Definiowanie projektu może wydawać się prostym zadaniem, polegającym jedynie na określeniu celów. Jednak warto się zastanowić nad jego znaczeniem. Dlaczego? Bo to właśnie tutaj leży klucz do powodzenia projektu.
Jeśli zaniedbamy staranne zdefiniowanie celów, czyli nie zrozumiemy, co oznacza sukces projektu, to ryzykujemy, że projekt zakończy się porażką. Warto więc iść dalej i zastanowić się nad tym, co oznacza porażka projektu. Czy to porażka, gdy wydaliśmy pieniądze, ale nie uzyskaliśmy oczekiwanych rezultatów? Czy to porażka, gdy projekt nie przynosi poprawy w codziennym funkcjonowaniu organizacji? A może to porażka, gdy inwestycja nie przynosi oczekiwanego zwrotu finansowego?
Różnorodność projektów – różnorodność celów
Odpowiadając na te pytania, zbliżamy się do zrozumienia i zdefiniowania celów projektu. Warto pamiętać o tym, że postawione pytania mogą być różne, ponieważ nie ma dwóch identycznych projektów. Przykładowo projekt budowy wymarzonego domu różni się od projektu optymalizacji procesu produkcyjnego, a z kolei inny jest projekt, który ma przynieść korzyść finansową jako wynagrodzenie za jego realizację. Zrozumienie różnic między rodzajami projektów jest kluczem do efektywnego definiowania celów.
Warto sięgnąć po definicję projektu z 6. edycji PMBOK Guide, która, choć wielokrotnie powtarza te same idee, oddaje złożoność tego zagadnienia. Mówi ona, że projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, które ma na celu stworzenie unikalnego produktu, usługi lub rezultatu. Projekty są podejmowane po to, by zrealizować cele poprzez stworzenie tzw. deliverables. To słowo nie ma dosłownego polskiego odpowiednika, a przyglądając się definicji dalej, „produkt” często nie oddaje pełni jego znaczenia. Dlatego definiowanie celów projektu to proces bardziej złożony.
Jasne udokumentowanie celów kluczem do sukcesu
Jednak PMBOK Guide, idąc dalej, podkreśla, że kluczowym jest jasne udokumentowanie celów projektu. Kluczowi interesariusze projektu i kierownik projektu powinni odpowiedzieć na trzy kluczowe pytania: Jak wygląda sukces projektu? Jak będzie mierzony sukces? Jakie czynniki mogą wpłynąć na sukces?
Podążając tą ścieżką, docieramy do rekomendacji zawartych w 7. edycji PMBOK Guide. Sukces projektu mierzy się w odniesieniu do celów projektu i kryteriów sukcesu. Wartością mierzalną, kluczowym aspektem w definiowaniu celów projektu, są charakterystyki skutecznych mierników (lub kryteriów SMART), które obejmują konkretne (Specific), powiązane z uzasadnieniem biznesowym (Meaningful), możliwe do osiągnięcia (Achievable), mające znaczenie (Relevant) i dostarczone na czas (Timely).
Definiowanie celów projektu jest kluczowym krokiem w inicjowaniu projektu. Choć może wydawać się prostym zadaniem, to jego znaczenie musi być mocno podkreślane. Dlatego warto poznać zalecenia i przemyślenia zawarte w PMBOK Guide, aby skutecznie osiągnąć sukces w projektach.
