PRINCE2® to jedna z najszerzej wykorzystywanych metodyk projektowych. Jej ustrukturyzowane podejście uznawane jest na całym świecie jako przewodnia alternatywa dla podejścia stosowanego przez PMI. Sama metodyka stanowi natomiast jedną stronę medalu – sposób jej realizacji – drugą. Kluczem do jej skutecznego stosowania w praktyce jest dobór odpowiedniego narzędzia wspierającego cały proces. W tym artykule przyjrzymy się, jak zarządzanie projektami PRINCE2 w Asanie, może zostać zrealizowane. Zachęcamy do czytania, artykuł powinien zająć nie więcej niż 10 minut.
Dlaczego Warto Połączyć PRINCE2 i Asanę?
Metodyka PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) to ustrukturyzowane podejście oparte na procesach, zakładające organizację i kontrolę na wszystkich etapach cyklu życia projektu. Jest to solidny szkielet, który zapewnia porządek i przewidywalność. Jednak samo posiadanie metodyki to dopiero początek. Implementacja narzędzia wspierającego zarządzanie projektami to w rzeczywistości projekt transformacji firmy, który często oznacza przebudowę procesów oraz zmianę sposobu myślenia i działania pracowników. Nieprawidłowości pozostawione na etapie wdrożenia mogą generować problemy przez cały okres użytkowania systemu.
Tutaj wkracza Asana. Asana, dzięki swojej prostocie i jednocześnie kompleksowemu pakietowi funkcji, umożliwia płynne wprowadzenie metodyki PRINCE2 do zarządzania projektami. Sprawia, że nawet najtrudniejsze projekty i portfele stają się zrozumiałe i transparentne. W narzędziu tym odnajdzie się każdy – od stażysty po reprezentanta zarządu. Współpraca z partnerem wdrożeniowym, posiadającym doświadczenie zarówno w metodykach zarządzania projektami, jak i znajomość branży, dodatkowo minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia efektywność wdrożenia.
Chcesz poznać, jak działa PRINCE2? Skorzystaj ze szkolenia PRINCE2® Foundation lub PRINCE2® Practitioner dla bardziej zaawansowanych kierowników projektów i uzyskaj certyfikat!
Zarządzanie projektami PRINCE2 w Asanie
Metodyka PRINCE2 opiera się na siedmiu kluczowych zasadach zarządzania projektami. Asana dostarcza funkcjonalności, które bezpośrednio wspierają stosowanie tych zasad w codziennej pracy:
1. Zasadność biznesowa (Business Justification)
PRINCE2 wymaga jasno określonego celu, klienta, wymiernych korzyści oraz oceny kosztów dla każdego projektu. W Asanie możesz przechowywać dokumentację projektową, cele i kluczowe wskaźniki efektywności w jednym miejscu. Pól niestandardowych można użyć do śledzenia danych związanych z kosztami i korzyściami, co ułatwia ciągłą weryfikację zasadności biznesowej projektu. Dodatkowo automatycznie wbudowane raportowanie pozwala na analizę wymiernych korzyści projektu, bez zbędnego czekania, poprzez wbudowane dynamiczne wykresy czy możliwość tworzenia wykresów przy pomocy Sztucznej Inteligencji.
2. Ciągłe kształcenie (Learning from Experience)
Ta zasada podkreśla znaczenie wniosków wyciąganych z każdego etapu i projektu do wykorzystania w przyszłości. Asana pozwala na łatwe dokumentowanie notatek ze spotkań i aktualizacji statusów. Po zakończeniu projektu, można przygotować raport zamykający i co ważne, zapisać projekt jako szablon do ponownego wykorzystania, przenosząc zdobyte doświadczenie do nowych przedsięwzięć.
3. Zdefiniowane role i obowiązki (Defined Roles and Responsibilities)
PRINCE2 kładzie nacisk na jasne określenie, kto za co odpowiada. Asana pozwala na przypisywanie zadań konkretnym osobom w zespole i ustalanie dat wykonania. Dzięki temu każdy ma świadomość swoich obowiązków, co znacząco poprawia komunikację i zwiększa skuteczność procesów.
4. Planowanie etapowe (Manage by Stages)
Metodyka PRINCE2 zakłada podział projektu na etapy, z podsumowaniem i wyciąganiem wniosków po każdym z nich. W Asanie projekty można łatwo podzielić na sekcje odpowiadające etapom. Ich podgląd jest niezwykle wygodny dzięki różnym dostępnym widokom (oś czasu, wykres Gantta, kalendarz, lista, tablica). Aktualizacje statusu i możliwość przechowywania wniosków wspierają zarządzanie na granicy etapów.
5. Podstawowe wymagania (Manage by Exception)
Jasne określenie podstawowych wskaźników jak terminy, koszty, ryzyko i zakres na początku projektu pozwala na szybką reakcję w przypadku odchyleń. Asana umożliwia śledzenie ukończonych i nieukończonych zadań, identyfikację przeszkód i podejmowanie działań naprawczych. Pól niestandardowych sprawdzą się tutaj do monitorowania szacowanego czasu, kosztów czy poziomu ryzyka dla poszczególnych zadań lub etapów.
6. Zarządzanie jakością (Focus on Products)
PRINCE2 koncentruje się na jakości produktu końcowego, wymagając ustanowienia procesu kontroli jakości. W Asanie można tworzyć zadania i podzadania dedykowane działaniom kontroli jakości i przypisywać je odpowiedzialnym osobom, monitorując w ten sposób czy projekt spełnia wymagania.
7. Dostosowanie do warunków projektu (Tailor to Suit the Project Environment)
Metodyka PRINCE2 jest elastyczna i powinna być dostosowywana do indywidualnych wymagań projektu, jego zakresu, wielkości zespołu i warunków. Asana jest narzędziem o wysokiej konfigurowalności, które pozwala na dopasowanie przepływów pracy, widoków (np. listy, tablice) i pól niestandardowych do specyfiki danego projektu i sposobu pracy zespołu. Dodatkowo pozwala każdemu użytkownikowi na wybranie najbardziej odpowiadającemu mu sposobowi pracy poprzez wykorzystanie sekcji “Moje zadania”.
Wypróbuj Asanę w swojej firmie całkowicie za darmo, a pomożemy Tobie skonfigurować środowisko pracy w PRINCE2.
Cykl Życia Projektu PRINCE2 w Asanie
Asana wspiera menedżerów i zespoły na każdym etapie procesu PRINCE2:
Rozpoczynanie projektu (Starting up a Project)
Możesz utworzyć zadanie, aby wysłać prośbę o zatwierdzenie projektu. Następnie, plan można przekształcić w wykonalne zadania, a wszystko przechowywać w jednym miejscu.
Sterowanie etapem (Controlling a Stage)
Asana pozwala na bieżące śledzenie najważniejszych zadań. Możesz błyskawicznie wyświetlać ukończone i nieukończone zadania, identyfikować przeszkody i podejmować działania naprawcze. Dla śledzenia szczegółów, takich jak szacowany czas czy informacje zwrotne dodatkowo pomocne mogę być pola niestandardowe.
Zarządzanie końcem etapu (Managing a Stage Boundary)
Podział projektu na etapy (sekcje w Asanie) i możliwość łatwego udostępniania aktualizacji statusu pomagają zarządzać przejściami między etapami, dokumentować wnioski i określać kolejne kroki.
Zarządzanie dostarczaniem produktów (Managing Product Delivery)
Asana umożliwia szczegółowe planowanie i śledzenie zadań związanych z tworzeniem produktów cząstkowych, przypisywanie odpowiedzialności i monitorowanie postępów, zapewniając, że dostarczane produkty spełniają wymagania jakościowe.
Zamykanie projektu (Closing a Project)
Po zakończeniu prac nad produktami, Asana wspiera przekazanie dalszych działań i, co kluczowe dla zasady ciągłego kształcenia, zapisanie projektu jako szablonu.
Cały cykl życia projektu PRINCE2 staje się transparentny i łatwy do zarządzania w Asanie. Przechowując wszystko w jednym miejscu i płynnie się komunikując, zespoły mogą skupić się na wynikach.
Sztuczna Inteligencja w PRINCE2
Do wszystkiego, co zostało wymienione powyżej, należy wspomnieć również o narzędziu, które spaja wszystkie pozostałe funkcje ze sobą, pozwalając wejść zarządzaniu projektem na nieosiągalny nigdy wcześniej poziom. Mówimy oczywiście o AI, która w Asanie występuje niemalże na każdym kroku, pozwalając między innymi na:
- Rozmowę z czatem AI, który posiada wiedzę na temat naszych projektów, zadań oraz komentarzy i jest w stanie wyłapać wszelkie blokady, ryzyka czy prawidłowości
- Automatyzację zadań z wykorzystaniem Studio AI – co pozwala nam na niemalże nielimitowane możliwości podpięcia asystenta Sztucznej Inteligencji pod nasze zadania (np. do automatycznego przydzielania zasobów w oparciu o ich dyspozycyjność czy rewidowania zrealizowanych zadań i wyłapywania nieprawidłowości)
- Automatyczne generowanie raportów, podsumowujących projekty czy portfele projektów w przeciągu minuty, wyłapując z nich najważniejsze informacje
- Automatycznego uzupełniania i proponowania wartości w polach niestandardowych
Dowiedz się więcej o AI w Asanie z naszego artykułu.
Wybór Partnera Wdrożeniowego Asany PRINCE2
Wdrożenie systemu do zarządzania projektami to projekt wymagający kompetencji. Chociaż Asana jest intuicyjna, wsparcie doświadczonego partnera wdrożeniowego może znacząco przyspieszyć proces i zapewnić optymalne dostosowanie narzędzia do specyficznych potrzeb organizacji. Asana posiada sieć dedykowanych partnerów z certyfikacją Asana Partner, oferujących różne rodzaje wsparcia: techniczne (Service Partner), sprzedaż licencji (Reseller Partner) i kompleksowe wdrożenia (Solution Partner).
Jako Solution Partner, oferujemy kompleksowe usługi Asana, w tym konfigurację narzędzia, szkolenia dla zespołu, analizę i optymalizację procesów, wsparcie powdrożeniowe, migrację danych czy testowanie środowiska. Opierając się na blisko 20 latach doświadczenia w realizacji projektów dla firm z niemal każdej branży i posiadając akredytacje oparte na międzynarodowych standardach zarządzania projektami, takich jak PRINCE2, PMI® czy AgilePM®, jesteśmy w stanie przeprowadzić skuteczne wdrożenie Asana, dostosowane do indywidualnych potrzeb i wykorzystywanych przez Państwa metod pracy. Naszym celem jest nie tylko wdrożenie narzędzia, ale również wsparcie Państwa w przejściu przez pierwsze projekty pilotażowe, aby zapewnić pełne zrozumienie procesu i możliwość samodzielnego rozwoju środowiska Asana w przyszłości.
Podsumowanie
Połączenie ustrukturyzowanej metodyki PRINCE2 z elastycznym i potężnym narzędziem, jakim jest Asana, to przepis na skuteczne zarządzanie projektami. Asana wspiera każdą z siedmiu zasad PRINCE2 i ułatwia zarządzanie na każdym etapie cyklu życia projektu. Dzięki Asanie możesz łatwiej zdefiniować role i obowiązki, skupić zespół na jakości i dostosować podejście do projektu.
Wybór Asany jako narzędzia do wsparcia PRINCE2 to krok w stronę większej efektywności i transparentności. Współpraca z doświadczonym partnerem wdrożeniowym zapewnia, że narzędzie zostanie optymalnie skonfigurowane i w pełni wykorzystane przez zespół.
Niezależnie od specyfiki Państwa podejścia projektowego, możemy pomóc skutecznie zrealizować wdrożenie Asana, wzmacniając efektywność zespołu i zwiększając szanse na realizację projektów zgodnie z planem.
Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Asana może wspierać Państwa projekty PRINCE2.
