Deadline’y, ASAP’y, sprinty i taski. Każdego dnia gonimy jedno zadanie za drugim. Robimy co w naszej mocy, żeby wykonać jak największą część pracy w zadanym terminie. Jednak rzadko kiedy nasze obowiązki kończą się na jednym czy dwóch zleceniach. W większości przypadków pracownik ma na sobie po kilka, kilkanaście, czasem nawet kilkadziesiąt zadań, składających się w projekty. Doprowadzenie takiego projektu do sukcesu wymaga skutecznego zarządzania, odpowiednich kierowników oraz właściwie dobranych narzędzi. W poniższym artykule odpowiemy sobie na pytania czym są elektroniczne narzędzia zarządzania projektami i dlaczego warto je wdrożyć? Zapraszamy do czytania.
Czym jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami z definicji stanowi proces planowania, organizowania, monitorowania i kontrolowania działań mających na celu realizację celów projektu. Nasuwa się jednak pytanie, czym jest projekt? Jako projekt określić można zbiór zadań niezbędnych do osiągnięcia określonego celu. Oznacza to, że projektem może być przygotowanie raportu finansowego, zakup nowej drukarki czy nawet proste zrobienie obiadu. Kluczowe dla zarządzania projektami jest zapewnienie, że zostanie on zrealizowany zgodnie z określonymi wymaganiami, w ustalonym terminie i w założonym budżecie. Każdy projekt posiada również swoich interesariuszy, ryzyka z nim związane, kluczowe zadania czy niezbędne zasoby, a wraz z tym pojawia się konieczność zarządzania i przechowywania wszystkich tych informacji. Dlatego też niemalże każda firma wykorzystuje obecnie elektroniczne narzędzia do zarządzania projektami.
Czym są elektroniczne narzędzia do zarządzania projektem?
Globalna digitalizacja już dawno stała się nieodłącznym elementem środowisk biznesowych. Dynamiczny napływ niezliczonej liczby nowych narzędzi elektronicznych pomimo posiadania swoich zalet, wiąże się jednak z niespotykanym wcześniej chaosem informacyjnym. Niezadbana organizacja danych może prowadzić do obniżonej efektywności pracy, problemów komunikacyjnych czy też zwiększonej szansy na popełnienie ludzkich błędów.
W odpowiedzi na to wyzwanie powstały narzędzia do zarządzania projektami. Pozwalają one na powiązanie ze sobą różnych narzędzi używanych w codziennej pracy oraz ułatwioną komunikację między pracownikami. Dzięki nim wszystkie informacje są łatwo dostępne, zlokalizowane w jednym miejscu, a także posiadające swoje terminy i osoby za nie odpowiedzialne.
Jakie są zalety i wady elektronicznych narzędzi do zarządzania projektami?
Systemy do zarządzania projektami posiadają liczną gamę zalet. Gdyby tak nie było, to globalny rynek tych narzędzi nie byłby wyceniany na 6,59 miliarda dolarów w 2022 roku przy przewidywanej złożonej rocznej stopie wzrostu (CAGR) wynoszącej 15,7% od 2023 do 2030 roku.
Główne zalety elektronicznych narzędzi do zarządzania projektami:
- Efektywniejsze zarządzanie dostępnymi zasobami (Oprogramowanie do zarządzania projektami oszczędza przeciętnemu pracownikowi 498 godzin rocznie)
- Większe powodzenie projektów (61% firm korzystających z narzędzi do zarządzania projektami zrealizowało projekty w terminie, podczas gdy w przypadku firm, które z nich nie korzystały, zrobiło to tylko 41% firm)
- Przejrzystość zadań i obowiązków
- Prostota użytkowania
- Standaryzacja i digitalizacja procesów
- Usprawniona współpraca oraz komunikacja w zespole i między zespołami
- Możliwość automatyzacji procesów
- Zmniejszenie ryzyka błędów
- I wiele więcej
Do wad aplikacji do zarządzania projektami przede wszystkim należą koszty, które w porównaniu do wykorzystywania tradycyjnych metod mogą odstraszać przedsiębiorców. Biorąc pod uwagę jednak długoterminowe korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznych programów do zarządzania projektami, koszty odbierane mogą być jako nieunikniona inwestycja. Kolejnym problemem blokującym firmy może być sam proces wdrożenia narzędzia, który jest czasochłonny i wymaga zaangażowania organizacji na wielu jej poziomach. Warto pamiętać natomiast, że oprogramowanie to jest niezwykle prostym narzędziem, które oferuje korzyści nie tylko dla firmy, ale również dla samych pracowników. Te systemy mają również wadę wynikającą z ich funkcjonalności, mianowicie nie są w stanie spełnić wszystkich potrzeb przedsiębiorstw. Ich możliwości są uproszczone, tak by umożliwić maksymalną wygodę i prostotę, zachowując przy tym wysoki poziom użyteczności.
Jakie są najpopularniejsze elektroniczne narzędzia do zarządzania projektami?
Wśród najpopularniejszych i najchętniej używanych elektronicznych aplikacji do zarządzania projektami można wymienić:
- Asana
- Notion
- Trello
- Monday.com
- Smartsheet
- ClickUp
- Airtable
- Wrike
Jak wygląda wdrożenie elektronicznych narzędzi do zarządzania projektami?
Proces wdrożenia jest tematem, o którym można byłoby napisać oddzielny artykuł ze względu na jego znacznie oraz stopień skomplikowania. Będzie się on różnił dla każdej organizacji, lecz jego rola zawsze jest niezwykle istotna. Właściwy proces wdrożenia elektronicznych systemów do zarządzania projektami pomoże skrócić czas oraz problemy, które mogą pojawić się na każdym etapie życia firmy. Wdrożenie nie różni się znacząco od typowej procedury realizacji projektu. Zawsze powinno rozpocząć się ono od dokładnej analizy potrzeb przedsiębiorstwa. By wybrać właściwe rozwiązanie konieczne jest dogłębne zrozumienie, czego od tego narzędzia oczekujemy. Dopiero wtedy możliwe jest podjęcie wyboru i rozpoczęcie kolejnej fazy wdrożenia.
Drugi etap polega na zebraniu wszystkich możliwych danych. Do wybranego systemu do zarządzania projektami należy przerzucić wszelkie zasoby, używane narzędzia oraz procesy. Im dokładniej przeprowadzimy ten krok, tym większe prawdopodobieństwo powodzenia wdrożenia.
Podsumowanie
Zarządzanie projektami nie tylko może być znacznie ułatwione dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektem, lecz również pomaga ono ustandaryzować i zautomatyzować procesy firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwo efektywniej wykorzystuje posiadane zasoby, komunikacja jest ułatwiona, a projekty częściej kończą się powodzeniem. Pomimo swoich wad narzędzia te chętnie wdrażane są w większych i mniejszych organizacjach. Samo wdrożenie wymaga dokładnej analizy potrzeb oraz kondycji firmy, a także spisania jak największej liczby procesów i zasobów firmy. Powinno być ono również prowadzone zgodnie z tradycyjną metodyką zarządzania projektami.
