W pracy każdego kierownika projektów nadchodzi moment, gdy tradycyjne arkusze kalkulacyjne i notatki przestają wystarczać. Jeśli jeszcze nie zetknąłeś się z takim wyzwaniem, prawdopodobnie ten etap wciąż jest przed Tobą. Wraz z rosnącą liczbą zadań i projektów, zarządzanie nimi bez odpowiednich narzędzi staje się coraz trudniejsze. To właśnie wtedy wdrożenie systemu do zarządzania projektami staje się niezbędnym krokiem. Pierwszym i kluczowym etapem tego procesu jest wybór narzędzia, które najlepiej odpowie na potrzeby Twojego zespołu – o tym pisaliśmy już szczegółowo w artykule Który system do zarządzania projektami wybrać.
Po wyborze systemu nadchodzi czas na jego wdrożenie. Możesz podjąć próbę samodzielnej implementacji, co sprawdzi się, jeśli Twój zespół posiada odpowiednie kompetencje techniczne i wystarczająco dużo czasu. Znacznie szybszym i bardziej efektywnym rozwiązaniem jest jednak współpraca z partnerem wdrożeniowym. Właściwy ekspert nie tylko zminimalizuje ryzyko błędów, ale również przeprowadzi Cię przez proces implementacji w sposób kompleksowy i bezpieczny. Jak wybrać partnera do wdrożenia systemu zarządzania projektami? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule.
Czy partner wdrożenia systemu do zarządzania projektami jest potrzebny?
Na pierwszy rzut oka wdrożenie systemu do zarządzania projektami może wydawać się prostym zadaniem. Wystarczy kupić narzędzie, uruchomić je i przenieść do niego projekty. Niestety, rzeczywistość jest bardziej skomplikowana. Nieprawidłowości, które pozostawimy na etapie wdrożenia mogą generować problemy przez cały okres użytkowania systemu.
Partner wdrożeniowy, dzięki swojemu doświadczeniu, pomoże Ci uniknąć typowych pułapek. Zajmie się analizą potrzeb Twojej organizacji, konfiguracją narzędzia, szkoleniami dla zespołu i wsparciem technicznym. Współpraca z ekspertem zapewni efektywność wdrożenia, a także lepsze zrozumienie narzędzia przez Twój zespół.
Jak wybrać partnera do wdrożenia systemu zarzadzania projektami?
1. Doświadczenie i ekspertyza
Najważniejszym kryterium przy wyborze partnera jest jego doświadczenie. Partner, który zrealizował wiele podobnych projektów, z większym prawdopodobieństwem przeprowadzi proces wdrożenia skutecznie. Warto przeanalizować jego portfolio – liczba klientów, różnorodność branż oraz złożoność realizowanych projektów pozwolą Ci wstępnie ocenić jakość danego partnera.
Warto mieć na uwadze jednak, że mniej doświadczone firmy często oferują bardziej indywidualne podejście i krótsze terminy wdrożenia ze względu na większy priorytet dla pojedynczego klienta.
2. Zrozumienie potrzeb biznesowych
Każde wdrożenie posiada swoje specyficzne środowisko projektowe. Doświadczenie w implementacji systemu jest równie ważne jak znajomość Twojej branży. Partner powinien nie tylko mieć zrealizowane projekty w Twoim obszarze, lecz również posiadać odpowiednie kompetencje metodyczne. Wdrożenie narzędzi do zarządzania projektami jest projektem jak każdy inny. Wymaga kompetentnego zespołu, odpowiedniej znajomości metodyk zarządzania projektami oraz zrozumienia samej branży, w której wdrożenie jest realizowane. To właśnie ten czynnik jest w stanie zdecydować między dobrym wdrożeniem, a skutecznym wdrożeniem. Implementacja narzędzia wspierającego zarządzanie projektami to projekt transformacji firmy, który oznacza przebudowanie procesów oraz zmianę sposobu myślenia i działania pracowników. Wśród partnerów na rynku, szukaj takich którzy posiadają akredytacje oparte na międzynarodowych standardach zarządzania projektami, takich jak standardy PMI® czy AgilePM®. Nie stawiaj na łut szczęścia, ponieważ taka pomyłka może okazać się bardzo kosztowna. Właściwy partner przejdzie z Tobą przez pierwsze projekty pilotażowe wdrożenia, dzięki czemu zrozumiesz proces lepiej i będziesz w stanie samodzielnie rozwijać swoje środowisko po zakończeniu procesu implementacji systemu.
Nie ważne czy pracujesz zwinnie, w podejściu klasycznym, czy w metodyce łączącej oba podejścia, z pmexperts skutecznie zrealizujesz swoje wdrożenie zgodnie ze światowymi standardami zarządzania projektami. Od blisko 20 lat realizujemy projekty, dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów, współpracując z firmami z niemal każdej branży, w tym energetyka, handel, IT, telekomunikacja, logistyka, produkcja, finanse i bankowość, farmacja czy administracja.
3. Kompleksowość oferty
Dobór partnera wdrożeniowego powinien być ściśle związany z konkretnymi potrzebami Twojego projektu. Nawet jeśli potencjalny partner ma wieloletnie doświadczenie i potrafi dostosować się do różnych warunków, nie będzie to miało żadnego znaczenia, jeśli nie prowadzi on usług, które są kluczowe dla sukcesu Twojego wdrożenia.
Przy wyborze partnera warto wziąć pod uwagę zakres oferowanych usług, takich jak:
- konfiguracja narzędzia,
- analiza i optymalizacja procesów,
- wsparcie powdrożeniowe,
- migracja danych czy testowanie środowiska.
Dzięki temu będziesz mógł dostosować zakres współpracy do swoich potrzeb.
4. Transparentność i komunikacja
Współpraca z partnerem wdrożeniowym opiera się na tych samych zasadach, co współpraca z każdym innym partnerem biznesowym – kluczową rolę odgrywa sprawna i otwarta komunikacja z obu stron. Jeśli już na etapie ofertowania zauważasz, że partner nie dotrzymuje terminów, odpowiada z opóźnieniem lub podaje sprzeczne informacje, może to być sygnał ostrzegawczy dotyczący przyszłych problemów w trakcie wdrożenia. Zanim podejmiesz decyzję, upewnij się, że oferta partnera jest kompletna, transparentna i zgodna z rzeczywistością. Warto też porównać, czy różni oferenci przedstawiają te same kluczowe informacje, czy może niektóre aspekty są w niektórych ofertach pomijane. Poświęcenie czasu na dokładną analizę ofert i dodatkowe pytania pozwoli uniknąć ukrytych kosztów i potencjalnych nieporozumień.
5. Opinie i referencje
Więcej nie zawsze oznacza lepiej. W dzisiejszych czasach zdobycie informacji o firmie jest prostsze niż kiedykolwiek. Sprawdź, co mówią o potencjalnym partnerze inni – czy opinie są pozytywne, a może ich w ogóle brakuje? Przejrzyj recenzje na jego stronie, w Google Maps lub ogólnie w Internecie. Czy firma publikuje Case Studies z wdrożeń w Twojej branży? Być może celowo ogranicza dostęp do opinii albo prezentuje wyłącznie te najbardziej korzystne. Zachowaj czujność i zawsze weryfikuj te informacje, zanim podejmiesz decyzję.
Jak wybrać partnera wdrożeniowego dla Asany?
Asana jest jednym z najlepszych systemów do zarządzania projektami. Jej prostota, a zarazem kompleksowy pakiet funkcji, sprawiają, że nawet najtrudniejsze projekty oraz portfele projektów stają się zrozumiałe oraz transparentne. W narzędziu tym odnajdzie sie się zarówno stażysta, kierownik projektu czy reprezentant zarządu.
Asana posiadana dedykowanych partnerów posiadających specjalną certyfikację Asana Partner, w podziale na:
- Service Partner – wsparcie techniczne,
- Reseller Partner – sprzedaż licencji,
- Solution Partner – kompleksowe wdrożenia.
Wybierz partnera, który najlepiej odpowiada na Twoje potrzeby, i dokładnie przeanalizuj jego ofertę.
Podsumowanie
Wybór partnera wdrożeniowego to kluczowa decyzja, która wpłynie na sukces Twojego projektu. Zadbaj o to, aby wybrany partner miał odpowiednie doświadczenie, znał specyfikę Twojej branży i oferował kompleksowe wsparcie. Zwracaj uwagę na jakość komunikacji, transparentność warunków współpracy oraz opinie innych klientów. Dzięki temu zapewnisz sobie sprawne wdrożenie systemu, które wzmocni efektywność Twojego zespołu i zwiększy szanse na realizację projektów zgodnie z planem.
Niezależnie od specyfiki Twojego podejścia projektowego z zespołem pmexperts skutecznie zrealizujesz wdrożenie Asana z uwzględnieniem wykorzystywanych przez Ciebie metod pracy oraz zgodnie ze światowymi standardami zarządzania projektami. Od blisko 20 lat realizujemy projekty, dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów, współpracując z firmami z niemal każdej branży. Zapraszamy do kontaktu.
