jednocześnie.
Kluczowe wymagania obejmowały:
- Możliwość pracy zespołowej w czasie rzeczywistym
- Łatwe monitorowanie przypisanych zadań z podziałem na terminy i odpowiedzialności
- Odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych w zależności od ról użytkowników w systemie
- Możliwość delegowania zadań do innych osób w przypadku nieobecności osób odpowiedzialnych
- Komunikacja na poziomie projektu i zadania
- Raportowanie czasu pracy pracowników wg klientów
- Funkcja tworzenia szablonów projektów
Dla zarządu Buchaltera równie istotne było, aby wybrane rozwiązanie było proste w obsłudze, szybkie i łatwe do wdrożenia, spełniając przy tym najwyższe standardy bezpieczeństwa danych. Po analizie różnych opcji i próbnej 30-dniowej wersji demo, Asana okazała się być rozwiązaniem najlepiej spełniającym potrzeby Buchaltera.
Chcesz przekonać się osobiście, czy Asana jest narzędziem dla Twojej organizacji? Wypróbuj ją już teraz za darmo przez 30 dni. Pomożemy Ci uruchomić firmowe środowisko Asana oraz wyjaśnimy wszystkie Twoje wątpliwości.
Przebieg wdrożenia
Etap 1: Przygotowanie i szkolenie funkcjonalne
Wdrożenie systemu Asana zostało zaplanowane przez pmexperts na 3 tygodnie i zrealizowane zgodnie z naszą metodyką pmBase. Rozpoczęliśmy je od zakupu 20 licencji, utworzenia środowiska Buchalter w Asana i 4-godzinnego szkolenia wprowadzającego. Dzięki temu pracownicy Buchaltera mogli pewnie rozpocząć pracę z systemem, poznając zasady jego efektywnego i uporządkowanego użytkowania. Po wstępnym zapoznaniu z Asaną wspólnie z Buchalterem opracowaliśmy harmonogram wdrożenia, który odwzorowaliśmy w projekcie w Asanie. Czyli wdrożenie Asany realizowaliśmy dla Klienta przy pomocy tego właśnie systemu, co także ułatwiło poznanie go w działaniu.
Etap 2: Optymalizacja procesów i tworzenie szablonów
Podczas codziennych spotkań przeanalizowaliśmy i zoptymalizowaliśmy proces miesięcznych rozliczeń, przenosząc go z arkuszy Excel do szablonu projektu w Asanie. Nowy szablon uwzględniał automatyczne przypisywanie odpowiedzialnych osób, terminów wykonania oraz odpowiednich uprawnień. Projekty natychmiast pojawiają się w portfolio użytkownika, co pozwala na wygodne monitorowanie wszystkich klientów w jednym miejscu. Ostatecznie razem przygotowaliśmy ogólny szablon projektu klienta oraz dedykowane szablony projektów dla trzech wybranych klientów Buchaltera. Dodatkowo wspólnie dokonaliśmy automatycznej migracji danych z Excela bezpośrednio do Asany.
Etap 3: Końcowe szlify oraz szkolenie praktyczne
W końcowej fazie wdrożenia, po uporządkowaniu środowiska, przeprowadziliśmy dodatkowe szkolenie skupiające się na obsłudze zaprojektowanych procesów. Wspólnie omówiliśmy utworzone szablony i projekty oraz przedstawiliśmy plan zarządzania powiadomieniami.
Zakończenie projektu odbyło się terminowo, podczas ostatniego spotkania statusowego, a w jego trakcie mieliśmy możliwość podsumować wdrożenie oraz przekazać przygotowane przez nas indywidualne materiały. Jednak oczywiście na tym nie skończyło się nasze wsparcie dla Buchaltera. Wciąż pozostajemy w kontakcie, a już w styczniu spotkamy się, by porozmawiać o najnowszych aktualizacjach Asany oraz pomysłach na ich implementację.
Rezultaty prac
Asana okazała się być strzałem w dziesiątkę. Liczne pliki Excel, które trzeba było przeszukiwać ręcznie, zostały zastąpione projektami w Asanie. Każdy z nich jest ustandaryzowany, zautomatyzowany oraz odpowiednio zabezpieczony przed niechcianym dostępem. Pracownicy chętnie korzystają z Asany i dostrzegają jej korzyści dla siebie. Dzisiaj każdy księgowy poświęca mniej czasu zastanawiając się nad swoimi priorytetami, gdyż wszystkie obowiązki trzyma na liście “Moje zadania”.
Pani Prezes Zarządu Buchaltera nie musi się już martwić o to, czy któreś z zadań nie jest opóźnione. Dzięki Asanie, widzi ona wszystkie opóźnione zadania i projekty w jednym miejscu. Widzi również czas pracy rejestrowany przez pracowników, co pozwala Buchalterowi rozłożyć obowiązki pomiędzy cały zespół, dzięki zastosowaniu widoku Zarządzania Obciążeniem.
Teraz, gdy następuje zmiana w zadaniach, wszystkie powiązane osoby otrzymują na bieżąco aktualizację. Dzięki temu komunikacja przebiega sprawniej i utrzymywana jest w jednym miejscu.
Wdrożenie Asany w Buchalterze pozwoliło na znaczącą poprawę organizacji pracy, efektywności zespołu i komunikacji. Dzięki współpracy z pmexperts firma zyskała nowoczesne narzędzie, które wspiera ją w codziennych wyzwaniach i dalszym dynamicznym rozwoju.
Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu do zarządzania projektami w swojej organizacji? Chętnie pomożemy Tobie w podjęciu decyzji!
